突发事件应急建档策略研究

周文泓 吴琼 黄小宇

摘  要：为解决突发事件应急建档的方法问题，通过对美国档案工作者协会应急建档指南的文本分析，从事前筹备、应急响应、事后完善与长期管理的建档流程和保障措施两方面解析其实践要素。由此提出结合我国实际的突发事件应急建档策略：加强应急建档主体的高效联动与动态协调;立足突发事件的实际特点设计灵活的管理流程，深化针对跨媒介、多形式信息对象的具体规范;构建全面的应急建档保障体系，以期推动应急建档理论与实践的发展。

关键词：美国档案工作者协会;应急建档;突发事件;档案管理;策略研究

Abstract： In order to address the methodological issues of emergency archiving， this article clarifies the practical methods for emergency archiving in terms of processes and supporting measures during the process of pre-preparation， immediate response， follow-up and long-term management based on the text analysis of Documenting in Times of Crisis Toolkit by Society of American Archivists. Therefore， the following strategies for emergency archiving in China are presented： strengthen the dynamic coordination of multiple subjects; design flexible archiving processes based on the characteristics of emergencies; specify the guidance on managing various objects; and build a comprehensive supporting system， hoping to promote the development of emergency archiving strategies in both theories and practices.

Keywords： American association of archivists; Emergency archiving; Emergency events; Archives management; Strategies analysis

隨着人类记录能力、社会记忆建构意愿、以及信息资源与资产留存意识的提升而凸显出突发事件应急建档的议题。在实践层面，虽然已形成相对完整的流程与对应规范，但依然存有时间的滞后性与应急管理特质不充分、不系统的局限。在理论层面，现有研究主要结合事件维度与档案管理已有理论与方法形成建档框架、流程及策略，但对“突发”特性所需的应急需求分析与实现不足，有待明确建档在应急方向之下是什么、怎么做的问题。

本文将通过文本分析的方法，以北美历史最悠久、规模最大的全国性专业协会美国档案工作者协会（Society of American Archivists，后简称SAA）制定的用于指导包括档案馆在内的记忆机构的应急建档指南[1]（后简称“指南”）为例，梳理其内容并归纳突发事件应急建档整体框架、流程与实践要点，结合我国实际提出突发事件应急建档策略。

1 SAA应急建档指南说明

SAA于2018年通过制定和共享立即可用的突发事件应急建档工具包（含32份材料），协助文化遗产保护者、档案工作者和其他人员收集和管理突发事件相关材料。

基于对工具包中文件的编码分析，得出指南为突发事件应急建档提供了流程指导和保障措施说明。其中，建档流程包括事前筹备期、应急响应期、事后完善期及长期管理四阶段，并且以心理支持为全程保障。

1.1 建档流程

1.1.1 事前筹备期。在事前筹备期考虑要收集的资料、所需政策指南和合作伙伴。一方面需考量自身使命及定位，并明确机构或合作伙伴是否有能力推进存档工作;另一方面，需明晰材料的预期用途、用户和影响。

（1）若要建档：顶层设计上，要梳理可能用到的文件并编写草案，包括但不限于与收集和合作相关的政策协议;实践行动上，一是应确定合作伙伴，以获空间、技术、人力等支持;二是寻找资源，学习相关实践经验。

（2）若不建档，则需思考在事件发生后可提供何种支持，这既要考虑悲剧事件带来的后果，也要考虑机构在构建创伤记忆中的角色定位。

1.1.2 应急响应期。（1）筹备。指南在应急响应期就与利益相关者和合作伙伴的协商、材料临时存储地、长期存储地及其清理工作进行了规划。SAA提供了两类协议模板以明确合作伙伴的权责分工。一是通过志愿协议书，明确志愿者应遵循的原则;二是确认合作者目标和分工，以厘清各自的角色和责任。

（2）收集。首先，应制定包括收集目的、政策及范围在内的收集指南。在目的表述中明确存档原因、具体事件和收集对象;在政策表述中说明档案的获取、组织、保管和访问等方面的工作要求;规定拟收集材料的格式或形式。其次，工作组规定了自主收集、接受赠与、公众提名等多种不同的收集策略。

在收集过程中，工作组也提出三点建议。一是及时记录相关背景信息。二是明确归档材料的所有权。三是及时记录利益相关者信息，以便后续追踪。

（3）整理。为迅速整理所收集的材料，工作组制定了相关指南及模板。在进行材料编码并开发识别系统的基础上，明确材料的收集时间及地点、物理特征描述、关联物品信息、情况描述、整理人员姓名等信息，保证整理形式上的一致性。

1.1.3 事后完善期。（1）筹备。为方便持续性管理，工作组提供了人员安排及预算管理指南。一是用于明确工作人员工作时长、资质要求及责任的文件模板。二是基于不同维度提供不同预算模板。

若计算多年成本，需明确人员、物资、服务及其他费用;若针对某一主题收藏制定预算，则需考虑总处理时长、职员薪水和使用物品等要素。此阶段的筹备规划也延续至了长期管理。

（2）鉴定。指南首先对鉴定作出了定义，即明确材料的存档价值，并基于法律规定、目前及潜在的用途判定档案保管期限;其次明确了鉴定的内容。

关于鉴定的内容，在材料上主要鉴定来源与去向、所包含的事件信息、材料的独特性以及唯一性或完整性、材料的其他情况。在管理上，主要评估材料是否符合收集政策和目标，以及管理方能否提供相应存储空间和保护措施。最后存档鉴定结果，以便考查。

（3）处置。鉴定后需处置临时存储材料。符合归档要求的移交至存档机构长期存储，否则予以清理。对于移交过程，指南对志愿者进行如下规范：一是移交前说明建议和禁止携带的物品;二是明确移交中对不同形式的材料的要求。

1.1.4 长期管理。（1）二次鉴定与处置。指南梳理了需特殊处置的原因，并针对一般情况和特殊情况规定了相应的处置方式。

（2）开放利用。为保障档案开放利用的合法性，指南明确了相关法律要求。开放利用之初需明确档案版权归属问题，除版权已进入公共领域的档案外，用户须在出版或展示前获得版权持有人许可。若建档主体拥有版权，则可在用户申请后允许基于双方同意的用途出版。此外，指南也归纳了一系列特殊限制，如数字内容发布者意愿、口述材料受访者意愿以及所有权转让限制、政策对隐私或敏感材料的限制、地方或联邦法律对隐私信息的限制等。

（3）资源补充建设。指南提供联系追踪表，可在事件发生后追踪与捐赠者、志愿者和其他利益相关者的互动，进行资源补充建设。

1.2 保障措施。指南从突发事件的悲剧性特质出发，提供了聚焦心理健康的资源集合，包括心理知识、管理人员的责任准则等，在规划上体现对心理支持的全流程贯通。事前筹备期需找寻合适的情感支持提供者，如寻求当地的心理咨询、人力资源支持服务等;后三个阶段应保持其与工作人员、志愿者的联系，保證工作者的心理健康，以提供人员保障。

2 SAA应急建档要点

2.1 应急建档行动主体网络的协同组建。指南尤为突出在事前筹备期构建覆盖各领域的应急组织网络，并在应急响应期基于现实情况及时协调利益相关者，从而充分调配人力资源并理顺协作关系。

一方面，突出组建跨领域、跨机构的应急组织网络。建档机构及其同行机构。另一方面，强调建档流程中的主体协调，以应对突发事件复杂多变的特性。

2.2 基于突发事件发展规律的流程设置。鉴于突发事件具有发生的突然性、信息生成与传播的不确定性等特点，应急建档流程需针对其特性进行专门化设置。

一方面，建档工作被划分为事前筹备期、应急响应期、事后完善期、长期管理期四个管理阶段。鉴于第一时间记录和掌握事件相关一手资料的是事件亲历者、目击者等主体，其收集的目的、方式、内容等都存在差异，若不及时收集则极易散失或难以在后期还原档案联系，故需档案工作者在事件发生后的短时间内迅速收集。

另一方面，不同管理阶段工作重点在整体框架下予以明确并相互补充以应对突发事件的诸多不确定性。应急响应期强调收集资料的齐全和快速;事后完善期重在鉴定和处置。最后再从长远的角度，进行二次鉴定与处置，以及资源的补充与开放。

2.3 针对复杂多样信息对象的具体规范。首先，对于社会活动中直接产生的原始记录，提供从收集到利用的全过程规范。

为保证其完整、真实和可靠，指南详细明确了每一阶段的处理方式以及需考虑维度。

其次，指南也为形式或内容特殊的信息对象提供针对性指导，包括口述档案、社交媒体信息和网页信息等数字内容以及有机材料等。

如数字内容的采集工作，机构自行爬取时需先以《网络信息存档许可表》获取网络信息发布者的授权允许爬取，用户上传数字内容时需满足《数字内容提交条目与要求》，以证明收集工作的合规性，以及保障信息的原创性、合法性。

2.4 应急保障措施的全方位配置。全面部署人力、财力、基础设施保障。三者相互支撑并贯穿于全流程。一方面，指南在认知上识别并重视突发事件的悲剧性特质，为处理较长时间接触悲剧性事件相关信息的档案工作者和志愿者可能产生的代替性创伤或抑郁等心理问题，尤为重视心理支持工作。

另一方面，指南在行动上积极做出贯穿全程的规划，保障情感支持的提供者和工作人员的全过程联系，并提供大量相关资源集合，以保障工作人员的心理健康，为应急建档和档案长期管理提供了人员支撑。

3 启示：突发事件应急建档策略

3.1 加强应急建档主体的高效联动。为促进应急建档工作的组织协调，使主体更加多元、建档能力更加全面，需加强跨领域、跨机构的及时高效的建档主体联动。

一方面，明确档案部门在建档工作中的主体和统筹地位，大力推动各类社会主体的合作，吸纳社会组织与公众的参与。例如，疫情期间各级档案馆广泛征集具有收藏、研究、展示、纪念价值的代表性资源[2]。这一做法拓展了资源来源，提高了建档的社会化程度。

另一方面，建立建档行动流程中动态协调机制。一是在建档团队组成后，通过合约签订明晰各方责任，并建立层级设置得当、权责明确的联络机制;二是设置专员负责信息沟通与具体事务协调反馈。

3.2 提高应急建档流程的灵活性。提高应急建档流程的灵活性的要点在于明确事前、事中、事后不同阶段的工作重点。例如，建档初期对信息的收集为维护信息的完整性而对档案属性的限制应有所放松，在中后期整理时强化质量管控。同时，考虑到突发事件的“在场记录”往往是零散有限的，可根据原始信息的数量与质量确认口述资源补充的具体需求。

3.3 加强应急建档对象的针对性规范。为保障对不同类型的信息对象管理的科学性与合规性，需深化针对跨媒介、多形式信息对象的具体规范。

针对特殊类型的材料处理设定特殊的管理要求，如对于规模庞大、增长迅速且极易消逝的网络资源中具有存档价值的信息，既需要宏观制度框架的方向性、原则性指导，又需要提供具体方法、建档流程和各类工具性资源，以此确保突发事件网络存档的科学性。

3.4 加强应急建档保障体系的全面性。一方面，应贯穿整体思维，构建周密的保障体系。基于建档主体，应以工作需求为导向，明确保障要素、提供相应支持的人员以及在实践过程中如何开展保障工作。另一方面，应秉持以人为本，保障人员的身心健康。基于指南在心理支持方面的重视，可借鉴其要求，提高对应急建档人员心理援助的关注，强化我国在此领域的配套保障。

作为应急建档团队的统筹者，关注工作进程的同时也应顾及相關人员的身心健康情况。一是在事前明确双方诉求并告知其可能受到的影响;二是在事中事后通过人力和物力双保障以最大化满足对方需求并尽可能降低由建档工作而带来的消极影响。如对影响较大的突发事件进行应急建档时，工作人员在同社会角色相近的受害者沟通交流时极易产生共情，累积负面情绪，导致心理问题的产生。建档的组织者需预判此类风险，在工作中连结线上线下心理疏导与咨询渠道予以关照，将保障工作人员的心理健康作为建档工作的重要内容。

参考文献：

[1]Society of American Archivists.Documenting in Times of Crisis：A Resource Kit[EB/OL].[2020-11-30]. https：//www2.archivists.org/advocacy/documenting-in-times-of-crisis-a-resource-kit#immediateresponse.

[2]中国档案报.众志成城抗击疫情 齐心协力共克时艰——各地档案部门全力做好疫情防控工作和疫情防控期间档案工作[EB/OL].[2020-02-14].https：//www. saac.gov.cn/daj/yaow/202002/e5df2f6edec74f24a6299972af67e605.shtml.

（作者单位：四川大学公共管理学院  来稿日期：2020-12-19）