如何做好事业单位文书档案管理工作

刘梦茹

（阿盟公路运输维护中心，内蒙古 阿拉善盟 750306）

目前，我国档案管理工作在新时期背景下出现了巨大变化，呈现出档案资源数据日益丰富、档案信息愈加多元化的特征，加之计算机技术、网络技术的快速发展，传统的档案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐渐暴露出越来越多的问题，难以顺应新时期的发展需求。在此形势下，改革创新档案管理工作刻不容缓。因此，研究新时期的档案管理工作十分必要，是摆在我国各地、各级档案机构面前的重要任务

1 事业单位文书档案管理中容易遇到的有关问题

1）对档案管理工作推进力度不足。一是，个别档案管理部门缺少严密的工作制度和工作流程，执行力不够到位，收集、传递及归档存在不及时、被动工作等情况，工作流程漏洞多、不严密，档案材料收集、转移、存档不够及时、完备、准确；二是，建档材料存在分类不规范、内容不准确的形象，有的存在装错类别的，容易影响检索正确率和效率；有的存在材料涂抹或填写不清楚现象的；有的存在冗余材料存档造成档案材料过于庞杂的；三是，个别存在档案整理不够规范、整洁、美观的，在裱糊、装订等环节不够严格、认真，造成档案整理成效不够突出。

2）理念滞后。一些基层事业的工作人员，将工作内容局限于抄录档案、保管档案范围内，对档案的管理仅从档案事务性工作出发，尚未正确认识档案管理具有的国家财富价值，没有明确档案管理对现代社会发展所起到的间接性增加经济效益作用。理念上的滞后，不仅导致档案资料频繁出现信息泄露、丢失、不完整等情况，还经常发生档案管理设备老旧、破损等问题没有及时解决，难以满足现代化档案管理需求，思想上对档案工作档案管理的不重视，行为上对档案管理的不规范不科学，大大阻碍了档案管理工作改革创新。

3）方法单一。社会在不断进步，档案工作的方法不能停滞不前，而是要与时俱进向着多元化方向不断迈进。但是现阶段来看，我国事业单位档案管理方法还存在着过于单一陈旧的问题，事业单位很多档案工作人员自身没有接受过专业系统培训，所掌握的档案管理手段、理论知识、现代化技术明显不足，实际工作开展盲目沿用过去“老一套”方法，不仅工作过程乏味枯燥，工作效率也很低下，难以提升档案管理工作质量。此外，现代化设备应用的不足，也无法体现飞速发展的现代科学技术在档案管理工作中的独特优势，无法为档案管理注入源源不断的新活力。

2 做好事业单位文书档案管理的对策

1）提高重视程度，全面认识档案管理。长久以来，很多人都将档案管理定位于幕后工作，不够关注这项工作，加之档案管理没有明显的工作成绩，更加剧了档案管理被忽视的程度。新时期的事业经营管理与发展中，要提高对档案管理的重视程度，将其作为一项艰巨且需长期坚持的工程，全面认识档案管理重要性，意识到档案管理对于机构稳定运行、企业正常发展以及社会快速进步等方面的积极作用，把档案管理纳入重点工作范畴，从上到下有序落实各项档案管理内容，及时发现其中的不足之处，采取有效方法防范和解决处理，通过思想态度的端正，自觉扛起岗位工作中的档案管理责任，认真严肃看待各项档案管理工作。

2）增加信息化应用，革新工作方式。面对新时期对各个领域信息化建设提出的迫切要求，事业单位的档案管理工作要尽快增加信息化应用。一方面，购进功能完善、效率高、安全保障强的档案管理现代化软硬件设备设施，为档案资源的信息化管理工作顺利落实提供基础条件。另一方面，加强对工作人员使用信息化手段提升档案管理效率和质量的技术培训力度，保证工作人员可以娴熟操作计算机、现代化设备设施、信息管理系统、档案数据库等。

3）提高单位领导对文书档案管理的认识。提高对事业单位文书档案管理工作重要性的认识，必须从领导开始以身作则。要加大对事业单位档案管理工作重要性的宣传力度，从单位领导人、档案管理人员、产生和收集档案的员工开始，全面培养他们工作的积极性，形成档案的收集及保管意识。只要领导充分认识到文书档案的重要性，就势必会加大经费的投入，加强人员的培训力度，改善单位档案管理工作环境。

4）创新管理模式，提升管控效率。现阶段，部分企事业单位已经开始逐渐提升对计算机技术应用的重视，但是通常只涉猎到档案目录的收录、输出和检索等，这显然是不够的，相关管理人员需要进行更为深层次的探索应用，推广各种崭新技术。实际上，通过实践观察后可以发现计算机技术在档案管理中具备极为广阔的发展前景，如利用条形码的方式代替传统的档案编号，此举不仅能够保证档案资料的安全性，而且还能够为后续查阅和管理奠定下良好的基础，此外此种方法还能加速借阅归还的速度。现阶段，我国各行业的手工操作均在尝试着应用计算机技术来完成，针对文书档案管理的工作自然也不例外。档案的业务工作以及管理工作等均在不同程度上实现计算机管控，极为有效地推动了不同地区的文书档案的资源交流，这是人们利用计算机技术的重要展现。有大量实践报告表明，此种档案管理模式能够在相当大的程度上解决实际存在的问题，同时还能有效提高管理质量和管理效率。

5）创新队伍建设，优化工作形态。现代科学信息技术正在迅猛发展，档案管理的模式将会伴随信息技术的发展变化而产生变动，整体科学性、合理性正在不断增强，但即便如此，档案管理也需要人员的操作支撑。所以，档案管理工作者有必要坚持学习培训，不断提高自身的从业能力，通过科学合理的技术工具，增强档案管理工作的投入，促使档案管理工作实现创新发展。相关企事业单位需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。此外，还需要健全完善人员进出管理制度，以促进文书档案工作的稳定 发展。

6）推举特色服务，优化服务功能。在新时期的档案管理工作不能被局限在传统的坐等上门的落后模式，有关人员需要明确应该如何实现从被动到主动的转化，借助于计算机技术来提供远程服务。众所周知，网络是非常庞大的信息集散地，资源信息传播速度是非常可观的，和其他文书档案机构联网，共同享用部分信息资源，逐步拓宽业务的应用范围，由浅至深，逐步地深化现阶段文书档案管理工作。档案管理工作能够在服务领域寻找突破与创新，全方位地开发现阶段已经拥有的档案资料，而后加工处理，保证其能够更好地服务于现代社会，为社会发展提供不竭的动力。

3 结束语

总之，文书档案的内容将会见证企事业单位从无到有，从有到创新，从创新到拓宽的历程，是现代企事业单位的重要管理工作。所以，切实有效地提升在文书管理上的投入具有极为重要的实践意义。