提升医院办公室档案管理工作效率的有效对策

曹宪国

（菏泽市中医医院，山东 菏泽 274000）

医院内部的档案管理工作涉及了非常广泛的内容，其主要涵盖了医院的基础建设档案、文书档案、患者病例档案、人事档案、医疗研究成果档案、医疗设备及设施档案等等。社会在不断的进步，对此，医院也要做出综合性创新和改革，以便更好的使社会发展，这样档案管理的内容也会越来越多，目前又将病例分析、病人B超以及医院的影响等内容列入其中，在涉及范围不断增加的背景下，使得管理过程中出现的问题也越来越多。

1 现在医院档案管理中存在的问题

1）缺乏先进的档案管理理念。就目前的医院来讲，大多数都只注重对能够提升医院经济效益的技术或者业务方面的扩展，很少注重医院的档案管理，截止到目前，就形成了统一的现象，即尚未对档案管理形成正确认知，并没有明确做好档案管理工作对医院的发展及经济效益提升所能够带来的益处。医院在发展的过程中，其实已经形成了较为传统的轻管理、重医疗的思想，对档案管理工作尚未形成正确的管理体系和流程，再加上档案管理人员缺乏相对专业的管理水平，缺乏先进的医疗设备、缺乏资金投入力度等，这些因素都给医院的发展造成了一定的阻碍。

2）缺乏高水平的管理素养。由于医院对档案管理工作的不重视，致使医院的档案管理人员缺乏高水平的管理素养和专业的管理知识，导致医院内的档案管理工位变成了可有可无的岗位。由于专业素养的缺乏，使得该工作出现了严重的形式化和表面化，对于工作内容都处于一种得过且过的心态。然而，随着大数据时代的到来，使得社会对档案管理人员的要求越来越高，不但需要他们具备较高水平的专业素养和专业技能，同时还需要具有先进的管理技术和管理知识，但由于医院缺乏对相关人员的培训教育，使得医院档案管理工作顺利开展受到了较为严重的影响。

3）缺乏对档案管理工作的重视。档案管理工作的最大特性就是为医院发展提供服务的，也正是因为这一特性，使得医院领导缺乏对该工作的重视，并且在资金投入方面也相对较少，甚至都认为没必要为档案管理人员组织培训活动。思想上的不重视、资金上的不支持，不但影响了医院档案管理工作的前进行发展，同时还会降低科研资料查询的效率。影响医院临床科学研究，并且还大大降低了医院工作人员的研究积极性[1]。

2 提升医院档案管理工作效率的有关对策

1）树立正确的管理理念。要想有效提升医院档案工作的整体效率，就必须要建立科学合理的管理理念，同时医院管理部门还可以结合实际管理情况在医院内部设置一套完善的现代化的管理体系，管理严格了，设施齐全了，才会让档案管理人员从思想上提升对其的重视，才能明确此项工作对于医院发展的重要性。另外，相关管理部门还需要为医院的档案管理工作提供一些先进的现代化技术，以便更好的提升工作的科学性，满足医院科研工作对档案数据的需求。最后，还要加强档案管理知识的宣传力度，使每一位档案管理人员都能从思想上改变对该项工作的认识，强化他们对此项管理工作的了解。

2）完善档案管理制度。要想提升医院档案管理工作的工作效率，必须要结合医院情况制定出完善的管理制度[2]。档案管理制度的完善，主要从以下几个方面进行。首先，要明文规定管理人员的工作权限和职责，让档案管理人员能够做到有条例依靠，规范管理人员的行为。其次，结合实际情况，制定档案管理的守则，包括档案如何存放、多久进行一次整理和除尘保养、如何规范的检阅档案等，都要进行严格规范。最后，医院还要制定一定的监督体系，监督体系是为了能够落实制度，确保管理人员按照规定工作的重要措施，是必不可少的管理方式，这样才能使医院的档案管理工作效率得到根本上的提升。

3）引进新管理设备。为了更好地对医院档案进行科学有效的管理，实现工作效率的提升，还要引进新的管理设备和工具。在当下信息技术和互联网技术的快速发展下，自然是要将计算机及相关技术引进到医院中来。在引进先进设备后，就可以着手建立一个电子档案管理系统，可以通过计算机实现对档案的高效管理和检索。除此之外，还可以建立一个网上的档案管理系统，方便相关档案的调取和传输，促进档案利用率的提高，并且还能彰显出管理工作的高效性。

4）创新档案服务能力。开展档案管理工作的主要目的就是为了能够更好地为医院的科研事业提供数据支持，对此，对档案管理的服务能力进行创新和完善也是医院必须要重视的焦点。由于档案管理工作是为科研提供服务的，因此，必须要体现出档案信息服务的主动性。此外，还需要对医院的档案远程服务能力进行创新。为了更好地满足医院的现代化发展需求，对此，在档案管理工作中也必须要加大对先进管理技术的合理和运用，借助信息技术来提升档案信息服务的便捷性，从而使医院的档案管理工作的效率得到根本上的提升。最后，强化医院档案的深层次编研。档案编研是医院档案管理工作中最为重要的一项工作环节，为了提高其工作效率和档案信息的利用率，就需要有序开展医院档案的编研工作，此外，考虑到某些档案可能会影响到医院的经济效益，因此，在编研过程中可以特意邀请一些经验丰富且编研水平较高的专家协助编研工作的深层次开展，这样不仅能够确保档案信息编研的科学性，同时还能确保医院的经济效益。

5）加强对档案管理人员的培训。要想提高医院档案管理工作的工作效率，还要注意对档案管理人员的培训[3]。档案管理人员的培训主要可以分为两部分，第一部分是对档案管理人员专业技能的培训，专业技能主要包括档案的收集、档案的保存、档案的检索、档案的保养等工作内容，并且还要包括对档案管理设备和系统的运用。第二部分就是对档案管理人员工作素质的培训，工作素质的培训主要包括是培养档案管理人员的工作素质，目的是让管理人员能够明确档案管理工作的重要性，让管理人员能够更加尽职尽责的工作。除此之外，还要将相应的人员管理制度落实，以保障对档案管理人员的监督。

3 结论

从上文的分析中可以看出，档案管理是医院管理工作中不可或缺的工作之一，只有完善好医院的档案管理工作，才能使其正常运行及可持续发展得到有效保障[4]。对此，为了更好地提升医院档案管理的工作效率，笔者主要总结以下几点对策：树立正确的管理理念、完善档案管理制度、引进新管理设备、创新档案服务能力、加强对档案管理人员的培训等，希望能够为医院实现更好、更快、更远的发展目标而做出贡献。