高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

张芝慧

摘 要：档案管理工作含有高校的学校信息、科研立项、资源分配等资料，是高校管理的重要参考依据，对对高校管理有着十分重要的意义。本文对高校档案管理数字化发展面临的问题进行了剖析，并对其提出了相应的建议。

关键词：高校管理;主要问题;解决措施

高校档案管理数字化是当前高校档案管理发展的必经之路，需要引起高效管理的重视。档案管理数字化程度能够有效反映该校的办学水平。高校实现档案的数字化管理，能够在节约人力资源的基础上，有效提升档案管理工作的效率和质量。

1.高校档案管理数字化面临的问题

1.1硬件投入不足

数字化管理建设首先要建立充足的软硬件设备。当前，我国的高校档案管理数字化缺乏足够的硬件设备，具体体现在：第一，缺乏良好的网络连接环境，不能稳定输送信息。目前，很多高校受限于经费或者其它客观因素，一些过于老化的硬件设施不能及时得到更新换代，当下的信息管理系统很难进行大体积的网络信息输送，导致信息传递困难;第二，一些经费充足的高校虽然更换了足够先进的硬件水平，但是其与硬件匹配的软件水平落后，不能充分发挥硬件的作用，无法为档案管理人员提供高效便捷、人性化的工作系统，导致信息处理和信息共享方面存在极大的障碍，影响了高校档案管理数字化的发展进程。

1.2管理规范及标准体系不统一

当前，高校档案管理并未建立同一的管理规范和管理体系，各高校之间互不兼容。数字化管理工作对共享安全性要求高、对兼容性要求高，这就需要统一的技术支持、统一的管理体系和统一的工作标准。但目前，档案管理数字化在信息收集、归类、分档和共享方面存在多个标准，各高校的档案数字化工作建设标准不一、进度不同，加之相应的管理制度和管理体系不完善，没有形成一致的高标准管理意识，制约了高校档案管理数字化进程。

1.3缺乏专业性人才

档案管理需要复合型人才，既要掌握档案管理的知识，又要对现代信息技术有较好的掌握。但是目前，满足这两方面要求的人才较少，从事档案管理工作的人员整体素质较低，没有足够的专业能力;一方面他们没有经过专业的培训，不能高效利用數字化工具，另一方面他们没有经过完整的培训，档案管理知识还停留在纸质版时代。这导致了人才队伍不能很好完成高校档案管理数字化建设工作，难以适应高校档案管理数字化发展需要。专业人才的缺失导致了档案管理队伍整体素质不高，影响了高校档案管理数字化发展。

1.4安全方面存在较大隐患

档案信息的安全十分重要。但是就目前而言，我国的信息管理安全工作仍不到位，对档案信息安全的重视程度不够，加之档案信息工作本身具有一定的保密性，教职工和学生普遍对信息管理的重要程度重视不够，使得档案管理工作的安全性存在较大隐患。

2.提升高校档案管理数字化发展的对策

2.1加大硬件设备的投入

高校档案管理数字化工作高度依赖于硬件设备的建设。档案的载体和记录方式随着技术的进步而不断发展，推动数字化工作的建设首要就是需要足够的硬件设备建设。首先要保障优良的基础设施建设，选用满足需要的数字化硬件设施，提升档案信息化工作的经费投入，及时更新硬件设施，保障基础设施，如计算机、硬盘、网络带宽、扫面仪等硬件投入，为高校档案管理数字化夯实设备基础;其次还要为档案管理工作提供良好的数字化软件、系统等，使用专业的管理系统能够提高档案管理工作的规范程度，同时提升工作人员的工作效率，切实推进档案管理数字化进程。

2.2完善的高校档案管理体系

完善的规章制度和管理体系是提高高校档案管理数字化工作的重要一步。应当建立健全当前的高校档案管理工作的管理制度，建立完善的监督、考核体系，以便于管理制度的顺利实施和整个档案管理工作的顺畅运行，依据目前的《高等学校档案管理办法》制定适合各高校的档案管理制度，不断修正、完善管理体系。明确档案管理工作的职责，建立严格的管理规范，在档案整理工作的各个环节严格按照标准完成档案的归纳;此外，还应建立完善的考核体系，设立专门的管理组织，定期或不定期对档案管理工作进行视察、考核，保障数字化管理工作的高效;最后还应简化工作程序，指定便捷、高效的管理手段进行档案管理，保障高校档案管理数字化工作顺畅运转。

2.3培养专业的人才队伍。

高校档案管理数字化工作离不开高效、专业的人才。首先，高校应当对现有的工作人员进行专业化的培训，提高他们专业的档案管理知识和管理能力，提升其数字化方面的知识和能力，更新他们对档案管理的认识，提高其对档案管理的重视程度;其次，高校应当积极引进档案管理建设的人才，积极引入档案管理学和计算机科学的人才，充分发挥他妈呢的专业优势，提升整体的高校档案管理数字化工作人员的专业化素质。高校可借助当前丰富的教学资源和师资力量，快速对现有的档案管理人才队伍进行培养和教育，提升他们的专业能力;最后，高校还应当制定良好的工作竞争机制和晋升机制，提升工作人员的竞争意识，调动工作人员的积极性，提升他们的工作能力，满足高校档案管理数字化工作的需要。

2.4加强安全管理，提高重视。

档案是个人隐私，应当提高对档案管理工作安全方面的重视程度;一方面，国家和地方应当严格立法，确立相应的保密制度和保密措施，提高档案管理工作从业人员的保密意识;另一方面，学校也应当完善目前的安全制度，防范外来黑客对档案系统的破坏和攻击，此外，还应当提升学生对高校档案工作的重视程度，加强对档案管理知识的普及，让教职工和学生对档案管理工作有更加深入的认识，这样才能更好地推进高校档案管理数字化工作。

3.结论

高校档案管理工作是高校重要的管理工作，我国的高校档案数字化建设刚刚起步，面临着极大的挑战。目前，高校的档案管理主要存在硬件投入不足、管理规范及标准体系不统一、缺乏专业性人才、安全方面存在较大隐患等问题，需要高校提升硬件设施投入，进一步重视相关人才培养，完善管理规范和管理体系，提升安全方面的重视程度，切实推进高校的档案数字化管理工作。

参考文献：

[1]李彩虹.数字化校园背景下高校档案管理模式研究[J].兰台内外，2021（22）：14-16.

[2]韩卓泉.高校档案数字化管理的安全风险评估研究[J].兰台内外，2021（20）：10-12.