基层公安机关涉密档案管理存在的问题及防范对策

孙 娜

（烟台市人民警察培训学校，山东 烟台 264000）

1 基层公安机关涉密档案概述

公安机关涉密档案不仅包括标有涉密字样的档案，还应包括涉及公安工作中尚未对外公开的重大事件、重大活动、重大案件侦破情况、重要警务数据，以及公安科技等内容的档案。涉密档案的规范管理及有效利用是各项公安工作有序开展的重要保障，是确保国家政治安全和社会大局稳定的重要基础。

2 基层公安机关涉密档案管理存在的问题

1）民警保密意识不强，档案管理不规范。随着经济社会发展安保维稳任务加重，基层公安工作更加纷繁复杂，民警忙于各项公安业务，对涉密档案管理工作的认识比较浅薄，保密意识不强。部分民警急于查找相关数据，在调阅涉密档案时不履行领导审批手续；有时急于向领导汇报情况，调阅人不登记不签字；有些民警由于各种原因将涉密档案带离阅文室，大大增加了涉密档案泄密的可能性；甚至少部分民警由于保密意识弱或者为满足自己的虚荣心，在与别人谈论工作的过程中不知不觉泄露机密。由于基层民警缺乏保密意识，对保密工作认识不到位，涉密档案失泄密事件时有发生，不得不引起我们的高度重视。

2）基层警力严重不足，档案队伍建设乏力。虽然近几年各级公安机关一直在努力推动警力下沉，让警力尽可能向基层倾斜，但是仍然无法缓解基层警力严重不足的现状。面对警力严重不足的实际情况，基层公安机关的档案管理员和保密员大部分都是由同一名内勤民警兼任。兼职档案管理员全程参与涉密文件的领取、传阅、整理、归档，这样虽然能有效控制知悉范围，也在一定程度上避免了失泄密事件的发生，却对档案管理员的思想素质和业务能力提出了更高的要求。然而由于内勤工作琐碎杂乱，兼职档案管理员疲于应付各项日常工作，根本没有时间和精力做好涉密档案的管理工作。

3）硬件设备基础薄弱，档案利用率不高。近年来在各级政府的大力支持下，基层公安机关办公条件得到了明显改善，随之办公效率也实现了质的飞跃，但是由于档案管理工作不被重视，相关硬件设备基础依然十分薄弱。正规的涉密档案库房最好是按照国家的有关规定单独兴建，即使基层单位条件实在有限，也应尽可能配备保险柜单独存放。但是目前仍然有很多单位缺少专用的保密柜、打印机、复印机、扫描仪等硬件设备。在落后的硬件配置条件下，涉密档案不仅无法实现数字化管理应用，公用的复印机、扫描仪等常用设备还大大增加了失泄密事件地发生，严重影响了涉密档案的正常收集和利用。

4）责任制未落实，档案规章制度不完善。基层公安机关涉密档案的形式多种多样，种类又十分繁多，而且数量庞大、查询利用率高，但是由于缺少相应的规章制度，档案管理人员在日常的档案管理和利用工作当中经常处于无理无据的尴尬境地，不知道怎么做，也不知道问谁，很多时候只能凭经验和个人理解办事。同时由于相关规章制度的不健全、不完善，档案管理部门和档案管理人员的责任和分工并不明确，经常出现无人管理的情况，长此以往，在档案管理利用的过程中很容易引起失泄密事件的发生。健全完善涉密档案管理规章制度，严格落实涉密档案管理部门和人员的具体责任，是做好涉密档案管理工作的重要基石。

3 基层公安机关涉密档案管理问题防范对策

1）加强保密教育，增强基层民警保密意识。公安保密工作事关公安工作全局和社会政治大局稳定，因此，要不折不扣地抓好各项保密规章制度的有效落实，从思想认识上强化保密工作的重要性。基层公安机关要采取灵活多样的宣传方式，例如开展保密大讲堂、观看保密警示教育片等，经常性地对本单位民警进行保密教育培训，切实增强基层民警的责任感和紧迫感，牢固树立“保密工作无小事”的思想意识，确保绝对不发生失泄密事件。特别是涉密档案管理人员，知密早、知密广、知密深，本身就是防止失泄密的重点对象，因此更要从思想认识上强化保密工作的重要性，把政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识融入自身修养，不断提升政治素养、业务素养，严格遵守各项保密规章制度，切实履行好涉密档案管理职责，时刻保持高度的责任心。

2）充实基层警力，打造过硬档案管理队伍。人是事物成败的决定因素，档案管理队伍的不稳定、不专业是制约涉密档案管理和有效利用的关键原因。各级公安机关要整合公安人力资源，不断推动警力下沉，充实基层警力，缓解基层公安工作压力，形成固定的公安档案管理队伍。由于公安工作的特殊性，档案管理人员在思想上必须做到理想信念坚定、组织纪律性强，同时不仅要精通档案管理专业知识，还要熟悉公安业务知识。所以要定期对档案管理人员进行政治思想培训和业务知识培训，不断坚定理想信念，深化学习档案管理理论，了解掌握新知识新技能，持续提高综合业务能力素质与政治思想水平。涉密档案管理人员离岗离职必须实行脱密期管理，脱密期根据其接触、知悉国家秘密的密级、数量、时间等情况确定。脱密期内，必须按照规定履行保密义务，不得以任何形式泄露国家秘密信息。

3）加大物资投入，改善基层档案管理环境。巧妇难为无米之炊，档案管理员的素质再高、能力再强，没有充足的硬件设备做支撑，也无法阻止失泄密事件的发生。为确保涉密档案安全不泄密 ，涉密档案应与普通档案分开保管存放。对于基层公安机关来说派生涉密档案相对数量较多，由于现实条件确实有限，也应该在防潮防盗比较好的档案室内单独配备保险柜存放。除此之外，还应尽可能地配备涉密文件专用的打印机、复印机、扫描仪等基础设备。如果条件允许，可以安装专用的保密网络设备，促进涉密档案实现数字化管理使用，从而提高涉密档案的有效利用率。各级政府要进一步完善档案事业投入机制，建立档案事业与当地国民经济统筹发展的经费增长机制，切实把档案事业发展所需硬件、经费纳入制度化轨道，确保档案事业投入有规可循、有据可依，在源头上解决档案经费保障问题。

4）完善管理制度，严格落实工作责任。做好涉密档案管理工作，要不断完善基层单位档案管理制度，健全基层单位档案治理体系，构筑职责清晰、统分结合、简约高效的档案管理机制。层层落实档案管理责任，确保各项工作措施切实落到实处。明确档案管理主管部门和档案管理人员职责的同时，单位在日常工作中，要对档案管理工作不定期地进行督导检查，以查促改，及时发现隐患，堵塞漏洞。对违反规章制度的行为要及时发现、严格处理，决不姑息。另外，可以将档案管理工作纳入年终考核，定期听取档案管理工作情况汇报，及时研究解决档案管理工作中出现的重大问题，赏优罚劣，严明警纪，让档案管理工作的重要性在全程工作和全年绩效考评中得到体现，竭力优化档案管理工作的良好氛围，持续强化档案服务功能。

4 结语

保密无小事，责任重如山。基层公安机关涉密档案管理工作是一项不容忽视的重点工作，需要各级公安机关的高度重视、需要过硬的档案管理队伍、需要完善的硬件设备、更需要全体民警的自觉保密意识。这样才能在确保安全的前提下，做到涉密档案的充分利用，更好地为新时代公安工作服务。