居民基本养老保险档案规范化管理探究

尤 艳

（陕西省榆林市榆阳区机关事业单位和居民社会养老保险经办中心，陕西 榆林 719000）

真实的记录参保的单位或是个人的权益，都是通过居民基本养老保险档案来加以体现的，这不仅是居民养老保险事业发展的重要依据和资料，也是个人享受养老保险福利待遇的一个重要凭证。要想顺利的推进居民基本养老保险经办管理工作的进行，必须要做好养老保险档案的规范化处理。因此，我们对居民基本养老保险的档案规范化进行研究，在具有理论意义的同时也有十分现实的意义。

1 居民基本养老保险档案管理存在的问题

1.1 工作效率不高

在收集居民基本养老保险档案的过程中，需要由参保的群众先完善相关的档案资料，将填好后的资料递交给所在的社区，然后由相关部门统一收取并整理将资料移交到居民社会保险的经办机构。在整个资料传递的过程中，会涉及较多的环节，即使每一个环节中都有专业的人员负责档案管理，但是仍然会消耗大量的时间，在某一个环节中出现档案资料停滞不前的情况也是屡见不鲜，这都意味着档案的收集工作的效率被不断的拉低。

1.2 档案资料内容缺乏规范

居民基本养老保险档案会对档案的内容提出较为严苛的要求，不同的地区需要结合当地实际的情况来制定档案管理的制度，明确档案填写的格式以及内容，确保档案资料的规范。然而目前来看，居民基本养老保险会涉及过多的人民群众，其中的资料和信息包含的范围也较为广泛。因此，经办人员很难对上交的档案信息进行一一的筛选和排查，再加上缺少专业的监督，经常会出现数据填写不规范不准确的情况，导致档案资料的真实性受到影响。

1.3 档案信息无法保障安全

在收集基本养老保险档案的过程中，会提出明确的制度要求，然而到了后期的保存阶段，却没有认真的履行档案资料销毁的流程和规定，很多地区对于这些养老保险档案采取了随意丢弃的政策，这显然会带来一系列的安全隐患。一旦这些档案资料流落到不法人员的手里，就会造成个人隐私信息的泄露，会给参保人员的日常生活带来很多不必要的麻烦。

2 居民基本养老保险档案规范化管理的有效策略

2.1 加快档案信息化建设

根据目前居民基本养老保险方案传递的过程，我们不难发现传递的过程中，传递的资料主要是以纸质的文件为主，因此，在传递的过程中破损、丢失是十分常见的现象。所以，要想提高档案资料传递的效率，必须要简化其中的流程，提高资料收集和传递的准确性。对此，信息化的档案管理成为社会保险经办机构的主要切入点，只有加快了信息化的建设，引入相关的计算机设备，才能够在全国范围内建立起统一的养老保险业务档案管理系统。同时，还能够明确档案管理的制度以及相应的范围和保管的年限。在日后养老保险业务办理的过程中，相关人员只需要将关键的信息输入到文档之中，就可以检索到需要的信息资料，实现文件资料的电子化。此外，还应该做好备份，将备份后的文件传递给上级部门，既可以提高养老保险档案管理的效率，而且也可以弥补档案在传递过程中出现损坏和丢失等问题造成的损失。

2.2 建立档案资料审核机制

由于在办理养老保险业务的过程中，会涉及大规模的工作量，因此在收集资料阶段，经常会出现保险业务相关信息错填漏填的情况，经办人员无法做到一一的审查与核实，难免会出现失误。为了避免和杜绝类似情况的再次出现，社会保险经办机构应该改变传统的思维方式，实现工作策略的创新。以审核主体为基础，建立全面的资料审核机制，打造区、街道社区三位一体的档案资料审核系统。根据所在地的实际情况仔细的审查养老保险档案资料填写的内容和格式，只要发现数据填写错误，字迹模糊的情况，需要退回档案信息由参保人员进行重新填写或是适当修改。这样就可以实现审核工作的分包处理，在提高工作效率的同时，也可以保障档案资料内容的规范与准确。

2.3 加强档案资料销毁管理

居民基本养老保险档案中会包含大量的与个人隐私相关的信息，因此需要得到一定的保护，即使保存的期限已到，也应该统一进行销毁，避免出现信息泄露的情况。对此，养老保险的经办机构也应该针对资料的销毁，建立一定的管理机制，到达了保存年限之后，需要有指定的人员来负责档案的鉴定与销毁，确定资料需要被销毁之后，要制定好销毁的清册并上报给相关部门，完成之后才可以开展销毁工作。而且，需要有专门的人员负责档案资料，销毁的过程保障销毁工作也能够规范地进行，避免由于资料中也思信息的泄露而对参保人员的安全造成伤害。

3 结束语

总体上来看，目前我国居民基本养老保险的档案管理工作中还存在一定的不足和漏洞，这会对我国养老保险业务的开展带来一定的制约和负面的影响。因此，我们必须要做到居民基本养老保险等管理工作的规范化处理，从多个方面入手，全面的落实规范化管理的措施，保障我国居民基本养老保险的档案管理能够更加的准确完整。