做好机关事业单位人事档案管理工作的思考

张婧 长江海事局后勤管理中心

机关事业单位人事档案管理作为人力资源工作的关键所在，随着经济的快速发展以及科技不断进步，进入了崭新的发展时期，为机关事业单位带来全新的发展机遇，同时也为人事档案管理工作带来挑战。在人事档案管理过程中，机关事业单位必须坚持与时俱进，注重人事档案管理的创新发展，注重信息技术的有效利用，实现人事档案管理的信息化发展。同时针对人事档案管理存在的问题进行深入分析，并制定完善的解决对策，确保人事档案管理工作顺利进行的基础上，实现其管理效果的最优化。

一、机关事业单位人事档案管理概述

第一，现实性。机关事业单位人事部门在调动和选拔任用的过程中，需要结合查阅档案资料来了解基本信息，这就赋予人事档案管理工作更高的现实意义。第二，机密性。机关事业单位人事档案资料属于保密性资料，因此人事档案管理工作也就具备了较高的保密性，需要严格落实保密制度来开展此项工作。第三，动态性。众所周知，机关事业单位的职务或聘用职务以及工作情况是处在不断变化的状态中的，档案资料也会随之相应增加。在这种情况下，机关事业单位在人事档案管理的过程中，不能仅局限于过去固定的档案内容的管理，而是要及时进行更新，结合实际情况实现对人事档案的动态化管理，为机关事业单位的发展提供更加全面、真实的人事档案资料。对于整个经济社会发展来讲，机关事业单位承担的主要是公共服务职能，其在整个社会主义现代化建设中也担任十分重要的角色。全国范围内机关公务员数量800余万、事业单位在编人员数量3000余万，分布在经济、科技、文化、教育、卫生等多个领域。行政事业单位是整个机关事业单位发展中的行动者，在公益事业的发展、和谐社会的构建方面发挥了很大作用。对于职工而言，人事档案至关重要，其中包含个人方面的思想、经历、能力、业绩等多项内容，较为客观地展现的整体面貌，在对职工进行评估、考核的过程中也是重要的参考性内容。所以，优化人事档案管理措施，有针对性地构建专业人才队伍，对于推动机关事业单位的人力资源管理有着很大的效用。

二、机关事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理专业人才配备不足

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，并随着职工奖励、处分、任免、工资、人事调动等情况随时进行档案材料的收集、利用、调取和转移等操作，日常工作强度极大，对管理人员的专业技能、责任心和身体素质都有较高要求。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第十六条明确指出：组织人事部门应当明确负责人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。但目前机关事业单位的组织人事部门人手紧张，无专职档案管理员或人数达不到配备要求的现象较为普遍，通常由本部门其他岗位人员兼任，在专业理论、实操技能和管理精力等方面较专职档案管理员存在一定差距，并因同时负责多项业务而无法专注于档案管理工作，许多档案材料难以及时整理，历史遗存档案归档困难，存在疲于应付、流于形式的现象，影响了人事档案管理的质量和工作时效，制约着人事档案管理工作向制度化、精细化、信息化方向的进一步发展。

（二）人事档案管理技术和方法相对落后

个别机关事业单位，尤其是规模较小的单位，存在人事部门编制有限且人员变动频繁等问题，加之单位不重视人事档案人员的继续培训，导致档案人才队伍专业化训练不足，人事档案收集、整理、归档力度不够，归档材料鉴定不严谨，有的材料不全面、不准确、不及时，甚至出现前后不一致的情况，影响了档案的质量和后续利用。随着大数据时代的到来，很多单位建立了人事档案管理信息系统，但工作方式还是以手工录入为主，管理不规范、信息更新不及时，甚至存在记录错误等问题，制约了人事档案管理的数字化转型步伐。

（三）缺乏健全的规章制度

随着信息技术的快速发展，机关事业单位已经认识到档案管理的重要性，并且开始关注该方面工作的开展。在人事档案管理过程中，人事档案资料利用率不高成为其面临的主要问题。其中主要体现在：档案管理不够科学、管理目标不明确、管理模式陈旧等，针对当前这些问题而言，机关事业单位如果不能够很好的解决该问题，不但难以提高人事档案管理水平，而且还会造成管理工作难以进行，将会对机关事业单位的发展造成较大的影响。

（四）人事档案利用率不高

人事档案材料普遍“厚古薄今”，所存的旧材料较多，新材料的补充速度较慢、内容较少，反映个人信息、家庭管理的内容偏多，针对近期业绩、个人特长等的内容较少，难以客观全面地反映的现实面貌。另外，人事档案整体的利用效率偏低，除了公务员、事业单位考试政审、职称评审、办理退休、撰写悼词等需要查阅档案相关资料，平时很少用到档案，即便是调动和提拔有的单位也跳过查阅档案这一流程直接调档和提拔，人事档案未得到充分利用。

三、机关事业单位人事档案管理措施

（一）提高政治站位，增强人事档案管理的服务意识

人事档案管理是一项对政治素养、专业能力要求极高的工作，人事档案是个人成长轨迹的真实记载和原始凭证，不仅对个人成长过程中的成绩与过错如实记录，也保存了许多仅限组织掌握、不可随意公开的信息。因此，人事档案管理工作首先要具有良好的政治素养，不断提高政治站位，加强政治能力建设，严格遵守档案保密规定，在思想上和业务能力上始终与组织保持一致。同时，机关事业单位决策者和领导应进一步加强对人事管理工作的重视程度，肯定人事档案管理工作的成绩和价值，激发人事管理工作者的工作积极性和职业认同感；通过绩效奖励、考核考评等多种形式发现并树立高质量人事档案管理和服务工作的典型，挖掘人事档案管理工作的意义和价值，强化使命担当和服务意识，做到工作主动靠前，服务提速增效，使人事档案管理和服务工作让组织放心、让职工安心。

（二）技术平台为支撑

在利用信息化技术促进产业变革的工业4.0时代，各行各业都在运用新技术迈向数字化、智能化。机关事业单位人事档案管理工作的数字化转型，是提高档案管理工作效率，提升档案数据应用的必然要求。纸质人事档案作为数字档案的前身和依据，具有重要的原始资料价值，数字档案作为今后管理和利用的主要载体，是档案管理转型的主要方向，两者密不可分。档案管理的数字化基础是传统纸质档案的数字化加工。在档案数字化之前，要对纸质档案进行查缺、整理、分类、排序，这一过程是对档案文件的一次严格审查，确保档案信息的准确全面；在完善纸质档案之后，会对档案进行扫描和高清处理，并通过机器加人工把污损的、不清晰的扫描图片调整到干净、清晰的状态，作为档案电子文件的原件图片存储；通过OCR等自动识别工具，将档案中的文字、图片、表格、数字等分别提取出来，根据检索要求形成规范的字段，实现档案的碎片化加工存储，使电子档案满足后续关键词检索、全文检索等查询功能和对数字档案内容的利用。纸质档案的底层数据加工精度需要和管理系统的需求结合，经过标准化加工的数字档案是档案管理系统的数据层，也是基础层。在数据层基础上的系统管理层是档案管理系统的中枢。主要实现系统对于不同数据的用户管理、日志管理、角色管理、权限管理等，可以结合不同单位人事部门的需求来设计，也可以作为独立的模块嵌入各单位的OA系统，方便权限管理和数据维护。档案管理系统的业务层是单位内部涉及档案工作的前台，除了管理人员按权限分配的检索、借阅等传统使用模式下的登记功能外，还包含文件导入、自动编目、数据统计等数字化带来的新功能，随着数据采集和语义分析等技术的发展，档案管理系统在内容的自动识别、归类，以及内容预警、智能化应用等功能方面，还有很大的发展空间。

（三）加快完善人事档案管理制度

机关事业单位在实际的发展过程中，要想实现人事档案管理工作效果，则需要注重创新人事档案管理模式，同时注重信息技术的使用，实现人事档案信息化建设，强化机关事业单位的组织建设职能。为了保证人事档案管理工作的顺利开展，结合当前管理的需要及基本现状，注重协调相关岗位职责，推动人事档案管理制度的制定。实施统一的管理制度对档案信息进行管理，具体主要体现在：其一，机关事业单位要认识到档案管理工作的重要性，并且要制定完善的档案信息化标准，为档案管理工作的开展提供重要保障。要想实现当前目标，则需要将信息技术手段应用到档案信息化管理体系建设中，为档案工作的开展提供重要的制度保障；其二，针对数字化人事档案管理工作而言，同样需要注重加强其安全管理方面的内容，机关事业单位要制定完善的档案管理制度，健全档案管理机制。同时要注重电子档案管理，重点进行档案信息公开制度建设，逐渐形成良好的管理制度，形成有效的档案信息化建设约束机制，以此来保证档案信息数据库的安全性，全面推动人事档案管理工作的顺利开展。

（四）提高人事档案的利用率

首先，要丰富档案的内涵，在原有档案内容上增加一些真实信息，例如是否有房、收入概况、近期业绩、个人特长等，提高其利用价值。其次，建立档案的管理与利用机制，在人事任免、职务晋升、职称晋级等方面充分参考人事档案，提升人事档案的影响力。再次，要创新档案管理工作方法，构建档案信息平台，提高档案的利用率，还需要加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，使管理人员的素质得到提高，确保其能够胜任管理工作。最后，需要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的应用范畴，不仅要满足组织和人事部门的需求，还要满足社会大众的合法需求。

（五）创新人事档案管理工作思路

第一，机关事业单位要意识到人事档案管理的地位及在机关事业单位发展中的作用，逐渐提升对人事档案管理的重视程度，从人、财、物等方面进行大力支持，做好人事档案管理规划工作，将其纳入到议事日程上来；第二，设置专门的档案管理领导小组，根据机关事业单位人事档案管理需要，定期做好档案管理检查工作，针对档案管理中出现的问题进行深入分析，并结合具体分析的结果，及时对问题进行整改。同时还需要树立“优质服务、主动服务”的理念，通过发挥信息技术的优势，可以构建信息化管理系统，提高人事档案管理的整体效率，满足人们的个性化需要，打造出新型档案服务模式。

（六）提高档案管理的认识

转型的基础是思想认识的转型，提高全体员工对档案管理工作的认识，是档案管理工作转型成功的重要基础。机关事业单位领导要具备政治敏锐性，站在时代最前沿，视“人才”为单位发展的动力和源泉，将“选对人、用对人、管好人、留住人”作为人事工作的目标和价值；单位每一级员工，都应将人事档案作为涉及自身发展的重要依据，积极主动配合人事部门，及时准确提供个人信息材料，高度重视、严谨对待，为创新和改革人事档案管理工作提供基础性支撑。同时，人事部门要加大对人事档案管理工作的培训力度，提升档案管理人员的专业素质和责任意识，增强工作的主动性和服务意识，积极宣传档案工作的重要性，在档案接收、鉴定、更新、转出、保管等日常工作中，不仅要保障每卷档案都达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求，而且要积极引进和学习数字化管理手段，更好地服务于档案的深度利用。

四、结语

综上所述，人事档案管理作为机关事业单位重要内容，对于机关事业单位的发展具有积极的推动作用。这种情况下，机关事业单位需要给予人事档案管理足够的重视，注重创新和发展其管理模式，积极转变管理理念，同时根据时代的发展要求，注重创新和改进传统档案管理模式，完善档案管理机制与制度建设，提高档案利用效率，推动我国机关事业单位人事档案管理的现代化发展。