高职院校人事劳资档案管理存在的问题及对策

陆 婕

（广西水利电力职业技术学院，广西 南宁 530023）

高职院校在人事劳资档案的管理工作开展过程中，管理人员自身要能融入创新的思维观念，为人事劳资档案管理工作的良好推进起到积极促进作用，从而才能有助于实现既定的管理目标。传统的管理方式已经不适应当前的档案管理的要求，要解决好档案管理的问题，才能有助于促进人事劳资档案管理工作顺利推进。

1 高职人事劳资档案管理问题以及原因分析

1.1 管理问题

现阶段的高职人事劳资档案管理工作的开展中存在的问题是比较多样的，如：1）管理制度没有健全。高职人事劳资档案管理工作的开展过程中，构建完善的管理制度是比较重要的，这是保障各项管理活动顺利推进的基础。但在具体的档案管理制度的现状能发现，制度不健全的问题还比较突出，没有和具体人事劳资档案管理工作的需求进行制定规范化的管理制度，造成了档案管理工作开展效率低下的问题，影响了档案管理的顺利开展。由于缺乏统一性的规划，以及没有注重统一性协调，造成了信息孤岛问题发生。2）档案保存形式单调。高职人事劳资档案的管理中对档案的保管是比较重要的，为能有效提升档案保管的质量，这就需要在保管的形式上丰富化。但从实际的保管现状来看，存在着保管形式单一的问题，没有和实际档案管理工作紧密结合起来，这就无法将档案管理综合效能得以有效提升。人事劳资档案管理工作的实际推进过程中，没有采用创新的保存形式，缺乏统一性的标准，这就会影响实际工作的开展效果。3）人员专业能力需提高。人事劳资档案的管理工作开展过程中需要有专业化能力比较强的人才作为支撑，才能有效提高档案管理工作开展的质量水平。人事劳资档案管理的现状中，管理人员的专业能力薄弱，管理的效能不高的问题还比较突出，专业分布存在不合理以及学历层次不高等问题比较突出，这就必然会影响人事劳资档案管理工作的良好开展，不利于实际档案管理活动的有效推进。4）信息化管理能力薄弱。现代化的发展背景下，为能有效提升人事劳资档案管理工作的质量水平，这就要求采用信息化的管理手段，加强信息化管理的能力显得比较重要。而从实际档案信息化的建设现状能发现，在具体的信息化管理工作开展当中存在的问题比较突出，学校在人事劳资的管理方面信息化建设程度低。

1.2 原因分析

从高职院校人事劳资档案管理工作的现状能发现，其中存在的问题多样，而造成这些问题发生的原因是多方面的，如学校领导层对于人事劳资档案管理工作的没有加强重视，一些职能部门的档案意识相对比较薄弱，没有和实际的档案管理工作的需要紧密结合起来，这就必然会影响档案工作的良好开展。而一些职工的档案意识相对薄弱，档案管理人员自身的能力素质不符合工作岗位要求，在具体的管理当中就会存在诸多的问题和不足。

2 高职人事劳资档案管理措施实施

为能有效提升人事劳资档案管理工作的开展质量，这就需要对实际管理中的问题进行针对性应对，从而才能保障管理活动顺利开展，从以下措施的落实方面要加强重视：

2.1 构建完善档案管理制度

人事劳资档案管理工作的实施中由于涉及的工作面比较广，为能保障各项档案管理工作的规范化开展，这就需要从管理制度的完善方面加强重视，结合实际档案管理工作的需要进行完善相应管理制度，才能有助于提升档案管理的质量水平。人事劳资档案管理制度要能和国家相应政策规章紧密结合起来，以及和高职院校的人事劳资管理活动紧密结合起来，保障管理制度的制定适应性，能满足实际管理工作的需要。制度的制定需要明确各项管理职责，方便人事档案管理工作有效推进，采用多样化的方式扩大档案工作宣传力度，通过广播以及海报等方式，能够让干群切实体会到人事劳资档案管理工作的重要性，通过制度的科学完善制定，发挥制度的优势作用，才能有助于促进实际管理活动的良好开展。

2.2 构建完善档案管理标准

注重保管的形式多样化，通过纸质保存以及电子数据的保存等多样化的保存形式共存的方式，能有效提高管理的效用。信息化档案的管理是发展的趋势，所以在人事劳资档案的管理方面就要采用统一规范管理标准，保障人事劳资档案建设中能在数据的整理保存和利用等方面都能有序开展，避免发生重复建设和无法兼容问题发生。人事劳资档案的载体通过纸质转向电子档案的时候要注重构建准确详实和完善的人事档案信息，方便档案管理以及利用部门分析统计和比较工作良好推进，采用构建便利的信息化数据检索工具，这样能为提升人事劳资档案管理的效率起到促进作用。

2.3 提高管理人员专业能力

人事劳资档案管理工作的开展过程中，为能有效提升档案管理工作开展的质量水平，这就需要从人才战略角度出发，构建强大的管理队伍，才能保障人事劳资档案管理工作顺利推进，为实际管理活动良好开展起到积极促进作用。档案管理人员自身要有比较强的安全意识，强化安全保密意识，在完善的档案管理制度之下进行落实各项管理举措，保障档案信息的安全。档案管理人员自身要加强专业知识学习，提高自身档案管理的能力素养。高职院校也要注重在档案管理人才队伍的建设方面加强重视，培养一批稳定性的高素质的档案管理队伍，使之能够和实际档案管理的工作要求相适应，从而才能为实际档案管理工作的有效推进起到积极作用。档案管理人才队伍的建设过程中，要能和实际的工作需要相结合，保障人才队伍建设能和实际的档案管理工作需要紧密结合起来，发挥档案管理人员的功能作用。学校可安排档案管理人员定期进行培训学习，加强档案管理能力，使之能更好地符合人事劳资档案管理工作的需要。

2.4 加强信息化管理的能力

人事劳资档案管理工作需要信息化技术的支持，所以学校要在档案管理信息化建设方面的投入进一步增加，认识到信息化档案管理的工作重要性，构建完善的信息化管理系统，从而才能为人事劳资档案管理工作的需要相契合，有效提升档案管理的质量。

3 结语

综上，为能有效提升档案管理工作的开展质量，这就需要从档案管理的标准构建方面加强重视，这对提高档案管理质量的重要保障。从制度的完善建设，以及标准的构建，人才队伍的建设等，这些都能有助于实际档案管理工作的开展。