浅议如何提高建设项目文件流转效率

秦金霞

（山东电力工程咨询院有限公司，山东 济南 250013）

1 提升建设项目文件流转效率的重要性

文件是项目建设过程的承载和依据，项目文件的效率影响甚至决定项目管理的效率，与项目建设的安全、质量、进度、费用等密切相关。在项目文件管理过程中，文件管理效率低下，贻误办理时效，会影响工程建设的效率，由于文件流转不及时、不到位，导致工程建设损失的情况也屡见不鲜。提升项目文件流转效率，实现文件过程的有效控制，让文件“活”起来，各就各位，指导现场实践，文件收发控制及时到位，对保证工程项目实施效率，实现利润等十分重要。

2 建设项目文件流转效率低的原因分析

审视建设项目管理实际，进行分析，建设项目文件流转效率低的原因主要有以下几个方面：

2.1 建设项目管理情况复杂

参建单位多，以总承包方式建设的项目，参建方包含建设单位、监理单位、总承包单位、设备供应商以及多家施工单位等多方，加之文件种类多、数量大，来源分散，各类文件的收发及处理要求不同，各家单位文件管理水平也参差不一，文件管理难度大，文件流转效 率低。

2.2 项目文件管理意识薄弱

大多数建设项目都面临工期紧、建设任务重的现状，在项目建设期，管理者重点关注于项目现场安全、质量、费用控制、进度等方面，往往忽略文件的过程管理，对文件的重视程度不够，资源配置和支持不足。以往经验性文件管理方法或工作程序较为粗糙，不能完全满足项目现场工作高效运转的需要，有待改进、统一和优化。

2.3 缺少专职项目文件管理人员

文件管理人员以兼职为主，不能保证配备专业的文档管理人员，多数人员按照固有经验开展文件管理工作。具有文档专业知识和项目建设管理经验的文档人员缺乏，导致，文件管理不科学，精细化程度低，也是造成文件流转效率低的重要原因。

精细化、流程化和高效化的项目文件控制工作作为项目管理的重要组成部分，需要不断改进和加强，以更好提高总承包项目的管理水平。文件管理的效率，影响着项目管理工作的效率，全面提高文件管理效率，对项目进行动态的、全过程的管理，必要而紧迫。

3 提高建设项目文件流转效率的理念与措施

3.1 应用项目信息管理系统

在基建期应用项目管理系统，已经较为普遍。信息化对于项目文件流传效率无疑是首选。通过细化和分解流程，并用信息化手段予以固化，实现多方在线流程审批、实时处理，形成标准化的表单，便于跟踪和查询，使文件处理周期由按天计，变为按分、秒计。但是，目前项目管理系统的应用，远远未达到预期效果。

虽然国家对电子文件法律凭证作用逐步认可，也在大力推进建设项目电子文件管理和归档试点项目，对于系统要集成电子签章、元数据封装、在线归档等功能，目前还在探索阶段，未形成更广范围内的示范和推广。另外，由于建设项目管理的特殊性，文件种类的复杂性等，信息系统不能保证将所有表单都固化、流程化。从行业标准、执行惯例和档案验收要求等多方面来看，对纸质文件还是必需的。因为，除现场管理系统外，线下纸质文件的流传和处理任务，仍是文件管理的重要内容。

3.2 配置专职文档管理人员

人才是提升管理的重要手段。提升项目管理者的文档管理意识，强化资源配置，配备稳定、专职的文档管理人员，是提升项目文件处理效率，提高文件管理质量的重要保障。应将对专职文档人员的要求写入合同，按照项目大小，明确人数、专业及相关建设经验要求，建立项目文件管理网络，明确职责定位，为项目文件管理各项工作奠定基础。

3.3 建立完善的项目文件管理制度

项目建设前期要按照项目时期情况，制定项目文件相关管理制度，对相关处理流程进行梳理、分析，将工作流程各个环节细化，做到责任明确到人，制定相应的考核措施并严格执行，应至少包括项目文件过程控制、项目文件分发管理、重要文件处理、项目文件考核等制度。项目过程中，要及时发现问题，根据执行情况对项目文件管理制度件进行优化调整，以确保项目文件处理的规范性、时效性。通过建立和优化管理制度，项目文件各签批环节设置变得严谨，文件签批过程中由于责任不明确而推诿、延误的现象可以基本消除，使文件的签批过程变得顺畅。

建立项目文件的跟踪、催办制度。项目文件的流转签批少则几人，多则十几人，确保一份文件完整签署，需要文档管理人员执行及时的跟踪、催办制度。建立项目各类文件的收发记录或跟踪台账，确保每一份文件的收发流转有据可查。对超期未完成审核签批的文件除执行口头催办外，还要进行书面催办，通过下发催办单、定期共享跟踪台账、上报项目相关负责人等督促相关人员及时完成文件签批，项目管理系统中可以设置按时通过发送消息提醒等进行催办。

3.4 加大文件管理培训、学习力度

除了全过程文件控制理念外，还要秉持文件的全员控制理念，每一位项目建设参与者都可能是文件的产生者、签批者或利用者，都与文件密切相关。因此，要加大文件管理的培训、学习力度，建立常态化学习、培训机制，对文件管理相关制度和要求定期进行培训，项目现场管理人员变动后，对各单位新入驻的专业工程师、管理人员等进行针对性文件签批规定培训，保证培训覆盖全员，培训后还要对培训内容进行考查，反馈培训效果。同时，通过文件管理专题会议，项目文件管理工作交流会议等，在沟通中发现问题、汲取经验、集思广益，实现效率提升。

4 结语

提高项目文件流转效率是文档控制工作的重要内容，是集专业知识、信息技术及工程建设经验的一项重要管理工作,必须制定严格的文档控制制度,采用先进信息技术管理手段,从项目立项到竣工验收，从文件产生到组卷移交，进行全方位、全过程进行文件控制及档案管理,做到项目文件齐全、及时、完整、准确和安全,保证项目建设顺利进行。