基于财务档案管理工作的重要性以及加强档案管理的方法分析

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财务档案作为企事业单位经营活动中所产生的原始资料、电子文档，通常包括各种合同、文件、协议、申请、说明、票据、账簿等多种类型资料，能够为财务管理工作的相关决策提供重要参考，因此要想做好财务管理工作，就必须要加强对财务档案的管理，而对于财务档案管理工作重要性及策略的相关研究，自然也是十分必要的。

一、财务档案管理工作的重要性分析

（一）提高财务管理水平

企事业单位经营活动相对复杂，财务管理工作难度往往也比较高，即便能够保证财务管理人员的专业性，但在对经营活动缺乏全面了解的情况下，其决策合理性仍然很难得到保证。而通过有效的财务档案管理工作，则能够将各项经营活动的相关合同、文件、票据、账簿等档案资料完整保存下来，帮助财务管理人员了解经营活动的实际情况，并为会计核算、成本计划编制等各项财务管理工作的有效展开提供重要依据，进而使企业财务管理水平及决策管理的合理性得到显著提升[1]。

（二）打击经济犯罪行为

在财务管理工作中，由于很多经营活动都会对企事业单位利益与相关工作人员的个人利益产生直接影响，而相关监管工作又很难落实到位，因此一旦有少数不法分子采取了经济犯罪行为，那么就很容易使企事业单位资产出现流失。而在有效财务档案管理工作的支持下，企事业单位则能够依靠相关原始资料，对经济业务活动的全过程加以了解，同时借此揭露相关责任事故，提供真实证据，使经济犯罪行为能够受到严厉打击。

二、加强财务档案管理工作的有效方法

（一）明确档案管理制度

对于各企事业单位来说，要想加强财务档案管理工作，首先就必须要在充分考虑到自身实际情况的基础上，制定完善、合理的档案管理制度，将财务档案分类、归档、保管、使用、销毁等各方面的管理要求明确下来，保证财务档案内容的真实性、完整性以及档案管理的规范性，并使财务档案在财务管理工作中得到有效应用[2]。例如在财务档案分类方面，通常应在档案管理制度中将财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他等几大类别，并将不同类别财务档案的具体内容明确下来，以便于对财务档案进行分类管理。而在档案销毁方面，则需要在财务档案管理制度对各类档案的销毁条件及鉴定责任进行说明，保证财务档案在确认无保存价值后，方可进行销毁，同时还要在销毁流程要求上进行细化，具体应包括销毁档案基本信息记录、档案销毁审核、档案销毁过程监督责任、监销报告内容等各项制度要求。

（二）重视财务档案保密

在信息时代下，由于财务档案中记录了有关企事业单位经营活动的重要财务信息，具有很强的保密性与较高的商业价值，一旦出现财务档案泄露的情况，其后果往往会十分严重，因此为做好财务档案管理工作，各企事业单位同样还需要提高对财务档案保密性的重视，严格按照财务档案的相关借阅、调用制度来执行保密工作。从具体措施来看，根据不同财务档案内容重要性的不同，通常可将其分为秘密、机密、绝密等几个等级，对不同保密级别的财务档案采取不同的保密管理措施，如绝密档案就需要使用人员作出限定，禁止其他无使用权限人员借阅、调用此类财务档案，而对于财务报表、分析报告等财务档案，通常应划分为机密或秘密级，同时确定相应的使用标准，在需要调用、借阅此类财务档案时，需要先向相关负责人或部门递交申请，陈述需要使用保密财务档案的原因，确定理由充分且通过审核后，方可允许申请人调用、借阅档案资料[3]。另外，在档案管理信息化趋势下，还要注意对电子财务档案进行加密、备份处理，以免因恶意网络攻击等信息安全事故而导致财务档案泄露、丢失。

（三）推动信息化建设

在档案管理信息化的发展趋势下，当前各企事业单位同样还需加快财务信息化建设与档案管理信息化建设，根据实际工作需求对财务管理信息系统、档案管理信息系统进行开发，保证各项经营活动的数据信息均能够在信息系统中得到准确记录，同时坚持对企事业单位内部信息系统的统一开发，在各信息系统间建立有效连接，以实现集团层面的信息有效共享，为各类财务档案信息的高效收集提供支持，进而推动财务档案管理工作向着电子化、现代化、网络化的方向发展。例如在档案收集工作中，就可以将档案管理系统与财务管理系统建立连接，由系统自动调取各项会计资料、财务信息，并将这些结构化数据转为非结构化数据（版式文件），使档案收集工作效率大大提升。而在档案使用方面，则可以档案管理系统开发出模糊查询、关键词检索、电子文档下载等功能，使档案调取、应用能够变得更加便利。

三、结束语

总而言之，财务档案管理工作在打击经济犯罪行为、财务管理决策等方面都能够发挥出十分关键的作用，而要想加强财务档案管理，为企事业单位财务管理提供有力支持，则需要在信息化建设、财务档案保密、档案管理制度建设等方面财务合适的工作策略。