乡镇基层档案的精细化管理策略研究

顾 昭

（江苏省泰州市靖江市孤山镇人民政府，江苏 泰州 214500）

乡镇基层档案信息背后有着巨大的价值开发空间，对于乡镇基层工作的开展来说也起着重要的指导与参考作用。所以，无论是乡镇的领导层还是基层工作人员，都要对自身的职责进行清晰认识，并在实际工作的组织与落实过程中积累经验、及时整改，加大力度的推动档案工作的精细化发展，让乡镇基层工作可以发挥出更强大的为群众服务与谋利价值。

1 乡镇基层档案与精细化管理概念

1）乡镇基层档案。乡镇档案指的是行政机关社会团体企事业单位在自身职责履行或业务活动展开过程中直接形成的具备整理保存价值的各种格式的文件，例如文本、图表、视频、音频等。这些不同形式的历史记录，背后有着非常巨大的价值，与此同时，也可能会限制着乡镇基层工作的落实与发展。乡镇基层档案的管理工作，尤其是其中的行政管理和档案管理两项工作，属于乡镇党委政府工作落实过程中的重要环节，也是乡镇建设过程中的一项重要基础性工作。因此，在对乡镇基层档案进行管理时，除了要切实加强领导以外，还必须对每一位领导的分管职责进行明确，并依据档案数量和管理需要配备专门的档案管理部门与工作人员，并将档案管理工作列入乡镇工作计划和发展规划体系中，促进精神档案的现代化、精细化管理。

2）精细化管理。从属性角度看，精细化管理属于一种概念或是一种理念、文化，是指现代管理工作开展过程中的社会分工与服务质量精细化转变与发展。与此同时，现代管理学认为，精细化管理共可分为三个层次，第一个层次是管理规范化、第二个层次是管理精细化、第三个层次是管理个性化，这三个层次属于递进式上升，一层比一层高级、严谨。

对于事业单位或是乡镇机关来说，精细化管理虽然属于一个商业管理概念，但是只要是管理方面的内容，就可根据场景的变化对精细化管理内容做细微调整，保证精细化管理模式可以在实际应用过程中发挥出较强的指导、监管、控制价值。对乡镇基层档案进行精细化管理，能够让人力、物力等资源得到更为充分地调动，并保证价值发挥程度，进一步促进乡镇档案信息的价值发挥，同时，还可以起到降本增效的作用。

2 乡镇基层档案的精细化管理策略

1）重视基础建设，加大力度管理。为了让乡镇基层档案管理工作的精细化目标得到实现，相关领导必须注重在财政预算中预留出足够的资金作为档案经费，支持乡镇基层档案的管理工作开展。只有增加档案管理投资力度，才能够间接保证档案资源或数据的价值全面发挥。原因是软硬件设施都需要资金支持，只有足够的资金，才能够保证基础设施的先进性和完整性符合要求。在基础建设方面，除了软硬件设施以外，还包括人才的管理与培养。同时，在基础设施的管理与完善上，乡镇基层档案管理领导还需要加大信息技术的引进力度，让乡镇基层档案信息的管理不仅朝着精细化方向发展，还要朝着信息化方向转变。如今是信息发展迅速的时代，如果不能紧跟时代潮流，对管理工作的落实模式进行优化与革新，就会导致人力与物力资源上的浪费。这不仅是乡镇机关的损失，更是国家的损失。同时，基层工作落实不到位，还会直接影响到群众的利益，故需要受到重视，尽量通过优化管理模式与理念等方式加速档案信息价值的挖掘与激发。

2）督促指导，保证队伍精良。乡镇基层档案管理工作专业性、精确性要求较高，尤其我国经济进入到新常态阶段后，档案管理队伍必须得到建立健全，同时保证队伍的整体综合素质水平达到相关标准。为了让队伍建设得更加精良，档案管理工作人员必须得到科学甄选，并保证岗位配置的更加合理，不仅可以保证档案员队伍更为稳定，同时可发挥出较强大的档案信息整理作用。与此同时，为了让乡镇基层档案管理工作人员的价值全面发挥，相关管理部门还必须对乡镇基层档案部门的工作环境进行优化。

乡镇基层档案管理工作人员必须定期开展岗位培训，保证乡镇基层档案管理队伍的整体综合素质水平较高，满足相关标准。但培训工作同样需要耗费较多的资金，同时乡镇基层档案管理工作人员还需要通过岗前培训，持证上岗。此项工作不可浮于表面或流于形式，必须严格按照相关步骤与规定有效落实。相关领导还必须将档案岗前培训与教育工作与年度考核挂钩，让档案管理工作人员受到更加严格的监管，如此，才会起到良好的监管与震慑作用，为乡镇基层档案管理的精细化开展奠定制度与人力资源基础。与此同时，通过提高档案管理工作人员福利待遇的方式降低岗位流失率，保证档案管理工作人员可以在自身职责履行过程中恪尽职守，秉承较高的责任心与使命感，积极挖掘档案信息背后的价值。对于那些工作认真态度负责的优秀基层档案管理工作人员，应注意配合科学的奖励机制，给予适宜的物质或精神方面的奖励，这不仅可以起到良好的带头示范作用，还有助于激发档案管理队伍的工作热情。

3）加大收集，丰富档案类别。乡镇基层档案管理涵盖的内容、数量较多，范围较为广，所以档案管理工作人员必须具备较强的综合管理能力，才能保证获得更好的管理效果，并让信息得到科学分类与整合。不同类型的档案不得随意放置在一个收件系统中，必须分门别类。同时，最好采用划分层次结构的方式让管理体系更有层次更加精细。如此，基层档案管理工作才能朝着精细化目标不断向前。其次，为保证乡镇基层档案管理效率得到进一步提升，相关管理部门领导还需要准备出独立的档案室或档案部门，保证各部门的档案信息都能得到科学的收入和规划，让档案类别得到详细划分。与此同时，独立出的档案部门能够对所有乡镇基层档案信息进行统一监管，而档案部门中的每一个基层管理工作人员也可根据部门的实际需要来明确自身职责，并严格按照相关标准严格要求履行自身职责，乡镇基层档案信息在管理过程中，一旦出现问题，可及时定位到相关负责人，让问题得到第一时间处理。设置专门的管理部门与管理工作人员对档案信息进行收集整理以及移交，还可以让档案信息因为得到了科学的管理，而能够发挥出更强大的价值。与此同时，对档案管理工作进行分类以及管理制度对应，可让档案的收集力度得到提升，并让管理工作更加精细。第三，档案工作和乡镇基层的发展密切相关，所以对档案信息进行精细化管理，还能够辅助乡镇基层工作的开展。

3 结语

想要乡镇基层档案管理工作朝着经济化方向发展，政府职能部门首先要保证对应的管理队伍综合素质水平较高，能够严格按照相关规定与要求恪尽职守地履行自身职责，保证档案管理工作开展质量。同时，还要加大乡镇基层档案管理资金方面的投入，对软硬件设施进行升级优化，并加速软硬件设施的信息化转变。最后，在档案信息的管理方面，也要融入更多的精细化理念，例如对档案信息进行科学的种类与层级划分，保证每一份档案信息都能获得更加专业的管理与 使用。