浅谈学校档案管理水平提升的对策

曹淑坤

（吉林省广播电视大学四平分校，吉林 四平 136000）

学校在发展的过程中所产生的档案资料较多且构成较为复杂，而在学校档案管理工作开展的过程中要求对各类信息进行全面的收集、整理、保管，并针对学校发展需求来对档案资源进行开发及利用，为此需要不断的对管理办法进行优化来适应新时期下学校档案管理工作的开展形势。在实际中应结合学校档案管理情况不断地对其管理机制、管理制度等进行优化创新，加强对现代化管理技术、管理理念的运用，进而提高档案管理的水平。

1 学校档案管理的要求分析

1.1 保证档案的真实性

真实性使档案工作开展的基础性要求，在档案的收集、处理、归档中应确保所记载信息的真实性、完整性、客观性，这样才能为学校提供具有应用及传承价值的档案资料。为此对于学校档案应确保管理流程的规范化执行，加强对档案资料的编制，减少档案管理中的疏漏，并明确学校档案管理的规章制度，避免档案出现丢失、泄漏、损坏等问题。

1.2 档案管理的规范化

规范化是提升档案管理水平的重要措施，其可以为管理工作的实行提供统一的标准，使管理内容、管理目标得到高效的落实。同时对于学校档案管理还应研究其以往工作中的不足，在此基础上改进无序、混乱的管理情况。在档案管理中为了实现规范化管理的要求应以《档案法》为基础，制定档案收集、利用、保管、借阅、鉴定及销毁制度，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等，避免产生各种不必要的损失。提高科学化水平管理，通过网络、计算机等技术的运用，将会导致档案可以更好地被保留和存储。因此，应将经过数字化处理的档案资源信息网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享，改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性。

1.3 增强档案的服务性

在开展档案管理工作的过程中，应开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，为学校档案信息资源开发打开一个新的局面。应做到为广大师生员工提供服务窗口，实实在在地通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为学校的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视学校档案管理的良好氛围。例如，学校现有的纸质和电子图书资料（图书馆、电子阅览室）档案内容丰富，教学档案客观翔实，是进行教学及科学研究的重要来源，是科研活动的重要支撑，有较大的实用价值，应予以大力开发与高度利用。

2 提升学校档案管理水平的对策分析

2.1 重视学校档案管理的作用

学校档案资料所涉及的内容较为繁杂，并且许多档案都具备极高的价值，其对档案的安全性有着较高的要求，因此需要不断的提升对档案管理工作的重视程度，并且在实际中还需提高档案管理人员的专业素质能力，使其可以掌握最新的知识及技术，通过组织档案管理人员参与培训和深造的方式可以在最大程度上提升其专业能力，使档案管理人员对档案管理的重视程度得到进一步的提高。

2.2 优化学校档案管理的模式

为了良好的适应现今学校发展的形势，应不断地对档案管理模式进行创新，从而选取更为适宜的档案管理模式，目前在档案管理工作中采用的管理方法应以学校对档案资料的使用及保管要求为基础来进行选择，以此来构建系统完善的档案管理体系。并且在学校档案管理中可以采用现代信息技术来对其档案管理形式进行创新，从而有效地推动档案管理的数字化、信息化转换，这样能够缩减档案资料所占用的空间，并在一定程度上优化档案管理工作的流程，达到提升学校档案管理工作效率的目的。在档案信息化建设中注意做好档案的转换及对接工作，根据档案资料的保管要求及类型来选择适当的存储方式，避免档案资料出现损坏、遗失、泄露等问题。

2.3 明确档案管理的规章制度

档案管理制度是档案管理工作执行的基础依据，其在实际中可以为相关工作的开展提供一定的指导作用，并保证档案管理工作的执行效力，在学校档案管理中需要对其规章制度内容进行全面的细化，减少在制度内容中的疏漏，同时还应明确在档案管理工作中工作人员的具体职责，从而将档案管理的责任落实到具体的人员身上，并制定科学的学校档案管理保管规范，确认档案记录、存放和查阅标准，以此来规范及约束档案管理工作的各项流程。

2.4 完善档案管理的基础设施

在学校档案管理中应根据档案法所规定的标准来建立起相应的档案室，并根据档案管理工作要求来配套相应的设施、设备，以“八防”的标准条件来规范档案管理条件，确保档案管理场所规范、有序、安全。并且在现今档案管理工作信息化建设的形势下，对于学校档案管理还应配备完善的办公设备，使档案管理可以达到现代化办公的要求，这样能够有效地提高档案管理质量，并在一定程度上延长档案保管寿命。

2.5 创新档案管理的技术

目前学校档案管理内容、范围进一步的扩展，因此需要科学地运用管理技术、管理方法来改变其以往的工作形式，推动档案管理工作的信息化建设，实现自动化、现代化、智能化的办公要求。例如，利用MIS系统对档案信息进行自动跟踪，这样可以在档案的调用中防止出现档案丢失的问题，并且在学校档案管理中还考虑利用数据技术、网络技术、信息技术来实现网络服务的目的，这样学校师生可以根据自身需求来进行自主检索，进而在学校内部构建起良好的档案互动、交流机制，使档案管理能够满足学校所提出的要求。可以说档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户其获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高。

3 结语

在学校中需要从制度、模式、理念等方面来对档案管理体系进行创新，结合现代技术不断地加强档案管理的信息化建设，这样可以促使学校档案管理向着标准化、规范化、程序化的方向发展，其符合信息时代下档案工作的开展形势，达到对档案资源进行高效处理及合理利用的目的。同时针对学校档案管理存有的问题还需不断的进行优化，改进原有的档案管理结构，进而提高对档案资源的收集、保管、利用的水平。