医院人事档案管理信息化建设探究

李燕 王丽 常玫 王涛 王利辉 邯郸市第一医院

人事档案能够为医院人事管理提供重要依据，是内部员工工作经历、工作业绩和工作能力的详细记录，在医院创新发展中能够起到十分重要的意义。具备更加健全和完善的人事档案制度，能够对后期人才的开发利用起到关键作用。结合现代化信息技术来进行人事档案管理工作，能够有效提升工作效率和工作质量。

一、医院人事档案信息化建设的重要性

第一，人事档案能够为医院的管理决策制定提供重要依据。在现代化社会的发展形势当中，通过实现人事档案的信息化管理，能够满足医院的可持续发展目标。医院目前正处于医疗体系和人力资源管理模式的创新改革过程中，在此阶段改善人事档案管理工作方式，能够有效地提升档案工作的开展效率，把人力资源充分利用起来，实现利益的最大化。

第二，人事档案管理信息化建设，是通过网络平台的应用，进行信息数据的存储、共享、传递和修改[1]。信息化管理模式能够加强信息的共享性，避免各个工作部门重复的输入同一个员工的信息，简化档案内容，不断提升工作效率。如果员工的人事档案信息出现变动，管理工作人员只需要在网络平台当中进行修改，就可以改动其他部门的档案信息，确保档案信息具有时效性。

第三，通过医院人事档案的信息化建设，能够不断地提升医院的服务质量和服务效率。传统的人事档案，查询主要是档案管理工作人员负责，现在只需要查询人员通过登录人事档案管理系统，获得相应权限之后即可进行档案查询，提升了档案查询效率，节省了更多的查询时间。

二、医院人事档案管理现存问题

（一）对信息化建设重视力度不足

大部分医院都把医疗事业作为重要工作内容，因此大部分资源也都投入到了医疗、护理等工作当中，这一部分工作能够为医院创造更加直接的经济利益。而人事档案管理，无法为企业创造见效快的经济利益，因此很容易被忽视。医院决策层没有对人事档案的信息化管理产生正确认知，也没有在人事档案信息化管理中投入足够的资金支持，导致当前医院的人事档案，信息化建设力度不足。

（二）基础设施不完善

由于医院内部医疗需要的资金和资源比较紧张，因此对于档案管理信息化建设的资金投入不足，导致基础设施不完善[2]。除此之外，医院内部的空间比较紧张，无法为档案管理提供足够的档案管理空间，这些都是影响档案信息化管理建设的主要因素。

（三）人员缺少专业技能

当前一部分负责档案管理的工作人员属于兼职进行，不仅不具备专业的计算机操作能力，并且还缺少档案管理方面的专业知识。由于属于兼职工作，并没有把所有的工作时间和精力投入到档案管理工作当中，现有的工作人员进行信息化管理工作模式创新难上加难。

三、加强医院人事档案的信息化管理

（一）具备优秀的工作团队

医院人事档案管理的信息化建设过程中，工作任务比较繁重，对于人员的数量和素质要求非常高。原有的档案管理人员，由于受到年龄和学历的限制，在信息化建设过程中难免力不从心[3]。只有具备更加优秀的工作团队，才能够保障医院的长期、稳定运行。因此医院需要对人才培养加强重视力度，针对医院现有的人才进行深入挖掘和利用。在人才档案信息化建设过程中，要积极创新工作理念，引进新的理念和新的技术，从档案管理人员培养入手，加强工作团队对于档案管理信息化建设的正确认知，并形成完善的管理制度，来激发工作人员的工作积极性，这样才能够为接下来档案管理的信息化建设打下良好基础。可以带领员工参与讲座和培训活动的方式，加强档案法知识点学习，掌握人事档案升级工作的一系列文件内涵，不断地提升档案管理工作人员的职业责任感，确保在信息化建设过程中，人事档案信息能够真实和完整。医院的人士档案管理部门需要定期针对工作人员进行专业知识考核，确保专业能力过关，才能够进入工作岗位。通过强化档案管理人员的技能培训，打造出更加优秀的工作团队，抵制档案管理工作中出现非法利益贿赂的情况，减少人为风险的出现几率。

（二）加强投资力度

医院需要对人事档案信息化管理加强资源、资金投入，尤其是在硬件设施以及人才培养方面[4]。首先需要积极引进先进的档案管理人才，针对现有的人才进行培训教育，打造出更加专业的档案管理工作团队。在人才培养过程中，还要重视档案管理能力，以及计算机信息技术应用能力的培养，让综合性人才不仅具备职业素养，也具备道德品质。由于档案管理工作的机密性非常强，跟其他工作相比，有十分明显的性质差异，因此需要针对性选择政治历史比较清白、保密意识较强、工作态度稳定可靠的人员，在进入到工作岗位之后，要重点针对这方面进行教育培训，满足人事档案信息化管理要求。要加强硬件设施方面的投资力度，在医院内部形成专门的档案管理部门，购置更加完善的硬件设施，形成档案管理系统，例如扫描仪器、电脑和复印机等。要及时淘汰陈旧的档案设备，利用网络平台来保存重要档案，提升档案的利用效率，让人事档案资料为生产和生活服务。只有完善的硬件设施，才能够真正确保档案管理信息化建设的顺利进行。

（三）形成人事档案管理的信息化工作制度

想要保障工作效率高、效果好，离不开规章制度的要求。具备更加健全和完善的规章制度，才能够充分激发出档案管理工作人员的工作积极性，让管理人员能够对自己在工作中的表现负责[5]。同时也要不断地健全考核机制，提升档案管理工作人员的时效性，让档案管理工作团队能够始终保持先进性、积极性，在档案管理工作当中注入新的活力。人事档案管理部门需要严格按照我国档案法规定，制定出本单位的人事档案，收集、归档和保管等工作流程，在工作中要严格按照程序要求完成各项基本工作，这样才能够确保档案更加真实有效。要注意信息安全管理技术的应用，引进访问控制技术、防火墙技术和加密技术，让档案管理工作人员具备安全防范意识，定期进行软件系统的升级和病毒查杀，严格符合人事档案管理工作制度要求，让档案管理系统更加健全和完善。

（四）进行人事档案信息的开发和利用

开展人事档案管理工作的主要目标，是为了提升人事档案信息的利用效率。通过分析当前人事档案管理工作开展现状来看，医院对于人事档案管理信息的利用效率并不高。这并不是个别医院存在的问题，据调查发现大部分医院都存在这样的通病[6]。一部分医院在人事档案的信息化管理过程中，还处于电子信息档案建立的初级阶段，也就是说后期还需要不断地进行人事信息档案管理和建设的工作。首先医院需要实现人事管理与户籍管理、纪检监察、银行、税收等方面的信息共享，不断地提升人事档案信息的利用效率。当地政府部门也需要积极推动人事档案信息建设，提供更加方便快捷的档案信息查询途径。通过利用信息共享平台来管理和监督人事档案信息，培养档案管理人员，具备遵纪守法工作意识。

四、结语

综上所述，医院属于社会公共服务机构，医院对于自身人力资源的开发和利用率，决定了医疗服务工作质量，因此对人事管理工作加强重视很有必要。医院要结合现代化信息技术的应用，实现医院人事档案管理模式的创新，提升医院整体服务水平，把人力资源的生产力作用充分调动起来，为医院长期稳定的发展提供坚实的基础。