基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施

王立亭

（鄄城县大埝镇卫生院，山东 菏泽 274600）

基层卫生院是对当代乡镇地区发展中居民的健康和卫生起保障作用的单位，而随着现代乡镇地区的快速发展，与城市化水平的距离正在逐步缩小，且在国家非常重视医疗水平及管理发展的背景下，基层卫生院的管理及发展工作也会随之被提出更高的要求和标准。档案管理已经成为基层卫生院发展的重要部分，不光起着记录乡镇基层卫生院的发展进程，而且更重要的是其登记着卫生院所接受病人的病理及诊疗方案，其过程中遇到的困难和所解决问题的方案，均为卫生院跟随现代化医疗水平的发展提供了重要的保障基础。

1 目前基层卫生院中档案管理所暴露出的问题

1.1 缺乏专业的医疗档案管理人才

随着信息化的发展，医疗档案管理也正在从原有的传统模式中不断变更为更加信息化、专业化的管理方式，确保档案管理的精准性和严密性。而在目前乡镇地区基层的卫生院档案管理中，负责人员大多是医务人员“兼职”在做的事，他们没有受过专门的相关档案管理工作的知识培训，只能是凭借其多年的工作经验进行整理，主观性比较强，不能保证档案记录、存放及分类等的正确性和使用价值；此外，乡镇卫生院医务人员有限，同时兼顾档案整理的工作难免力不从心，进而会导致遗漏等情况难免发生，这就使档案管理无法为基层卫生院的进一步发展做有效参考的价值[2]。

1.2 档案管理的硬性条件有很大缺陷

基层的卫生院由于其面对病人的范围比较少，所以卫生院的规模一般都比较小，基础设施也相对简陋，且设备大多是比较老式陈旧的。即使是有新技术的引进，也是优先考虑对卫生院医疗水平有提升且对病人有更大帮助的医疗设施的投资，而不会对档案管理投入太多成本和精力，这就导致基层卫生院的档案管理更新较慢，无法跟随现代化的脚步发展；此外，乡镇卫生院的场地较小，还要供应医务人员、病人、设备设施等的管理及存放，能给档案管理留存的空间就很少了，再加上档案管理的设施陈旧，这就导致档案管理最基础的硬件设施需要都得不到满足，自然就无法保证档案的有效管理。

1.3 缺乏对档案管理的理念和意识，制度不健全

不管是由于档案管理的人员专业知识落后，还是硬性条件的缺陷，归根到底都是因为在乡镇基层卫生院的档案管理意识不强，制度不全面而造成的。当下很多基层的卫生院还保持着老旧的管理方式，这种管理方式甚至形同虚设，并没有一个完整且良好的管理体系，使本就不受重视的档案管理更是混乱不堪。卫生院的档案管理在很多情况下就是为了应对上层领导的检查工作而设立的，医务人员及管理人员并没有意识到对医疗档案的严格及有效的管理，会给整个基层卫生院的进步打好基础。基于这种落后的意识，基层卫生院并没有引进先进的科学技术和档案管理人才，更没有建立一套完整的管理制度。因此，使得在基层卫生院发展过程中，档案管理这一重要环节并不能为之起到辅助作用。

2 对基层卫生院的档案管理进行创新改进的办法

2.1 招聘专业档案管理人才，增加管理知识学习

所有管理中的核心一定是人，就拿基层卫生院的档案管理工作来说，要想提高其管理水平，就必须要引进专业的档案管理人才，不能再使用以前的“一人多用”的模式，要让专业领域的人才去做专业领域的事情，才能做到管理的有效性和实用性。在以往基层卫生院的档案管理工作中，常常会因为缺少专业的档案管理人才而导致的材料记录不完整，或病理记录的丢失。此外，要加大对原有医疗档案管理人员的培训力度，一方面用新人的引进刺激他们对档案管理的重视，另一方面要通过对档案管理这一环节的系统培训，使工作人员意识到档案管理在基层卫生院的工作中是非常重要的，能给当地医疗水平的提高带来不可估量的价值作用。这种技能培训既要包括对档案管理专业知识的了解和应用能力，还应该强调要具备能结合现代化信息技术管理的技能。基层卫生院可以通过引进当地其他部门管理水平经验和聘请外部医疗团队中档案管理方面的专家来为工作人员进行培训，并对参加培训的人员进行一定程度的专业知识考核，合格后才能上岗[3]。

通过对档案管理专业人员的增加，以及对原有工作人员在技能方面的专业化培训，能够使基层卫生院不断强化其在档案管理方面的专业化发展，同时利用档案管理的不断完善为整合医疗水平的提升打下良好的基础。

2.2 增加在卫生院档案管理硬件方面的投资

随着科技的发展，各行各业现在已经开始都在利用网络建立不同程度的信息化管理模式了，在医疗系统中也已经大面积地覆盖了网络管理。然而，在乡镇的基层卫生院中，由于地区人口不多以及经济发展相对缓慢的限制，用在医疗上的硬件设施受到很大限制。而乡镇地区的基层卫生院要想提升档案管理在医疗发展方面的作用，就要想办法增加对档案管理的资金投入，引入先进的计算机等的设备，同时要加大信息化管理方式的投入，利用大数据等先进手段，将当地村镇居民的信息录入医疗系统，此外，将原有传统的纸档记录单也编辑成电子化形式，利用云端系统存储等先进手段，对档案管理进行记录。一方面可以节省因纸档记录保存而造成的大面积占地，为其他医疗服务提供空间，另一方面能降低档案记录不被丢失的风险。

2.3 修订档案管理流程的制度，引起重视

基层卫生院的档案管理工作之所以一直都比较落后，除了没有先进的设备和专业的人才外，最重要的是没有加深对档案管理的重视力度，从卫生院的领导层到医疗人员都没有意识到档案管理对当地居民的健康和整个地区医疗水平的提升有重大帮助作用，所以卫生院并没有对档案管理这一环节进行比较系统化的制度制定和管理。因此，基层卫生院要从领导层的观念意识引导出发，加强领导层对档案管理的重视程度，在此基础上，通过聘请专业人才、引进先进管理手段和方法等途径建立比较完善的档案管理制度并严格执行，使基层卫生院的档案管理能做到有序可行、有据可查。

3 结束语

综上所述，基层卫生院的档案管理目前还存在很多问题，但这些问题都是可以通过意识的提升、专业能力的培养等方式解决的。而当下已经有很多医院的档案管理趋于成熟，因此，乡镇的基层卫生院可以在学习借鉴其经验的基础上得到快速的发展，让乡镇基层卫生院中的档案管理成为卫生院医疗水平快速提升的基础和居民健康生活的保障。