新时代数据治理驱动档案管理创新发展探讨

刘劲松

摘  要：本文从新时代档案管理创新发展的思维转变和档案事业发展新要求分析入手，论证了统筹思维和跨界思维，提出了数据治理驱动的新时代档案管理创新发展的难点和对策，包括采集与保存治理、数据安全治理等方面。通过数据治理思维理念的确立和实践，达到促进新时代档案管理创新发展的目的。

关键词：数据治理;档案管理;创新发展;数据安全

Abstract： Starting from the analyzing thinking transformation of the innovative development of archives management and analyzes the new requirements of archives vision in the new era， and puts forward the difficulties and Countermeasures of the innovative development of  archives management in the new era， so as to achieve the purpose of the innovative development of  archives management in the new era.

Keywords： Data goverment; Archives management; Innovation development; Data security

新时代的档案管理方式正随着现代科技的发展发生了巨大的变革，需要结合档案事业发展新要求，分析档案管理创新发展的难点与对策，更好地提升档案管理的现代化水平。

1  档案管理创新发展的思维转变

1.1 统筹思维。新時代背景下的档案管理工作人员，必须站在新时代的新高度，让有格局、有智慧的档案人站在新起点上，基于社会环境变化和企业发展以及文化建设与技术进步等方面，研究和探讨档案管理创新发展的新需求和新层次。同时，还要基于存史与资政育人的两个不同视角对档案工作进行长远规划。

1.2 跨界思维。第一，随着经济社会的快速发展，社会改革也在不断深入，需要改变传统的档案管理理念，以面向社会需求的思维方式，推进新时代档案管理的创新发展。

自2008年以来，财政部和审计署以及证监会和银监会与保监会五大部委联合下发了有关档案管理的文件，明确提出企业需要建立完善档案和记录管理。从2012年国家档案局颁布的第10号令和2014年中央办公厅和国务院办公厅颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》来看，均需要以跨界思维来谋划未来。

第二，科技创新的快速推进，带来了以综合实力为主向以技术实力为主的发展趋势。在档案管理创新发展过程中，需要运用前沿技术和协同创新。

最后，在信息获取渠道上，通过管理和技术层面合作以全面提升智慧服务能力，提供全而准、准而精的档案知识服务是大势所趋。[1]

2 新时代档案管理创新发展的难点与对策

2.1 档案数据资源的采集与保存难点。在大数据不断发展的今天，档案管理创新发展的难点在于如何借助大数据来加强档案数据资源的采集和建设。例如，企业档案数据形成诸多不同的系统，需要在不同系统中做好对接工作，实施数据采集的前端控制。

2.2 档案数据资源管理的创新发展对策

2.2.1 采取智能合约技术加强对档案数据的采集。档案部门要加强与数据形成部门的沟通，共同研讨并制定自动归档的智能合约，通过合约方式对各方的参与明确职责，完善归档条件。

2.2.2 采用网络爬虫技术进行数据采集。结合主题网络爬虫工作原理设计主题爬虫系统，就特定领域主题中的数据予以采集，同时结合实际需求有针对性地进行优化，确保所收集数据的专业性、准确性和灵活性。

2.2.3 档案数据资源质量管理。在数据采集的同时，切实加强档案数据资源管理，尤其是发挥大数据技术的优势。

首先，以信息技术为载体，致力于档案信息化建设水平的提升。数字资源建设是整个档案管理的重要前提，需要尽可能地达到档案资源的共享。在档案整合方面，应利用可视化分析技术、云计算技术和语义分析等数据挖掘技术加以强化。

其次，以安全建设为核心，致力于工程档案信息化管理的安全保障。在准入安全建设方面，需要切实做好访问控制，更好地达到档案信息资源共享、受控的目的，包括完善访问控制体系、优化访问控制技术、对用户访问权限进行合理的认证与控制等方面。

在接入安全建设方面，在保证电子档案信息资源得到受控共享的基础上，做好上传、加密控制，确保存储安全和档案用户隐私安全。

最后，切实注重数据质量控制，以大数据技术为载体，加强电子文档信息资源的分析，更好地在管理决策上提供支持，从而确保管理的专业性。

2.3 新时代档案管理创新发展的数据安全问题。数据安全是新时代档案管理创新发展的重要内容，所以需要切实加强数据风险的管控。

因为数据属于整个导入系统平台中自动生成，所以势必会存在一定的风险。目前，很多数据编程的生命周期较短，在独立技术控制水平上较低，各类数据使用与保存在很大程度上依赖各类软件供应商，长期独立可控风险较高，一旦软件供应商发生变更，将可能导致原始数据难以正常使用，进而出现不可逆转的问题。

除了这一常规的风险外，由于不同类型数据的存储格式较多，在不同的平台之间迁移时有很多风险，数据生成时采用的是专用的软件格式，若直接接收数据，现有的文件管理系统并非采取标准开放式的体系结构而开发。所以，存档的数据具有迁移性与遵从性风险，而没有打开的存档格式使得数据复制可信度风险较大，不受信任存档数据难以达到法规要求。

最后，在生成数据应用软件方面正在不断升级与版本控制，不同版本间的迁移风险较大，设计与制造部门在数据迁移时要确保其具有较强的可用性。

2.4 确保数据安全的对策。为确保数据安全，需采取规范化、过程化和集成化处理对策。

在规范化处理方面。需要对采集数据根据目前国际通用原则，对数据存储结构开放与可信，也就是分类型做好数据的处理，转换成适合长期保存的一种中间格式。当数据转换完成之后，需要对其完整性和有效性进行验证，再存储在独立归档库之中。而归档库则是利用时间戳和检验的方式来确保其完整性与不可更改性。

在过程化处理方面。在数据转换过程中，需要经过三个过程，具体流程是：提取→转换→验证。其中，转换是从现有的业务管理系统中进行数据的提取和接收，并对其检验，且不能更改文件，再对所提取和接收的原始数据实施格式转换。整个转换过程严格按照相关标准，且兼容主流格式，在转换目标格式时采取与相关要求相符的格式，并利用系统就数据集进行自动验证，确保验证合格的数据能得到长期保存下来。

在集成化处理方面。数据保存需要实施软件与配套的硬件的集成化支撑，且软件需要具有时间戳验证和校验功能，同时与有关要求相符，做好归档数据的封装，并形成存档包达到永久保存，按需形成分发包来分析和利用数据，并提升原始数据的轻量化特点，确保数据安全得到保障的前提下，才能更好地促进数字档案资源的开发与利用。[2]

*本文系科技部 财政部中央补助地方科技创新专项资金项目“河南省科技创新云服务平台”（项目编号：豫财科〔2016〕149号）和国家档案局科技项目“面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究”（批准编号：2020-R-5）研究成果。

参考文献：

[1]魏志鹏.时代发展契机中的图情档一流期刊建设——第二届全国图书情报与档案管理期刊高峰论坛观察[J].情报资料工作，2020，41（06）： 105-109.

[2]杨文霞，吴海媛.我国图书情报与档案管理硕士研究生教育现状分析[J].图书馆学研究，2020（19）： 10-19.

（作者单位：河南省科学技术信息研究院  来稿日期：2020-12-20）