浅谈如何改进地方事业单位档案管理工作

柳 丹 朱文刚

（濮阳市疾病预防控制中心，河南 濮阳 457001）

档案管理是事业单位的一项重要工作，做好档案管理工作对本单位各项工作的开展乃至社会、经济各项事业的发展都具有重要意义。然而，由于种种原因，档案管理工作长期受冷落、被忽视，不少地方的事业单位档案管理尚停留在传统档案管理阶段，工作方法和管理手段的相对落后，已显著影响到档案管理工作的开展和档案资源的开发利用。

1 当前档案管理工作中存在的突出问题

1.1 对档案管理的重要性认识不够

档案管理工作由于处于单位工作流程的末端，不能产生直接效益，特别是不少单位的领导对档案价值的认识不足，导致该项工作长期得不到重视，档案管理比较混乱，档案收集不完备、不规范；经费有限，或者不愿列出多余经费，造成档案的保护力度不够，环境状况差；档案管理人员队伍不稳定，不能形成专职专管；管理人员素质参差不齐，缺少专业培训，甚至缺乏基本的档案管理理论知识，以致档案管理工作长期停滞不前。

1.2 管理思想陈旧

当前我国档案管理已逐渐由传统实体档案管理阶段转向档案信息管理阶段，而一些先进地区正在向档案知识管理阶段迈进。而许多地方事业单位的档案管理思想还停留在传统档案管理阶段，工作人员仍采用手工劳动，劳动强度大，工作极为繁琐。档案管理思想不能及时更新，必然造成档案管理工作难以提升。如果仅仅认为档案的管理工作只是收集、整理、归档、保管等简单的重复作业，不需要具备较高的专业理论素质，将不利于档案管理工作的改进和提高。

1.3 档案管理水平低

许多地方事业单位档案管理水平不高，主要表现为两个方面：一是规章制度不健全。一些单位档案管理比较粗放，规章制度缺乏，岗位职责不到位，导致档案收集整理不规范，错误率高，归档材料不完备等。二是档案管理信息化管理程度较低，设施陈旧。虽然今天已处于信息时代，但很多单位的档案工作却仍处于手工操作阶段，未建立和形成完备的电子档案系统和数据库平台，数字化管理水平低，导致开发和利用难度较高，显著制约了档案自身价值的发挥。

2 改进地方事业单位档案管理的若干途径

2.1 转变思想观念，充分认识档案管理工作的重要性

“科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度”[1]。档案既是本单位各项工作的完整、真实记录，还是进一步改进工作的依据和参考，档案管理作为一项基础工作，对于促进事业单位各项工作的规范化、科学化，提高工作的质量和水平具有重要作用。

要提升档案管理水平，首先要提高单位领导对档案管理工作重要性的认识。只有领导重视，充分认识到档案管理是事业单位工作的重要组成部分，而不是可有可无的边缘工作，才能有效推动档案管理工作的改进和提升。档案管理工作应由主管领导专门负责，直接负责档案室的管理工作，并将档案管理效果列入业绩考核内容，以提高管理的质量和效率。其次，档案管理工作人员也要深化对自身工作的认识，充分了解和掌握一定的档案管理理论知识，对自身工作的价值要有清晰定位，要充满职业自豪感和责任意识。

2.2 改善档案管理环境和设施

良好的档案保管环境和设施是做好档案管理工作的前提和基础。档案的种类和载体多样，对保存环境有一定的要求。不少地方事业单位档案管理工作环境差，条件简陋，档案保存状况堪忧，在这样的条件下是很难谈档案管理工作的质量和效果的。因此，必须切实改善档案管理环境及设施，才能为档案管理工作提供良好的条件。如必须有专门库房和办公阅览场所，档案保管要有统一、规范的装具和相应设备，要保持档案室的卫生整洁，做到恒温、防虫、防尘、防潮等，还要保证档案室的通风良好。对档案室的温度和湿度随时监控[2]，建议档案库房的温度宜控制在14-24℃，湿度在45%-60%，以利于档案的长期保存。

2.3 健全档案管理工作制度

要改进地方档案事业管理工作，必须完善档案管理规章制度，落实档案管理责任制以及日常管理规章制度。档案管理有赖于制度建设,规范的档案管理制度是有序开展档案管理工作的基础。要做到岗位分工明确，责任落实到人，使档案管理工作高效开展。分管领导要根据本单位实际，提出档案管理的总体要求，具体制定有关档案管理的立卷、整理、移交、归档等各项制度，并由工作人员深入各科室提出具体的立卷要求，统一规范,科学归档。同时，要制定严格的档案经费管理制度。在保障充足日常档案管理经费的同时，要严格依制度管理经费支出，使每一笔经费用到实处。

2.4 健全人才队伍，完善培训机制

档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求管理人员具备档案理论、计算机技术、信息分析等多方面的能力，以适应档案工作的现代化、信息化。因而，要改进档案管理工作，首先要做到专人专职管理，注意选拔和引进懂档案管理的专业人员从事档案管理工作。单位档案管理岗位至少配备一名有过档案专业学习经历或培训经历的人承担单位的档案管理工作。其次，要加强专业培训。档案管理工作的信息化、专业化需要掌握多方面的知识，要切实提升档案管理的质量和水平，单位应定期组织档案管理人员开展相关培训学习，及时更新专业理论和技术知识，以适应当今信息化社会的需要。并在培训后，做好考核和总结工作。最后，还应积极开展兄弟单位间的交流活动。通过交流学习，取长补短，汲取有益经验。

2.5 从传统实体管理向档案信息管理转变，加强档案信息化建设

档案管理的最终目的在于档案的利用，做好档案的开发和利用是档案管理工作自身价值的重要体现[3]。传统的档案管理方式主要采用手工操作来完成档案管理的各项工作，工作量大，步骤繁琐，严重制约了档案的利用，很大程度上造成了档案资源的闲置和浪费。当今，随着信息社会深入发展，传统的档案管理模式已难以满足人们开发和利用档案的需要。要更好地开发和挖掘档案资源的价值，就必须进行信息化改造，广泛地应用计算机管理、数据处理等现代技术，对档案进行数字化加工和信息开发，形成电子档案，建立档案数据库和数字化检索平台，以利于便捷地开发和利用档案信息资源。档案管理工作人员可对档案资源进行系统的加工、分类、编研，开发多元化服务内容，更好地服务于本单位发展及社会经济建设，为领导决策、社会经济发展、市民生活提供参考和便捷服务。

3 结束语

总之，只要地方事业单位能扭转思想观念，加大对档案管理的重视力度，更新管理理念，积极运用现代化档案管理手段和信息化技术对档案资源进行充分的挖掘和利用，必将有力地促进档案管理事业的发展，更好地服务于单位事业发展以及经济社会建设。