人性化管理理念在医院行政档案管理的应用

一、引言

随着医院规模的扩大，医院行政档案管理任务也会越来越重，再加上生活上、社会上的各种压力，会让档案工作人员产生一些消极情绪，进而影响到行政档案管理工作实效。人性化管理理念符合了医院行政档案管理工作的需要，人性化管理理念侧重于人的价值，强调的是以人为本，尊重人，维护人的根本利益，在医院行政档案管理中应用人性化管理理念，可以打破传统制度的约束，调动人的工作热情，使员工以认真、负责的态度工作，进而提高行政档案管理质量。

二、人性化管理理念与医院行政档案管理的概述

（一）人性化管理理念的概述

人性化管理理念就是一种柔性管理思想，就是在整个管理活动中充分注意人性要素，以充分挖掘人的潜能为己任的管理模式[1]。人性化管理的本质就是尊重人，是一种针对人的思想的“稳定和变化。”在人性化管理理念的指导下，人与人之间的关系更加和谐，内部矛盾减少，同时，工作人员的工作热情也得到了提升，有利于提高工作效率和质量。

（二）医院行政档案管理的概述

医院行政档案就是医院在经营发展过程中产生的具有指导、借鉴等作用的行政档案资料，如公文、规章制度、安全管理举措等。医院行政档案管理就是对医院经营过程中所产生的有价值的资料进行管理的活动[2]。医院行政档案具有历史性，它并不属于正在形成的产物，而是由过去形成，同时，行政档案具有社会性，它是在实践中慢慢形成的，是对医院行政活动的真实记录。在医院经营过程中，会产生各种行政档案，这些档案与医院的发展息息相关，对这些档案进行有效的管理，可以更好地规范医院经营行为，指导医院管理者制定科学的经营决策，从而推动医院的稳定发展。

三、人性化管理理念在医院行政档案管理中的应用意义分析

医院行政档案管理工作至关重要，而要想做好行政档案管理工作，关键在于人，只有稳定工作人员的情绪，维护好工作人员的利益，为其营造良好的工作环境，他们的工作热情才会得到激发。对于行政档案管理工作主体而言，当他们的合法利益得到了维护，工作环境得到了改善，他们才会积极、主动投入到自身工作岗位中去，进而发挥工作主体应有的作用。人性化管理理念的核心就是以人为本，尊重人、维护人的合法权利。在医院行政档案管理中应用人性化管理理念，在实际工作中以信任员工、尊重员工为准则，为员工营造舒适的工作环境，可以最大程度地调动员工的工作积极性和主动性，使员工认识到自身的职责所在，进而按照医院相关规章制度来办事，切实做好行政档案管理工作，不断提高行政档案管理水平，进而更好地服务医院发展。

四、人性化管理理念在医院行政档案管理应用中面临的问题

（一）对人性化管理理念的不重视

就目前来看，医院管理者尚未认识到人性化管理理念与行政档案管理之间的密切关系，普遍认为自己在付给员工工资后，员工的一切都必须以工作为主，都必须听从工作安排，忽略员工的感受。由于行政档案十分重要，医院就会要求档案工作人员必须及时将行政档案归档，存储起来，一旦没有及时归档，就会对工作人员进行一定的处罚，从不考虑是何原因造成档案不能及时归档，在这种情况下，就会挫伤工作人员的工作热情。

（二）行政档案管理制度不完善

制度是医院行政档案管理工作开展的依据和保障，制度完善与否直接影响到了行政档案管理工作实效。目前来看，医院行政档案管理制度还不够合理，归档、保密以及借阅等制度缺少人性化。以借阅为例，许多医院的行政档案仅为少数人服务，且在借阅时需要经过繁琐的程序，借阅人往往需要等待很长的时间才能够借阅到行政档案，在这种情况下，人们的借阅心情必然会下降，进而影响到行政档案的开发利用。

（三）忽略对员工的培训

随着医院规模的不断扩大，医院行政档案规模也会随之扩大，行政档案管理难度也会增加，要求档案管理人员必须随之作出改变。但是就目前来看，在医院行政档案管理工作难度增加的同时，档案管理人员的业务能力却没有随之得到提升，造成这一问题的重要原因就是医院不重视对档案工作人员的业务培训，认为行政档案管理就是对档案资料进行归档和管理，不需要过多的投入。

五、人性化管理理念在医院行政档案管理的应用策略

（一）正确认识人性化管理理念

现代社会，人才是根本，而要想留住人才，稳定人才，就必须尊重员工，维护员工的合法权益不受侵害，为员工营造良好的工作环境。对于医院而言，行政档案管理工作至关重要，与医院的发展密切相关，而要想做好行政档案管理工作，医院管理者应以人性化管理理念为指导，切实维护好员工的利益[3]。一方面，医院管理者要深入学习人性化管理理念，了解透人性化管理理念的本质，以人性化管理理念来指导行政档案管理工作，切实将人性化理念融入到行政档案管理工作中去；另一方面，要加大人性化管理理念的宣传与教育，提高各部门对人性化管理理念的认识，使他们主动投身于自身工作岗位，形成良好的内部环境，从而提高行政档案管理实效。

（二）完善人性化管理制度

医院行政档案管理工作涉及到行政档案的归档、存储以及调用等一系列环节，要想做好每一项工作，就必须建立相应的管理制度。人性化管理理念下，传统的行政档案管理制度已经不适用，迫切需要对现有的医院行政档案管理制度进行优化。首先，针对医院现有的归档、保密以及借阅等制度进行再次审核，删除这些制度中不合时宜的规则，增加人性化管理理念，提高这些制度的人性化，从而使人们在查阅、借阅时能够保持一种良好的心情，进而提高行政档案的利用率；其次，完善责任制度，在明确行政档案管理职责的同时，细化职责指标，强化责任的审查，刨根问底，避免追责失误；再者，要落实激励机制，在员工取得好的表现时，要给予奖励和表扬，以此激励他们保持激情，再创佳绩。另外，要完善反馈机制，拓宽反馈渠道，让档案工作人员能够发表自己的意见和看法，从而更好地完善行政档案管理工作。

（三）营造良好的工作环境

好的工作环境不仅可以让员工心情舒畅，同时也能增强员工的归属感，让员工高效率工作，反之，不好的工作环境会让员工产生不满，影响到工作实效。基于人性化管理理念，医院管理者应当为员工营造良好的工作环境。首先，医院要结合行政档案管理工作的需要，完善相关设施，引进先进的计算机设备，以计算机取代传统的手工方式，以此降低劳动强度，提高工作效率；其次，要改善行政档案人员的工作环境，增加一些必要的设施，如饮水机、空调、休息区等，为档案工作人员提供一个舒适的工作环境。另外，医院要积极组织团建活动，让员工与员工、员工与上司之间融洽相处，互相认可，增强他们的集体认同感，从而发挥团队合作，共同完成工作目标。

（四）强化档案人员的业务培训

医院行政档案管理人员不仅要具备专业的管理、法律等方面的知识，还必须熟悉相关软件，具备熟练的实务能力，只有全面提升档案人员的业务能力和素养，才能更好发挥工作主体应有的作用。因此，要想做好行政档案管理工作，医院就必须对档案人员进行业务培训，使其业务技能能够满足工作需要，进而减少工作失误。首先，结合医院行政档案管理工作的需要，对现有的档案人员进行专业的业务培训，包括专业知识教育、业务能力培训、计算机技术应用能力培训等，全面提升档案人员的业务水平和管理能力；其次，为档案人员提供再发展的平台，对他们进行继续教育，使他们的知识结构再次得到升华和完善，使他们能够跟上时代步伐；最后，医院要从档案人员的角度出发，满足员工的需求，采取员工认可的培训方式，结合员工的需求来完善培训内容，从而提高员工的业务技能，进而提高档案管理水平。

（五）加强医院行政档案信息化建设

信息化时代里，办公自动化已成必然，在这种必然趋势下，医院要认识到行政档案管理信息化建设的重要性。加快行政档案管理信息化建设，不仅可以提高行政档案管理水平，同时也有利于档案人员能力的提升。一方面，医院要加大信息化投入，结合行政档案管理工作的需要，建立完善的行政档案管理系统，以电子档案取代纸质档案，从而提高档案管理效率，降低行政档案管理强度；另一方面，医院要按照相关要求，对行政档案管理信息化建设作出全面规定，明确哪些行政档案要长久保存，哪些行政档案需要加密处理[4]。值得注意的是，在推进行政档案管理信息化建设过程中，医院要加大信息安全教育，提高档案管理人员的安全意识，并加大信息安全技术的应用，确保行政档案信息安全、完整、有效。

六、结语

综上，人性化管理理念在医院行政档案管理工作中发挥着重要的作用，以人性化管理理念为指导，可以调动档案人员的工作热情，使他们主动投身到工作岗位中去，从而提高工作效率。在医院行政档案管理中，医院要秉承人性化管理理念，要尊重员工，为员工营造良好的工作环境，强化员工的业务培训，提高其业务能力，从而不断提高行政档案管理水平，推动医院的更好发展。