退休人员档案移交工作思考

李红 孙虹

摘  要：本文以安阳钢铁集团有限责任公司退休工人档案移交工作为研究对象，梳理了退休工人档案移交工作的基本情况，提出制定工作方案、规范加工、统一细化数字化标准、建立退休人员管理平台和实现人事档案移交途径的多元化等措施解决退休人员档案和档案管理工作中的问题。

关键词：退休人员档案;档案移交;人事档案;档案管理;安阳钢铁

Abstract： This paper takes the Archives transfer of retired workers in Anyang Iron and Steel Group Co.， Ltd.as the research object， combs the basic situation of transfer of retired worker Archives， the formulation of the proposed scheme， the refinement digital processing， unified standard， establish retired personnel management platform and realize the diversity of personnel Archives over to the work transfer way and other measures to solve problems in retiree Archives and the Archival management work.

Keywords： Retiree Archives; Transfer of Archives; Personnel Archive; Archives management; Anyang iron and steel

1 案例概述

为进一步推进国有企业退休人员社会化管理，2017年，河南省省属安阳钢铁集团有限责任公司（以下简称“安钢”）实行退休人员移交乡镇（街道）和社区实行社会化管理，安钢此项工作共涉及退休人员2万余人，在企业所在地——安阳市殷都区委、区政府的主动协调、市档案局指导监督下，安钢顺利整体向殷都区档案馆移交了15000余份退休人员人事档案。

2019年，为减轻企业负担，进一步推进国企改革进程，按照河南省国企改革要求，国有企业退休人员社会化管理工作涉及退休人员人事档案移交，需开展退休人员人事档案规范整理和数字化工作，此次安钢2019年退休人员达979人。

从2017年21434人纸质档案移交到2019年979人的纸质档案和电子档案双载体移交，安钢面临从纸质人事档案的收集、分类、整理、装订到实现数字化档案的可应用性、安全性、便捷性转型。

为适应转型，充分发挥档案为民服务的神圣职责，进一步推进安钢的档案工作踏上依法治理、走向开放、走向现代化的历史征程，这次退休人员档案移交工作中做了深度思考和有益尝试，取得了较好的效果。

2 实施背景

2016年9月，国务院提出加快剥离国有企业办社会职能和解决历史遗留问题工作方案（〔2016〕19号）。将本应由社会化经营主体或公共机构承办的各种社会服务职能或向社会化经营主体，或向地方公共机构移交。其目的是促进国有企业轻装上阵、公平参与竞争，集中资源做强主业，这是深化国有企业改革的重大措施之一。其中对国有企业退休人员实行社会化管理，是给国有企业减负，同時又确保退休人员享受公平的社会福利的一项重要举措，退休人员人事档案的移交是实现社会化管理的重点环节。

3 创新做法

3.1 深度调研，分析问题和经验

3.1.1 人事档案中最常见的问题。人事档案中最常见的问题包括姓名信息不一致、“年龄、工龄、党龄”“三龄”信息不一致以及材料缺失情况普遍等方面。

3.1.2 人事档案管理工作中存在的主要问题。管理人员素质参差不齐。部分档案管理人员因工作事项种类过多，责任心不强，未将新增档案材料按要求整理归档，造成档案材料积压缺失，严重影响了后期人事档案数据采集工作的进行。

人事档案管理制度不健全。人事档案管理的归档、借阅等制度的不完善，用严格的制度、规范的流程约束日常管理不到位，例如，档案材料移交手续、借阅手续不完善，出现问题相互扯皮，甚至造成关键材料的丢失等现象。

3.1.3 安钢在完善人事档案管理上的积极做法。近年来，安钢针对人事档案工作中存在的问题采取系列措施，包括建立健全机制，完善制度等。特别是在收集补充人事档案资料上注意重要事件节点，不断补充职工履职生涯信息材料，及时将《干部任免审批表》《职称评审表》《河南省企业职工基本养老保险参保人员退休（退职）表》等重要材料装入人事档案中并按照规范进行整理。

同时，根据安钢建厂以来留存的各类与个人相关的资料按类整理，编写目录，相互佐证，如建立上世纪七十年代以来的技校、职高分配介绍信名册等。

3.2 理清思路，制定工作方案

2017年的退休人员档案移交，涉及人数多，存在的遗留问题复杂，安钢采取了整体向企业所在地——安阳市殷都区档案馆移交的工作思路，整体移交人事档案的同时，为殷都区档案馆提供档案库房，有效缓解了区级档案馆馆库面积不足的瓶颈问题。

针对退休人员的档案移交，及时与殷都区委、区政府、区档案局（馆）主动对接，共同确定档案整理、数字化加工、档案装具等业务标准，将规矩、标准立在专项工作开展之前，保障档案整理、数字化加工一步到位，避免返工，从而规避了整理过程中对人事档案材料造成二次损毁。

3.3 规范加工，充分利用成果

2020年在以往总结往年人事档案整理和移交的经验基础上，为了更规范系统整理退休人员人事档案，满足双载体移交要求，安钢大胆尝试与具有正规资质的第三方档案服务公司签订委托协议并签订《企业退休人员人事档案规范化整理和数字化加工服务实施及保密工作方案》。在档案数字化进程中，按照相关要求建立与档案材料一一对应的电子目录，对应目录建立数据，纠正了一人或一类一个数据的做法，规避在档案利用中可能出现的失泄密情况。

注重保存退休人员人事档案数字化成果，在单位人力资源管理平台，构建退休人员数据库，可进行年龄结构查询，学历查询，职称查询，社保数据查询等等，为日常工作提供了极大的信息资源和庞大的数据统计、分析及应用，提高了退休人员的归属感，增强了干部职工的主人翁精神。

4 下一步工作建议：

4.1 全市统一细化档案整理、数字化标准。河南省下发了《国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》，建议市级档案部门进一步细化，制定人事档案整理和数字化操作指南。

4.2 全市建立退休人员管理平台。从2017年纸质人事档案的移交，到今天人事档案的双载体移交，从安全保管到安全保管+有效利用，人事档案的数字化加工为这个“+”提供了数据支撑，同时也对电子数据存储、电子数据保护以及电子数据利用提出新的课题。

安钢在企业内部做了有益的尝试，推而广之，全市可着手“区块链+人事档案管理”研究，探索可中心管控、可授权加工、可控性共享等适合人事档案管理要求的新模式，在推进退休人员管理平台建设进程中，不断提高人机交互的流畅度，逐步实现技术的更迭与服务品质的提升。从而推进档案数字资源跨区域、跨部门共享利用，更好地发挥人事档案在人力资源开发、人才队伍建设和社会治理等方面的服务性功能。

4.3 人事档案移交途径的多元化。国有企业退休人员档案双载体移交、退休人员管理平台成功搭建后，纸质档案的移交流向可以多元化：馆库面积、保管条件成熟的县区可以适当多接收纸质档案，企业也可以按照所在地整体移交等。政府能提供更多元化的社会服务职能，企业可以选择适合的、低成本的、方便快捷的途径，将退休人员社会化管理常态化，真正发挥国有企业轻装上阵干主业作用。

（作者单位：李红，安阳市档案馆;孙虹，安阳钢铁集团有限责任公司 来稿日期：2020-12-20）