钦州市乡镇基层社保档案管理工作理论基础和实践经验

劳琼丽

（灵山县新圩镇就业社保服务中心，广西 钦州 535000）

乡镇基层社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。

1 社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存

乡镇社会保险业务部门对档案管理、各站、所社会保险业务档案管理指导、对各行政村社会保险业务档案管理进行指导。建立乡镇社会保险业务档案管理指导，负责接收本行政区域内的社会保险业务档案管理指导，管理本行政区域内的社会保险业务档案管理指导工作很有必要。

2 从实际工作来看，乡镇基层档案的收集保管管理指导一般都不是很好

所保存的永久和长期档案满10年后存在着管理指导问题，县级档案管理部门也无法给村级档案室编制全宗号。如果乡镇能够建立乡镇综合社会保险业务档案管理指导的话，接受村级档案既顺理成章，也理所当然。一是对过去不合时宜，制约社会保险业务档案管理指导方面的政策加以完善，杜绝各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。二是加强对社会保险业务管理指导的力度，规范对中介机构的管理指导，促进地区社会保险业务的健康发展。

3 对于档案管理指导机构的工作人员，档案行政指导属于其职务行为

其代表的是档案行政管理机关，这种情况下，档案行政管理机关的工作人员属于档案行政指导主体。乡、民族乡、镇人民政府指定负责档案工作的人员，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作人员的档案行政指导主体地位也是由《档案法》等法律法规规章规定的。《档案法》第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”根据我国相关的法律法规规定或授权，各行业或地方行政管理部门都可在其职权的范围内对其内部及所属单位的档案工作实施行政指导，成为档案行政指导者。如，国务院民政行政主管部门、县级以上地方人民政府计生卫生行政主管部门、农业行政主管部门、教育行政管理部门等部门可依法对其职权范围内档案管理工作实施监督与指导。总之，对某一区域或某地行业档案事务有主管权限的就是档案管理指导的主体。在档案管理指导中的具体运用过程中，行政指导实施主体与相对人非常重要，它不仅决定着档案管理指导实施的方式和方法，也影响着档案管理指导的效果。因此，在实施档案管理指导时，一方面必须搞清楚档案管理指导主体与档案管理指导实施主体的关系与区别，“我国行政指导的实施主体之范围较行政主体之范围更广，不仅包括行政主体，还包括行政机关委托的组织以及作为行政指导的执法人员”。另一方面要搞清楚档案管理指导的对象——档案管理指导相对人的情况，在一视同仁的前提下，根据不同性质与特点采用不同的方式、方法。因此，对不同类型的档案管理指导相对人的特点进行理论研究，是新形势下档案管理管理工作发展的必然，也是档案管理工作服务于国家经济社会发展的需要。要不断丰富乡镇综合社会保险业务档案管理指导的内容，提高乡镇综合社会保险业务档案管理指导的使用价值，经常了解单位对乡镇综合社会保险业务档案管理指导材料的新要求，树立乡镇综合社会保险业务档案管理指导利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究乡镇综合社会保险业务档案管理指导用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。健全管理乡镇综合社会保险业务档案管理指导的机构，要在条件具备的地方成立服务机构乡镇综合社会保险业务档案管理指导部门，认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作。

4 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务

社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。建立乡镇综合社会保险业务档案管理指导，是档案管理指导工作适应新形势发展的需要，是“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的具体体现，乡镇综合社会保险业务档案管理指导可以更好地服务于当地的经济发展，为本行政区域内的社会各阶层、各层面提供更完美、更优质的服务。

5 结语

保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。按照档案属地管理的原则，乡镇档案管理部门指导本行政区域内的档案工作，接收本行政区域内各个单位的档案管理指导，对本行政区域内各个站、所、行政村、企业的社会保险档案统一编制全宗号，实行集中统一管理。也使社会保险档案的接收更加方便了。乡镇社会保险档案管理指导可以全方位的接收本行政区域内的各种纸质和其他载体的档案，使社会保险档案的安全和保存内容有了极大地提高。