浅谈企业退休核准业务及其档案审核工作

王宇 廊坊市开发区人力资源和社会保障局

一、引言

企业员工的退休时间与其参加工作时间之间具有较大的时间跨度，在这一过程中会出现较多的档案缺失问题，这是企业退休核准工作需要面临的主要问题。如何解决档案缺失问题成为企业人事档案管理部门关注的重点。因此，本文的研究内容对丰富企业人事档案管理工作模式的革新具有一定理论意义，对推进企业退休核准业务及其档案审核工作水平的提升具有一定的现实指导意义。

二、退休核准中的常见问题及其对策分析

（一）出生年月的确认

企业员工退休核准的主要依据之一就是企业员工的年龄，其年龄必须符合国家法定的退休年龄标准，根据我国相关法律规定，男性须年满60周岁，而女性则根据工作类型的不同存在不同的退休年龄，女工人需年满50周岁，女干部年需满55周岁，灵活就业女性年则需满55周岁才可以办理退休手续，因此，退休核准必须明确企业员工的出生年月，以精准计算其实际年龄，并以此为依据进行退休核准工作。这要求企业人事部门加大对员工的档案管理力度，要做好员工的出生年月档案记录工作，以保证档案数据的准确性，从而公平公正的开展退休核准工作，保证企业员工享受到应有的退休福利，为员工的退休生活提供全面保障[1]。针对企业员工出生年月的档案核准工作需要注意以下四个要点：第一，在进行档案录入时，企业人事部门要加大对员工提供信息的审核力度，严格审查员工提供的户籍资料，以保证档案数据与户籍资料保持一致，从而确保档案记录信息的准确性。第二，在后续的工作调动过程中，企业人事部门也应反复核对工作人员的档案信息，一旦出现档案记载数据与户籍数据存在差异时，要以企业档案和户籍资料中最先记载的出生日期为准，以避免工作人员在工作调动过程中更改自身档案数据，或由人事部门失误所造成的数据失实。第三，当出现两个出生年月记载日期相近时，企业人事部门应选择更具权威性的材料为依据，如工作人员早期的入团志愿书、毕业登记表等，该类材料一般是工作人员在职业生涯早期形成的，权威性相对较高，可以为企业人事部门提供一定的参考价值，以保证工作人员相关数据的真实性。第四，在实际的工作过程中，人事部门工作人员应持有严谨的工作态度，不断寻找时期更早、权威性更强的档案材料，以尽可能地保证工作人员出生日期的精确性，从而保证退休核准工作的有效展开。

而在具体的工作过程中，企业人事部门会受到多种客观因素的影响，工作难度相对较大，因此企业应形成一套系统的档案管理制度，明确档案管理过程中可能存在的诸多问题，并制定相应的应对措施，以为人事管理部门提供科学合理的工作依据，保证退休核准工作的有效展开。具体的档案管理方案应该具备以下两个要点：第一，当档案记载的出生日期出现两个或两个以上时，应由人事档案管理部门进行细致审查，进而提出认定意见，并交由该部门领导签字认证，缺乏签字认证的认定意见不具备相关效力，通过双重审查以保证审查结果的精确性。第二，当工作人员个人对档案记载的出生日期存在异议时，企业也有为其开放申诉渠道，并由人事档案管理部门到工作人员户籍所在地的派出所、学校等相关机构进行核准，并要取得具备法律效力的原始材料作为凭证，在确保档案记载存在问题的情况下，由工作人员到人事档案管理部门进行日期更改，以保证退休核准工作的严谨性。

（二）参加工作时间和工作年限的确认

参加工作过时间和工作年限的确认是企业进行退休核准工作的另一个重要环节，企业要根据工作人员的工作时间与工作年限确定其退休待遇标准，而由于不同工作人员参加工作前的身份有所不同，企业又需针对工作人员的实际情况进行针对性的档案管理，以保证退休核准工作的公正性与实效性[2]。目前企业退休核准工作会遇到的参加工作时间的类型主要包括以下五种：

第一，大中专毕业生分配，大中专毕业生直接分配到企业进行工作过的，其参与工作时间要从到达工作单位正式开始工作时算起，而在进行退休核准工作时，管理人员要以转正定级表为主要依据，该材料会详细记载大中专毕业生参加工作的实际时间。当出现工作人员档案缺少转正定级表等情况时，工作人员可以采取两种解决方案，一是寻找备份，转正定级表作为记录大中专毕业生工作时间的重要材料，其转正单位普遍会留有备份，企业人事档案管理人员可以前往工作人员的转正单位寻求备份，以备份材料为依据核准工作人员的实际工作时间，进而确定其退休后的福利待遇，为工作人员提供公平的退休保障服务。二是寻找替代材料，当工作人员的转正单位没有为其保留备份材料时，企业人事档案管理人员可以寻求其他权威材料作为替代，如大中专学生毕业时收到的单位通知单、录用人员登记表等材料，都可以在一定程度上佐证工作人员的工作时间，进而保证退休核准工作的有效展开。

第二，参军入伍人员，参军入伍后复员转业军人的工作时间应从其批准入伍的当日算起，其参军时间应被计算在工作时间内，在进行档案管理工作时，管理人员应以参军入伍人员的入伍登记表和转业登记表为主要依据，以正确核算其参军时间和实际工作时间，并将二者合并为参军入伍人员的工作年限。而在具体的退休核准工作过程中，当出现入伍登记表缺失的情况时，企业人事档案管理人员应去工作人员当时应征入伍的基层工作单位求证，查找工作人员的参军记录，并要求当地基层部门开具具备法律效力的证明文件，作为工作人员参军入伍时间的证明材料，以保证工作人员参加工作时间的准确性。而当出现转业登记表缺失的情况时，企业人事档案管理部门则应到工作人员专业时的部队进行核实，并开具相关证明材料，作为专业时间的依据，以帮助企业核准工作人员的实际工作时间，进而帮助工作人员办理退休手续。

第三，知青，知青的实际工作时间应从其批准下乡的时间算起，其在乡村劳动的时间也应被计入到实际工作时间中，并以招生登记表、毕业生登记表以及相关下乡材料为主要依据开展档案管理与退休核准工作[3]。知青的工作情况比较复杂，受到历史原因的影响，大量知青的工作材料遗失，这极大地加大了退休核准工作的难度，为保证知青退休核准工作的顺利展开，本文提出两点具体的建议：一是要审查个人工作履历是否一致，在关键材料总是否记载了知青经历，并深入调查其实际的知青下乡时间，以保证工作人员工作年限核准结果的精确性，避免部分人员钻档案丢失的空子，延长自身工作时间以获取更高规格的退休保障。二是看早期的企业档案是否对工作人员的知青经历进行过记载与认证，企业的早期材料具有较高的权威性，在知青返城工作期间，企业一定会对其入职前的知青经历进行详细记载，管理人员可以以早期档案材料为佐证，开展退休核准工作。需要注意的是，人事档案管理人员需仔细核对两部分材料，要保证工作人员的个人履历与企业的早期档案材料记载相一致，才能认定其具备相关经历，如果两部分材料存在差异，则不能予以认定。

第四，乡村医生，乡村医生在被企业招聘之前，需要先进入各级学校进行学习，其工作时间要从其最后一次参加乡村医生工作的时间算起，其在学校学习的时间也要被算为整体工作时间，人事档案管理人员应以各级学校的招生登记表与毕业登记表为主要依据核算工作人员的实际工作年限，当出现材料丢失等情况时，人事档案管理人员应到工作人员学习的学校进行核实，并获取证明材料，才可以进行后续的退休核准工作。

第五，临时工，在企业当过临时工，后被企业录用的工作人员，其工作时间应从其最后一次参加临时工工作的时间算起，将最后一次工作时间算进工作人员的整体工作年限中，并以此为依据进行退休核准工作。在实际工作中，人事档案管理人员应以临时工登记表、招工登记表以及聘用登记表为主要的依据材料，而临时工登记表是最容易确实的重要材料，管理人员必须注重对临时工登记表的审核力度，管理人员要注意工作人员的招工登记表上是否记载有临时工作记录，以及临时工作记录所记载的工作单位是否与招工单位一致，如果一致，则应将该次临时工作时间算入实际工作年限中。而如果记录单位与招工企业不一致，则不需要被算作工龄，因此，档案管理人员必须仔细核对工作人员的入职档案，以避免工作人员用临时工时间来冒充工龄，同时也要避免工作人员忽略临时工龄，导致其无法领取应得的退休保障金。

以上五种情况是企业在进行退休核准工作时会遇到的主要情况，企业要根据工作人员的实际情况制定合理的退休核准工作方案，并针对工作中遇到的多种档案缺失问题加以总结，进而设置相应的处理措施，以保证退休核准工作的顺利展开，精准把握工作人员的实际工作年限和参加工作时间，进而为工作人员提供相应的退休福利待遇，为退休人员的日常生活提供全面保障。

三、结论

根据本文的调查与分析发现，企业在进行退休核准工作时，往往会遇到多种材料丢失问题，而为保证退休核准工作中存在的诸多问题，保证退休核准结果的精确性，企业必须建立健全档案管理制度，保留工作人入职前到退休前的全部档案，以为退休核准工作提供全面的数据保障。而工作人员一方面要严格遵守相关工作规范，保持严谨的工作态度，另一方面还要坚持以人为本的工作原则，帮助工作人员解决材料缺失问题，以保证退休核准工作的有效展开，为工作人员提供全面的退休保障。