企业事业单位人事档案的管理与创新

张 林

（荆州市中心血站，湖北 荆州 434000）

1 人事档案管理过程中的问题

1.1 对隐秘性过于重视

在传统的模式下，开展人事档案管理工作的时候保密性是非常强的，如果需要调动档案还得进行多层次的审批。由于对档案的隐秘性过于重视，很容易导致对档案管理的监督不到位，也不能及时地纠正工作中存在的错误，甚至还会让一些工作人员做出徇私的行为，对人事档案管理工作造成很不好的影响。由此可见，必要的隐秘性能够有效地保护对员工的个人信息，但是缺乏监督的隐蔽性很容易影响到人力资源管理工作的顺利开展。

1.2 个人整理的意识不够深刻

就目前来看，在进行人事档案管理工作的过程当中，本人也并没有意识到档案管理的重要性，经常出现遗失以及人档分离等现象。而且档案管理的信息化水平还不是很高。另外，现在各单位在开展档案管理工作的时候采取的是在编人事档案、工勤人员人事档案、招聘人员人事档案，分级别来管理的，一个单位的人员档案分在上级管理和本单位管理自行管理。这种管理模式也比较普遍，也存在很多员工的档案不能及时地得到更新，很多新增的材料和变动的情况，不能及时完整的归档。所以人事档案会出现不够完整情况，这对于人员岗位晋升晋级、岗位变动等更新是不利的。

1.3 工作人员的经验局限

在开展人事档案管理工作的过程当中，有工作人员没有经过十分系统的档案管理培训和考核上岗，对于档案整理经验尚缺，而且整理的结果也不是很乐观，对于提升人事档案管理的效率来说是很不利的。除此之外，有些单位的人事档案管理人员在处理重要问题的时候没有正确的方法，给档案的正常使用以及收藏归档造成了影响，还会导致档案失去原本的价值。与此同时，在信息化时代，一些先进的管理技术以及管理设备不断地涌现，如果管理人员自身的能力局限，就很难运用这些先进的手段开展人事档案管理工作，这样人事档案管理的效率就很难得到有效地提升。

2 人事档案管理制度与模式的创新方法

2.1 提升人事档案管理的意识

在人力管理当中人事档案管理是非常关键的一个环节，做好人事档案管理工作有利于提升单位的工作效益和形象。因此，在创新人事档案管理制度与模式的时候首先要做的就是将人事档案管理的意识提升上来。单位的领导必须要对人事档案管理工作进行高度重视，并且采取相应的措施加强员工以及管理人员对人事档案管理的认识，在实际的工作过程当中，可以邀请一些专业人员到单位开展讲座和指导，也可以走出去进行专业培训和学习等，这样有利于提升管理人员对档案管理的意识，掌握一些必要的和先进的管理技术等。

2.2 创新档案管理的方式

在开展人事档案管理工作的过程当中，不光需要保障档案的保密性以及安全性，还得合理地运用人事档案，这样才能够充分地发挥出档案的价值。现如今正处在新的时代背景下，作为单位必须要认识到人才的社会化流动趋势，不能因为开展人事档案管理工作限制了人才的流动，必须要顺应时代的发展变化，通过适当地人员流动可以在一定的程度上加强人才之间的交流以及沟通，还能帮助单位选拔出更多优秀的人才，对于实现人才自身的价值来说也是非常有利的。此外，也可以在一定的程度上提升档案管理工作的质量，推动人力资源管理朝着更好的方向发展。

2.3 提升人事档案管理的信息化水平

在新时代背景下，科学技术的发展速度非常迅速，采取传统的纸质化档案管理方法已经很难有效地提升人事档案管理工作的水平，必须要将人事档案管理和信息化技术进行充分的融合，让人事档案管理的信息化水平切实地提升上来。传统的纸质档案在保存的时候不太方便，而且纸张的颜色以及规格等的容易让资料混淆在一起。另外，纸质的人事档案可以随意地进行更换还有涂改，对于档案记载信息的客观性以及真实性都会造成影响。但是电子版的人事档案在进行修改的时候后台会有相应的记录，必须要经过严格的身份验证才可以进入到修改的程序，这样就可以保障档案信息记载的真实性。与此同时，电子版的人事档案在进行保存的时候不会受到环境等因素的影响，能够实现长久的保存，最主要的是电子档案不会占用过多的空间以及人力，而且在调取以及使用档案的时候也比较方便，可以在很大的程度上将人事档案管理工作的效率提升上来，对于人力资源管理的长远发展来说也是非常有利的。

2.4 培养高素质的人才

在进行人事档案管理的过程当中管理人员的素质水平在很大的程度上影响着管理的效率。因此，单位需要注重培养一些高素质的专业人才，可以定期地开展专业知识的培训工作，并且加大对人事档案管理工作人员考核力度，切实地提升管理人员的专业知识水平以及工作能力。作为一名人事档案管理人员，必须要树立一种终身学习的观念，要将自身的档案管理知识体系不断地进行更新，积极地掌握科学化以及现代化的档案管理方式，帮助他们更好地了解人事制度的发展水平，在工作的过程当中不断地提升自己的专业能力以及业务水平，从而实现人事档案管理工作的效率以及质量。通过培养一些高质量的人才队伍，有利于更好地提升人事档案管理工作的水平，假如缺乏专业的人才队伍将会抑制单位人事档案管理工作发展，对于单位的长远发展来说也是非常不利的。因此，为了确保人事档案管理水平的不断提升，必须要建立一支高素质以及高水平的人才队伍，给人事档案管理工作的稳定发展提供良好的保障。