基层事业单位档案管理现代化实现路径

马海燕

（河南省周口市淮阳区人力资源和社会保障局，河南 周口 466700）

在信息化技术发展越来越快速的情况下，各行业的工作方式都有互联网的参与，基层档案的管理工作也是如此，虽然其工作具有一定的特殊性，但是科学化管理档案的需求在基层单位来讲，还是非常重要的，如果管理涣散，在需要调用的时候不能快速调出，这会导致很多重大事件、案件等不能及时处理，影响最终的处理结果，因此，档案管理工作效率是一个急需解决的问题。

1 基层事业单位档案管理的现状

1.1 管理制度没有与时俱进

事业单位是一种特殊的单位，其存在的目的是维持社会各项事务的正常稳定，作为履行社会职责的基本单位，其创立的时间很早，经历了长时间的基层单位，其管理模式并未与时俱进，对于大量的底层数据没有录入电脑，查找起来也极为繁琐。

1.2 对档案管理工作不重视

作为基层的事业单位，因为信息资源极为丰富，如果专门对档案管理进行精细划分，工作相当繁琐，所以很多基层单位会选择搁置此事，这也是如今基层单位的档案管理工作不到位的主要原因。领导不重视，自然没有足够的人手配备，档案管理工作就十分松散，一旦遭遇到紧急事件，档案调取出现极高难度，甚至有些档案还被虫蛀而导致信息的丢失，难以找回。

1.3 信息化技术建设不及时

随着互联网技术的提高，对于档案管理还处于传统的方式，很多都是一名管理人员守着一个偌大的文件库，使用传统的方式，一本一本将档案归类到文件架上，并且没有防尘设计，时间一长就会导致虫蛀的情况发生，甚至有些档案室没有必要的防火防水措施，工作人员没有将这些纸质档案录入到电脑之中存档，一旦发生意外，档案也就不复存在，如果要重新制作档案，所花费的时间和精力都会消耗 巨大。

1.4 档案管理人才极为缺乏

正是因为基层事业单位领导对档案管理不够重视，自然也不可能派出很多人员进行管理工作，势必导致档案管理人才缺乏，对于大量的档案，非专业人员所需要的整理时间会远远超过专业人员的时间，效率极低，并且效果还很差。这些都是目前基层事业单位档案管理所遇到的问题。

2 基层事业单位档案管理现代化策略

2.1 完善档案管理制度

对于如今的档案管理制度不完善的现状，现代化档案管理是需要沿袭传统档案管理制度中的优点，改进其缺点的过程，对于档案管理，事业单位可以制定相应的分类制度和奖惩制度，并将责任落实到人头，对分类过程进行整理、规划和录入。比如，单位可以将档案管理制度上升到一定的程度，让档案管理人员对档案内容的准确性进行签字保证，在整理出来的信息中，确保信息真实有效，没有错误，并增加审核责任人，让其对录入的信息进行确认，这样的方式，就能让档案录入的真实性和准确性得到一定的保证。

2.2 重视档案管理工作

档案管理工作在当今发展力度不够的主要原因还是因为领导不够重视，这一点需要从上往下进行改革，只有领导端正了对档案管理工作的态度，事业单位的工作人员才能对档案有所重视，档案管理人员也更能更加认真地对待自己的工作。领导也可以通过与薪资挂钩的方式，帮助现代化档案管理工作的实施。比如，在档案管理工作之前，领导可以专门召开会议，将所有参与档案管理的工作人员聚到一起，共同研制出档案管理制度和方法，并落实到人头，奖惩有度，如果档案录入在当月没有纰漏，可以给予一定的奖金奖励，但如果档案录入有误，或者调取档案耽误时机，当有现金惩罚，并给予一定的过失处理，这样的方式虽然没有人情味，但工作人员会在工作的时候更加投入和细心。因此，领导的态度是现代化档案管理是否能成功实施的关键。

2.3 建立专业信息系统

在互联网飞速发展的当代，现代化档案管理如果脱离了计算机，效率会非常低，事业单位可以购买相对专业的设备，帮助档案管理人员进行信息的采集，录入精准的电子档案，并通过关键字识别的方式，将电子档案归类，除了前期比较辛苦的扫描录入，后期的调出档案就轻松多了，单位可以寻找相对成熟的系统来满足快速录入档案管理的需求。比如，利用扫描枪的功能，将纸质档案中的文字扫描到电子档案中的相应位置，这比让档案管理人员用手每个字敲打出来，效率会快若干倍。档案管理人员将档案扫描成电子档案之后，可以通过点击屏幕或者鼠标点击的方式，将电子档案归类到所属类目，这样，每一份档案都通过这样的方式进行录入，在下一次需要调出档案的时候，工作人员可以通过直接在分类目中搜索的方式，搜索到所需要的档案，这样的方式，不仅可以节省大量的文件架空间，还能节约基层事业单位的档案管理成本。

2.4 强化专业人才培养

档案管理工作是一个繁琐的工作，也是一个精细化的工作，需要专业的人才进行录入和管理，这就需要具有信息技术背景的相关人才，所以，对于现代化档案管理工作，单位可以对人才进行培养和深造，这些人才也会因为单位的培养而更加投入工作之中，为档案管理工作提供自己专业知识和工作中的宝贵经验。比如，对于档案管理人员，单位领导可以通过会议中的赞扬，日常工作中的敲打，以及邀请专家进行相关专业知识的培训等方式，让档案管理人才能更上一层楼，并将这些专业知识学以致用，将录入数据的工作做得更加精准和有效，将档案管理信息化工作做得更加完善，他们也能在不停学习和工作切换的同时，获得整体工作水平的提高。

3 结束语

综上所述，基层事业单位中的档案管理是一项十分重要的工作，现代化的档案管理可以有效提高档案的使用率，并且能按图索骥的快速找到相应的档案，要实现现代化档案管理的精准化流程，还需要各基层事业单位在管理方式、制度和设备应用等方面给予给多的关注，改善现有的传统管理方式，让档案管理成为方便快捷的工作，充分提高档案管理工作的整体水平。