医院后勤档案管理中存在的问题与解决措施

陈 晨

（山东省威海市妇幼保健院，山东 威海 264200）

在最近几年中，随着我国社会经济水平的不断提高，有效推动了我国医疗卫生机构的不断快速发展与进步，现已获取了显著的经济效益与社会效益。在我国医疗卫生机构中，医院后勤是一大重要构成部分，医院后勤工作的开展能够有效推动我国医院医疗工作的正常开展，能够有效推动我国医疗卫生机构的现代化发展，促使医院后勤管理水平变得越来越高。而在我国医院后勤管理工作中，后勤档案是一大重要构成内容，具有极为重要的作用。基于此，本文就医院后勤档案管理中存在的问题与解决措施展开了探讨。

1 医院后勤档案管理的重要意义

1）在外包类档案管理方面。在现阶段中，我国政府正在积极开展医改工作，在这种发展形势下，开源节流成为我国医院经济效益的一个非常重要的增长点。为确保医院的不断可持续发展，医院需要对自身资源进行有效整合与优化，需要对医院诊疗服务、医院教学科研等给予高度重视，需要外包部分专业性的后勤工作。针对医院后勤工作的外包，通过对其进行有效管理，有助于医院后勤管理工作压力的减轻，有助于医院后勤工作质量的不断提高，不过因为外包类项目的管理具有较大的难度，在进行外包过程中极易出现风险，为高效、科学管理外包项目，医院应构建完善的外包管理档案。

2）在常规类档案管理方面。所谓医院常规类档案，就是指医院日常管理工作内容，如食堂管理、物资消耗、清洁消毒、水电气等，因为常规类档案管理工作涉及较多内容，所以医院对其提出比较高的标准与要求。在我国医院后勤档案管理工作中，常规类档案管理是一大重要构成部分，要想保证医院工作的顺利开展，能够为医院工作及时提供精准的数据，提高医院的服务水平，一定要对常规类档案进行高效管理。

3）在后勤基建类档案管理方面。在我国各医院建设活动中，医院基建类档案是非常重要的资料，医院基建类档案中记录了新建活动、改扩建活动、维修活动等内容。为保证医院医疗工作的正常运行，常常需要对医院进行改造维修，其中这些改造维修活动一定要以有关历史档案记录为重要依据，这样才能够安全开展医院改造维修活动。

2 医院后勤档案管理中存在的问题

1）尚未构建完善的后勤档案管理体系与规章制度。一直以来，我国大部分医院员工，特别是医院领导对医疗给予了高度重视，但是并未对医院后勤档案建设给予相应的重视，对医院档案资料的保存、整理、搜集没有给予高度关注，导致许多重要的原始资料出现丢失、遗漏等现象。与此同时，在现阶段中，我国大多数医院后勤管理工作人员缺乏档案管理意识，尚未构建完善的后勤档案管理体系与规章制度，在对医院后勤档案进行整理与归纳过程中，没有制定相应系统、规范的管理准则，相关管理工作人员没有严格监督、考核、检查后勤档案工作，从而对医院后勤档案管理工作造成一定的影响，在对历史档案进行调阅时，常常需要花费较长时间与精力。

2）档案硬件建设力度有待提高、信息化管理水平较低。目前，在我国医院管理工作中，尽管现已广泛运用网络技术与计算机技术，但是在医院后勤档案管理方面却很少用到网络技术与计算机技术，甚至一些医院还在继续使用传统手工检索、搜集方法，尤其是医疗设备的档案，还是主要利用手工来记录医疗设备的保养信息、维修信息、使用信息等。在不少医院中，医院后勤档案室的空间比较小，更别说配置通风设备了，基本上都是配置一些比较简单的档案柜、档案夹、档案袋等，完全没有达到医院后勤档案保管的规定要求与标准，对我国医院后勤档案工作的开展造成较大的影响。

3）医院后勤管理人员为兼职人员，专业化程度有待提高。目前，我国很多医院后勤档案管理人员都不是专业出身，而是兼职人员，很多都是由行政、护理、医疗等改行而来的，这些医院后勤档案管理兼职人员并没有参加过相应的档案管理专业培训，缺乏相应的档案管理专业知识与专业技能，进而对医院后勤档案管理工作质量造成较大的影响。

3 医院后勤档案管理中存在问题的解决措施

1）构建完善的医院后勤档案管理规章制度。在医院后勤档案管理工作中，一定要构建完善的医院后勤档案管理规章制度，这样才能够有效保证医院后勤档案管理工作的顺利进行。在对医院后勤档案管理规章制度进行制定过程中，需要对多个方面的内容进行全面考虑，包括资料检索、资料储存、资料分类、资料搜集等，同时还需要对不同后勤档案管理环节中的工作任务、工作程序进行明确。针对医院后勤档案管理工作，一定要与医院不同班组、不同工作部门的工作特点进行有效结合，找出档案形成的一般规律，并以此为重要依据，构建完善的医院后勤档案管理制度，对管理流程进行有效改善，在医院绩效考核机制中应纳入医院后勤档案管理工作，彻底落实医院后勤档案管理的全部规章制度，对有关管理工作人员的工作责任心进行不断加强，不断提高医院后勤档案管理水平，保证医院后勤档案管理工作的顺利开展。

2）提高领导监督力度，加强医院后勤档案管理意识。第一，针对医院后勤档案管理工作，医院领导干部应对其给予高度重视，在医院日常工作中应纳入医院后勤档案管理工作，在对各项工作进行安排布设的同时，还需要对医院后勤档案的存档、归类、搜集等进行合理安排布设。第二，加强医院后勤档案管理意识。因为医院后勤部门需要负责管理多种不同类型的业务，再加上档案资料的搜集存在较大的难度，所以一定要对医院后勤档案管理工作人员进行更多的专业培训，促使医院后勤档案管理工作人员掌握基本的档案管理知识与专业技能，提高他们的档案管理意识，这样才能够有效保证医院后勤档案管理工作的顺利进行。

3）实施信息化管理模式。在我国医院管理工作中，信息化管理是重要发展趋势。所以，在开展医院后勤档案管理工作过程中，需要实施信息化管理模式，充分利用信息化技术与计算机技术，以高效搜集、传递、储存档案资料信息。与此同时，针对各种档案内容，通过利用现代化技术，根据设备、基建、财务等不同类型输入到档案管理系统中，能够有效避免出现资料遗漏、丢失现象，最终能够构建一个高效的电子档案管理模式。

4）提高基础设施建设力度，营造一个良好的医院后勤档案管理环境。在医院后勤档案建设中，良好的医院后勤档案管理环境与完善的基础设施是重要的物质基础。在构建医院局域网过程中，不但要为医院内部信息的沟通带来更多的便利，为便于输出各种信息，还需要为医院设置完善的基础设施设备，包括打印机、扫描机等。作为医院后勤部门，应开设一个专门的档案管理室，以便集中管理基建档案、设备档案、文书档案、财务档案。

4 小结

综上所述，在我国医院医疗工作中，医院后勤档案管理工作发挥着极为重要的作用，我国各医院一定要高度重视医院后勤档案管理工作。基于此，本文对医院后勤档案管理中存在的问题与解决措施进行了深入研究，以期对医院后勤档案管理工作人员的工作起到一定的借鉴作用。