探究财政系统档案管理中的问题和解决策略

李雪梅

（云南省昆明市东川区财政局，云南 昆明 654100）

随着近年来我国现代化社会的不断发展，国家在进行大量的信息化管理时，电子文件管理战略的制定是我国开展，那信息化建设的需求，随着近年来各行各业信息化进程的逐渐加快，越来越多的企业或者单位在进行管理时存在越来越多的信息化资源，尤其是电子文件数量在不断地增加，而纸质档案的数字化工作受到了相关工作人员的高度重视，档案的信息化以及电子文件的管理成为档案工作的重心，于是档案数字化和数字档案信息管理成为相关工作人员的一个重点 内容。

1 档案管理工作的现状

1）采用纸质文件的形式进行管理较为落后。就目前来说，大部分单位的文书档案和财政系统档案在进行管理时所选择的管理方式依旧是较为单一的纸质文件，实体文件在进行交换和整个产业的过程中容易出现破坏的情况，还有可能出现档案丢失以及遗漏的状况，这对于我国现代化的档案管理工作的开展来说，会产生极为强烈的不利影响。除此之外，纸质档案虽然能够长久的对相关信息进行有效的保存，但纸质档案在应用过程中受到外界影响因素较为明显，如果档案室内没有做好有效的防潮或者防蛀处理纸质档案在长久的存放中有可能会出现潮湿或者重铸的不良状况，对于纸质档案后续的查阅会造成极大的影响。并且由于纸质档案的特殊性，在进行归档时，只能按照某一种方式进行分类处理，而且要对某一档案进行查询，工作人员就需要通过不断的翻阅的方式才能获得某一档案，但在进行查阅的过程中整体效率较低，并且还有可能在翻找的过程中将其他的档案弄混，这就大大影响了档案管理的整体质量，并降低了档案调用时的效率。

2）电子文件并没有得到有效的统一管理。在网络化发展的背景下，我国大部分单位在进行管理时，其电子文件的应用也越来越普及，各部门形成的电子文件绝大多数情况下都没有得到有效的统一规范和收集，不同的部门也没有对文件进行统一的保管，大部分文件都分布在不同的工作人员的手中，无法对其进行有效的集中统一管理和整理分类。虽然文件夹内保存了大量的电子文件，但工作人员想要对其进行调用或者管理难度较大，并且在进行财政系统档案的保存时，一旦某一名工作人员的电脑出现了故障，就有可能导致电子文件丢失的现象发生。在这样的状况下，财政系统档案管理甚至可以说是形同虚设。

3）管理方式较为落后。电力档案的电脑在进行管理时基本还处于上个世纪的状态，受到技术和财力等多方面的限制，部分电力公司在进行电力档案的电脑管理时，水平处于较低的状态，硬件和设备的更新都较为滞后，并且升级的相关内容也过于缓慢，这与我国现代化的电力体系建设完全不对应。在电力档案的管理工作中，大部分的计算机依旧处于单机运行或条目式管理的阶段，而这种管理方式也仅仅是一种用电脑效仿传统管理的方式，并没有转变传统的管理约束，更没有对其进行有效的创新或者优化。

2 财政系统档案管理的优化方式以及应用方针

1）电子文件的归档管理。财政系统档案的归档是现代财政系统档案数据库建设一项十分重要的内容，工作人员需要建立全面统一并且动态管理的原则，而想要达到这样的目的，这就要求整个电子文件管理体系不断进行有效的连接和融合。相关工作人员在进行财政系统档案的统计与利用时，需要针对每一项管理内容开展合理的过程监控，这样能够帮助工作人员及时发现并且纠正问题，而在此过程中工作人员需要将电子记录和职能活动的过程进行密切的连接，使电子文件的保存具有真实性和完整性。而当电子文件的真实性和完整性得到验证后，可以将其嵌入到整个数据库的文件保管系统中，这样能够使归档的完整性得到保障，而数据库可以与云端连接，即使某一终端发生了损坏，也不会影响文件的长期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且为档案的全面信息化管理也有一定的促进作用。而财政系统档案管理的相关工作需要依靠法律法规来进行，工作人员需要制定这项单位财政系统档案资料的管理细则，并严格按照细则管理档案的工作来开展一系列的管理工作人员，可以对财政系统档案中的各种形式进行归类管理，并且做好明确的规定，例如图片不清晰或者无参考价值的，不可将其归纳到数据库中进行管理，或者在进行文字记录时，应当标注时间地点等多方面的内容才能被视为有价值的管理档案，只有这样才能做到有的放矢，使档案的整体管理质量得到 优化。

2）合理的档案信息化平台建设。档案信息化平台建设对于档案信息化的转变来说至关重要，目前的通信中心档案的设施以及仪器总体来说较为有限，而建立相应的办公自动化以及档案操作软件，对于档案的信息化管理来说至关重要。软件平台包含系统操作软件和数据库系统平台的数据库系统平台，需要具备数据的处理功能和档案的管理功能，而目前所使用的操作系统软件一般会选择windows软件，少部分单位可能会选择IBM操作系统。其中的档案软件管理需要对各个部门形成的纸质或者电子文件进行有效的管理，只有这样才能使国际标准的原数据得到有效的加工，便于不同系统之间的数据交换以及信息检索。对于电力档案计算机信息化管理水平不高的状况，档案管理部门可以制定相应的计划方案来对其进行改善。档案管理部门需要结合实际状况来选择能力较强，并且具有较为丰富和较良好市场口碑的电脑软件研发公司，来为企业设置相应的电力档案管理软件，并且在获得软件后应当及时做好软件的系统性更新，尽可能提高计算机软件的先进性，除此之外还需要尽可能建立完整的电力系统内部网络，促进电力档案的资源共享，这样才能使电力行业得到专业性的研发，使电力企业的发展得到有效地促进和优化。除此之外，还需要在社会上聘请专业素质良好的计算机管理人员，不断提高工作人员的专业素养，使各项信息化管理的整体质量得到优化。

3 总结

档案信息化是基层档案是管理所面临的一个重大课题，也是各个单位在未来信息高速发展时需要具备的一个重要条件，所以在进行不同单位的档案信息化环境建设时，一定要了解本单位的特点，并根据单位的档案量和管理状况作出相应的管理方式优化，只有这样才能够使未来的档案信息化管理质量得到提升，使相关工作人员能够重视数据的收集以及归纳总结。