优化档案管理模式 提高档案管理效益

张德旭

摘要：随着网络技术的发展，使得计算机技术与档案管理工作结合迅速，使得传统档案管理工作由手工录入逐渐向电子管理的模式转变。对此，本文通过对档案管理模式的创新与提升档案管理工作效益进行相关论述，并提出相应的方法举措以供借鉴。

关键词：档案管理 ;管理模式 ;管理效益

引言

在互联网时代，信息的收集传播更加便捷高效。对于档案管理工作而言，为了适应时代发展的需求，必须把档案管理工作推动数字化建设，改变传统档案管理工作的模式，以此来提升档案管理工作的效益。企业必须充分认识到进行数字化档案管理工作是时代发展的趋势，需要企业能够完善档案数字化管理各方面的条件需求，通过制定相应的举措以及进行硬件基础设施建设，来提高档案安全管理的效率水平。

1 当前档案管理工作存在的问题

1.1运用大数据的意识相对薄弱

通过相关数据调研发现，大多数人员对于档案管理工作的认识有着一定的偏差。从当前档案管理工作的实践来看，企业高层领导人员对于档案的应用实践认识不足，对于大数据时代数据信息的价值以及数据信息处理效率、数据处理准确性的作用，未能有一个清醒的认识，对于档案数据的运用仍然是传统的思想观念。例如，当前企业所秉承的发展理念未涉及或很少涉及大数据技术领域，因此对于档案管理工作数据化建设的重视程度相对较低，未能有效推动档案信息化建设与管理工作开展的支持力度，在必要的人财物等方面投入较少，使得档案管理工作的效率和准确性始终无法满足实际使用需求。

1.2档案管理制度不够完善

由于企业领导对于档案管理工作重视度不够，使得企业档案管理制度难以完善落实。首先，企业在开展档案管理工作时，各科室部门往往按照自己的意愿进行，存在着随意性，无法按照制度的要求严格落实档案管理工作。其次，对于档案制度的落实缺少刚性的约束，导致制度在落实过程中各部门之间相互推诿，权责不明，使得档案管理制度落实混乱。最后，档案管理工作人员的责任意识较差，由于缺少完善的考核制度，使得档案管理人员自由散漫，未能重视档案管理工作的重要性。

1.3档案管理人员综合水平素质较低

随着档案管理工作数字化、信息化建设的推进，传统档案管理工作的模式必定会淘汰，使得档案管理工作人员的专业素养水平必须能够紧跟时代发展的需求。但是目前国内大部分企业的档案管理工作人员并不是由专职人员进行担任，而是有一些其他部门或内部人员兼职，甚至出现档案管理工作人员频繁调动的情况，难以对企业档案管理工作进行职责划分，使得企业档案管理工作的效率相对较低。

2 完善档案管理模式的策略

2.1树立数字化档案管理意识

对于企业而言，随着信息技术的发展，企业在办公过程中大多数以互联网络技术为基础，常年累积的运营管理形成了大多信息资料也是以网络数据的方式进行存储。因此，对于企业档案管理工作，必须要提升现代化管理的水平，能够符合信息化时代发展的需求。首先，企业对于档案管理工作必须有具备数字化的理念，能够坚持以数字化档案管理工作作为基础，在相关工作推进过程中要具备数字化管理的意识。其次，企业领导人在档案管理数字化工作推进过程中要发挥好自身作用，通过亲抓亲管的方式，推动相关工作的持续深入开展。最后，企业领导应在人财物等方面给予相关支持，为数字化建设投入必要的资金技术建设，为相关工作开展奠定物质基礎。此外，企业应在内部全面推广档案数字化建设的宣传教育工作，帮助企业员工树立数字化档案管理工作的意识，认识到档案数字化管理的优势，为相关工作的开展营造良好的环境。

2.2健全数字化档案管理制度

对于档案数字化的开展，必须制定数字化档案管理制度。制度是对于档案数字化工作开展的保障，企业应根据国家相关法律要求，制定符合企业要求的数字化管理制度，使档案数字化工作开展，有章可循、有法可依。在这一过程中要重点关注档案数字化借阅管理制度的建立，在确保档案数据安全的前提下，推动档案资源的共享，使档案资源合理化利用，满足企业发展的需求。另外，针对档案管理工作人员的工作职责进行明确制度约定，通过绩效考核的方式，强化制度工作的刚性，避免各部门推诿扯皮的情况出现。

2.3加大档案管理宣传力度，培养高素质档案管理人才

对于推动企业档案管理数字化工作的开展，企业首先要对于档案管理工作具有一定的重视，通过加强思想宣传的方式，使企业从上到下能够认识到答案，数字化管理的重要意义，能够主动配合相关工作的落实。其次，企业对于档案管理的硬件基础建设、制度体系、管理理念要逐步完善，使其能够符合现代企业发展的需求。最后，企业对于档案管理工作人员应进行定岗定编，通过招聘专职人员就任档案管理工作岗位，实现专业化管理来提升企业档案管理工作的质量效益，避免出现人员变动以及其他岗位兼任的情况出现，使得企业档案管理工作的模式能够创新发展，全面提升档案管理工作人员的工作能力。

2.4更新档案管理信息化设备

目前企业档案管理工作质量难以提升，其中一方面原因是因为企业档案信息化设备基础设备较为陈旧，其运行速度以及技术条件无法支撑大数据时代下档案管理工作的任务。对此，要求企业在开展档案数字化建设过程中，能够重视对档案管理信息化设备建设的投入，通过购买引进新的技术设备，使档案管理设备的硬件设施能够满足时代发展的需求。在设备采购过程中，企业不能够简单的通过购买先进的电脑硬件设施完成信息化基础建设，应根据企业发展的实际需求，结合大数据技术人员专业意见加强档案信息化设备硬件和软件两方面的建设，确保后期设备运行流畅，能够保障企业数字化档案管理工作开展的需求，提升企业档案管理工作的质量效率。

结语

总而言之，在数字化时代背景下，企业档案管理工作必须要适应时代发展的趋势，从思想上能够重视档案管理工作的作用，转变思想观念杜绝老一套的思想开展现代档案管理工作。 因此，对于企业档案管理模式的创新而言，从企业档案管理基础设施建设、制度建设、管理理念创新、人才培养等多方面入手，进一步提升企业档案现代管理模式的创新发展，提升档案管理的质量效益。

参考文献：

[1]刘 翠 红 . 知 识 创 新 与 高 校 档 案 资 源 信 息 化 建 设 [J]. 中 国 档 案 ，2017（8）：88-89 .

[2] 徐长忠 ， 李会鹏 . 试论信息化背 景下高校教学档案管理存在的问题及对策 [J]. 中国校外教育 ，2015（12）：11.

[3] 蒋 娟 . 高 校 教 学 档 案 数 字 化 管理存在的问题及对策 [J]. 黑龙江史 志 ，2015（15）：139-140.