浅谈档案管理中的电子档案管理

刘铎 山东邹平市好生街道办事处

本文重点论述的是档案管理创新给档案管理工作带来的帮助，以及电子档案的融入从多方面提高了档案管理的服务质量。电子档案管理工作对人社局的档案管理有着非凡的意义，从工作原理上分析，其实就是将传统的存储模式转变为信息网络模式，并将这些信息资源有效存入电子办公设备中。我们都知道，存储的内容形式多式多样，如何有效保存声音与图像，永久存储在档案管理设备中，无疑是一个重要的课题，值得我们研究与探索，电子档案管理在很大程度上改变了传统管理的弊端，也是人社局档案管理的未来重要发展方向。因此，档案管理向电子档案管理的转变是当前最为重要的一项任务，需要人社局管理部门高度重视。

一、电子信息化管理模式建设的作用和优势

（一）提高档案检索的效率

传统的档案管理工作依靠人工输入、收集、处理的方式进行，并且在实际的工作中面临着庞大的工作量，还需要工作人员进行分类、整理和收集工作，但是档案管理人员的数量和精力都是十分有限的，大量的档案得不到及时有效的处理，也就降低了档案管理工作的效率，在检索中出现了问题。档案管理的时间比较长，十分消耗工作人员的精力，而电子信息化档案管理工作有效地对上述弊端方面进行了弥补，从而使得管理人员的工作量大大缩减，后期的档案查阅和分析都变得比较容易，降低了档案管理工作出错的概率。目前，对于档案的检索和应用而言，电子信息化管理模式是一种十分有效的方式。

（二）提高档案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也离不开相关工作人员和部门的协调配合。构建电子信息化档案管理的平台，在信息资源共享和各个部门人员之间的沟通方面提供了更加便利的工作环境，也缩短了工作的时间，将工作效率大大提升。通过对以往的调查和工作经验进行分析，电子信息化档案管理平台建立完成之后，企业对于档案的利用率也大大提升，节约了工作的时间和工作的成本。

二、电子档案管理呈现的主要问题

（一）档案管理制度需要重新调整

近几年来，随着电子档案的全面融入，档案管理信息化已经全面融入人社局的管理工作中，之前的传统管理模式中，管理部门缺乏电子档案管理制度，对档案管理信息化建设没有充分认识与全面的投入，更没有统一的科学化标准。因此，电子档案管理仍然存在许多的问题没有得到解决，电子档案在管理过程中，管理制度非常重要，如果电子档案在管理过程中不够严谨细致，就会出现许多疏漏与不规范的情况，有关部门需要尽快建立完整的管理机制来规范电子档案管理，电子档案的融入，不但可以减轻档案管理的压力，同时也可以提高服务质量，拓展服务范围，这对于档案管理标准化有着非常重要的作用。

（二）网络安全性需要高度重视

电子档案已经逐渐被事业单位所认可，对于档案管理的有效性也起到了很大促进作用，但从另一方面分析，科学技术的限制与电子档案管理系统的缺乏，这也导致档案资源的不完善以及出现疏漏的情况。虽然电子档案管理离不开信息网络的支撑，但是电子档案也是网络环境与管理系统的前提基础与条件，因此，在对于电子档案的管理过程中，需要建立一个稳定安全的网络平台来促进管理效率，所以说，电子档案管理的安全性至关重要。

三、新时期电子档案的管理策略

（一）健全电子档案安全管理组织机制

在电子档案的安全管理过程中，最重要的是要具备合理的安全管理组织机制，能够协调把控安全管理的各个方面。一方面，建立健全安全管理组织。特别是应加快建立健全电子档案安全管理组织机构，在档案馆的工作岗位中，设置专门负责电子档案安全管理的岗位，加快落实电子档案安全管理工作的领导机制与电子档案安全协调机制，明确职责，合理分工，一定要将档案的安全管理作为日常性工作来开展，能够在日常的档案工作中收集和预测档案的安全风险、识别安全风险、明确安全管理的职责、制定安全管理的对策，能够根据实际情况灵活应变，有效处置各项安全风险，从而进一步提高电子档案的安全管理水平。

（二）信息网络安全在电子档案管理中的重要意义

一方面，电子档案的安全性可以有效避免档案信息的储存与查阅过程中出现的问题，可以有效对重点资料进行统一的审批与检验，而在收集档案资源的过程中，有关部门要高度重视信息网络的安全性，还要对网络传输过程中容易出现的问题提前做出检测与检查，将风险性降低到最小值；另一方面，档案管理部门还要注重维护管理人员的工作严谨性，确保档案资源在传输中的稳定性与全面性，从多方面保障电子档案安全性的提升，根据当前的情况建立一套健全的管理机制与管理体系，以确保档案管理人员在查阅过程中的全面性与安全性，这也是电子档案管理的主要优势体现，在此过程中需要加强各方面的管理制度，确保人社局电子档案管理制度的开发与进程。

（三）加大对档案管理人员的培训

在档案电子化管理过程中，一些企业招聘的档案管理人员专业能力不强，从而严重阻碍了档案电子化管理进程。由于绝大多数档案管理人员对信息技术的使用不熟悉，未能充分认识互联网技术带给档案管理的便捷性，也缺乏电子信息技术的使用能力，对互联网技术的应用模棱两可，极其不利于档案电子化管理工作的开展。因此，要积极对档案管理人员进行培训，提高其信息技术的使用能力，并正确认识档案的电子化管理工作，不断地提高工作能力，以促使档案电子化管理工作取得较大的进展，迈向新的台阶。

四、结语

综上所述，电子信息化管理模式的应用成为一种必然的发展趋势，这也是各行各业对于档案管理工作的要求，只有在实际的工作中提升电子信息化档案管理工作的质量和水平，才能发挥档案的应用价值，为行业的发展助力。