浅谈如何提高档案管理工作效率

高振影

摘 要：党群服务中心的工作较为复杂，涉及的内容相对广泛，在此基础上能否取得更好的发展，关键是在于是否能够跟上时代发展的步伐，合理灵活地运用现代信息技术。对于基层党组织人员来说，不仅要具备坚定的精神信仰，同时也深刻地认识到信息化党建的重大意义，从而提高自身的信息技术操作能力，这对于档案管理而言至关重要，因此，本文以《浅谈如何提高档案管理工作效率》为题，从录入管理电子文件;提高管理人员新技术能力;制定信息化档案管理制度;构建档案管理信息化平台等多个方面进行具体的阐述，希望能够为广大同仁带来帮助。

关键词：档案管理;信息化;高效

档案管理的目的是为了更好地服务、建设经济发展与政党事物，并为党群建设、人员查阅、群众发展等多个方面提供信息服务，这不仅具有大量的材料，而且内容相对复杂，如果依旧采用传统的纸质版档案管理方式，很容易犯一些错误，影响新时期档案管理工作的高效率发展。为此，党群服务中心应该进行档案管理工作改革，采用信息化手段，不仅改善了传统的耗时费力的情况，同时也能够安全化、便捷化的记录档案信息，全面支持各种工作的展开。以下是笔者所提出的建议：

一、信息化录入，更好地管理电子文件

在很长一段时间内，党群服务中心一直采取抄写纸质档案的方式形成工作档案，这样不仅费时费力，也会影响基层党组织的其他工作，而且纸质版资料很容易导致档案的混淆，查阅不方便，最终导致工作效率的降低。在新时代信息化条件下，党群服务中心作为基层，党建部门应该充分地认识到信息化档案管理的重要意义，在信息录入方面，着力于电子文件的扫描录入，切实做好相关材料的信息化管理，这样不仅能提高党群服务中心的工作效率，同时也为提供档案的工作人员与群众，或需要查阅档案的工作人员提供了极大的便利，使其直接检索便可以用电脑查阅电子文件，不需要走入档案管理室，借阅纸质资料。

实际上，随着信息技术的不断普及，电子文件在工作中所占的比重不断增加，党群服务中心的工作形式，也基本上都是电子文件。为此，党群服务中心应该要求档案管理工作人员不断地提高自身的信息技术操作能力，增强档案管理工作人员的资料保密意识，并结合日常工作，进行业务能力方面的技术考核，切实提高党工作管理人员的工作素质。这样既能够灵活地采用信息化方式进行电子文件的扫描录入，同时也要使其具备为他人提供服务的能力，从而让党建档案管理工作进入信息化模式，将纸质版档案管理文件转变为电子形式。

二、制定信息化打管理制度，保障资料安全

科技是一把双刃剑，虽然能够为党群服务中心的档案管理工作带来高效率的发展，但是无形中也会形成信息安全问题。为此，档案管理工作人员在进行信息化管理的过程中，需要特别重视潜在的资料安全问题，不仅要从工作人员自身的职业道德，工作责任等方面进行提升，同时部门也应该妥善制定信息化管理制度，从而切实提高资料安全标准为信息安全提供保障。

例如，信息化档案管理制度中关于信息安全标准需要包括档案内容、载体方面的安全整理方式、安全管理系统、安全档案防范、档案密集控制等多个方面，从内部外部彻底保障信息安全，从而提高信息化管理的安全性。党群服务中心的档案管理部门有扫描录入档案，整理建设、管理数据库、编撰检索目录等各项工作，倘若录信息的网络环境遭到威胁，不仅会造成数据流失，同时也会形成资料丢失等现象，导致项目的资料受到威胁，甚至破坏工作。为此应该为档案管理部门制定专属的制度，不论是资料扫描素质还是网络环境外部干扰都应该有具体可行的策略，从而进步完善党管理工作，做到档案不私密不泄露。

三、构建高水平管理系统

在党群服务中心中，很多存档的文件都是由相关部门联合发文，而且需要由其共同签署印章，如果管理部门依旧采用传统的纸质版模式，需要工作人员进行盖章，不仅耗时耗力，也会降低工作效率。而信息化的开展，能够从全方位、多元化的角度提高工作效率，特别是构建优秀高校的档案管理系统，以内部网为网络环境，联合各个部门有工作需要联合盖章。可以通过网络进行扫描，传递不仅省时省力，也可以提高工作效率。此外，网络平台的构建也能够方便各个部门进行信息查阅，此时工作人员只需要根据自身的平台权限，查阅自己所需的材料即可，实现信息化办公模式。

例如，将党群服务中心档案管理方面的网站作为基层党建档案，采用多元化处理的重要方式，借助网站平台，档案管理人员可以通过网站上已经做好的各种分析，进行资料扫描录入，同时也方便其他工作人员进行专题或专项信息的检索，更好地进行整理工作档案，查阅工作。与此同时，网站平台的构建也需要注重档案管理的安全性问题，定期进行防火墙维护，网络平台进行内部检查，及时解决问题，从而确保档案管理工作的安全展开。

总而言之，党群服务中心作为基层党建档案管理工作的重要内容，是党建工作中非常关键的资料环节倘若出现管理不当，安全泄漏等问题，很容易影响党建方面的全局工作而信息化档案管理不仅对传统的挡管理工作进行了改善，同时也符合现代化社会的要求，极大地提高了工作效率，无强相关工作人员的素养，党群服务中心的管理工作，朝着心灵的方向发展除此之外要建设一些提高工作人员积极性的政策，如奖惩制度、员工监督制度等为档案管理的信息化建设打好基础。

参考文献：

[1]王洪民.办公自動化下的基层单位档案信息化思考[J].办公自动化，2021，26（03）：10-11.

[2]张淑萍.浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2021（02）：75-76.

（内蒙古兴安盟突泉县突泉镇党群服务中心）