浅析事业单位会计档案规范管理核心研究

向 伟

（荆州住房公积金管理中心，湖北 荆州 434000）

会计档案管理作为事业单位管理体系中的重要内容，近年来随着社会经济的不断发展，对事业单位的会计档案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事业单位在该方面工作开展过程中受到了人才、技术等多种因素的制约，导致了会计档案管理的职能无法充分发挥。因此，我国的事业单位还要加强对会计档案管理工作的重视力度，结合现有档案管理状况，采用针对性的优化策略，不断提升自身会计档案管理的专业化与现代化水平，才能够满足市场经济发展的实际需求，对于事业单位的持续稳定发展也有着积极意义。

1 事业单位会计档案管理工作的重要意义

第一，改善强化指向行政事业单位的会计档案管理工作，能够支持实现针对国有资产要素的有效充分保护，规避国有资产要素的流失问题。从经济属性角度展开分析，行政事业单位占有和控制的各类财产要素均具备着显著的国有经济属性，强化开展行政事业单位会计档案管理工作，能支持行政事业单位占有控制的国有资产发生的每一个变动事项都能获取到明确清晰的记录，规避国有资产的无形损失问题。第二，改善强化指向行政事业单位的会计档案管理工作，能够支持改善提升行政事业单位对财政资金的整体使用效率，确保建构形成具备科学性、完整性及规范性的监督工作实践体系。会计档案是全面准确记录揭示行政事业单位经济往来业务发生情况的关键参考依据，借助针对会计档案资料开展全面恰当优质的保管控制干预，有利于监管工作职能部门，针对行政事业单位的真实业务资金使用行为展开考核，确保行政事业单位内部各项业务资金的来源渠道及具体去向清晰，彻底控制规避行政事业单位业务资金流转过程中可能遭遇的贪污腐败违法犯罪问题。

2 事业单位会计档案管理中存在的问题

1）没有全面掌握相关法规要求。为推动会计档案管理事业的整体发展，国家先后数次修订会计档案管理方面的法规条例。但部分事业单位的会计档案管理人员没有及时学习和掌握国家政策，依然沿用传统经验和方法，这样会计档案管理的规范性将难以实现。同时，事业单位也没有充分重视会计档案管理工作，没有定期对会计档案管理人员进行培训，导致相关法规政策得不到全面落实。

2）缺乏规范有效的会计档案管理制度。在会计档案管理工作中有着比较多的流程，但是目前很多会计档案管理还没有构建行之有效的档案管理制度，也就无法达到规范化跟制度化的管理要求。一些事业单位在会计档案管理工作开展过程中还没有对移交时间等参数进行明确，在会计档案的保管跟使用过程中也没有严格按照会计法的相关职能来开展工作，这也就导致了会计工作在开展过程中存在着比较多的问题。

3）没有明确会计档案保管归属。部分事业单位无法正确处理会计档案的保管归属问题，由财务人员负责管理财务档案，这样将会累积大量的财务档案，甚至直接在闲置区域堆放会计档案。近些年来，为更加高效管控事业单位，国家审计力度不断增大，同一年内可能会对部分单位进行多次审计。审计范围也逐步扩大，甚至对以往的会计档案进行抽查。依据相关规定实施会计档案保管工作，财务人员与档案管理人员的工作量将会增大，因此很多事业单位依然由会计部门保管会计档案。

3 事业单位提升会计档案管理水平的具体措施

1）强化会计档案管理意识。为了获得良好的会计档案管理效果，首先要求事业单位能够加强对该方面工作的重视力度，在结合各个单位实际情况的基础上，进行会计档案管理责任制的严格落实，还需要将会计档案的立卷、管理以及移交等内容体现在财务人员自身工作中，对于在会计档案管理中出现严重失误的人员，也要给予一定的惩罚处理。只有在事业单位内部形成规范化的会计档案管理模式，才能够确保各项档案管理工作的落实效果，满足事业单位自身的实际发展需求。

2）合理设置会计档案岗位。会计档案直接反映事业单位经济活动，涵盖报表、账簿等较多方面的内容，复杂性、严谨性较强。相较于一般档案，会计档案的保密性、连续性更强，且直接影响到事业单位预算、决策以及监督等活动的实施。为确保会计档案的价值得到充分体现，事业单位需将会计档案岗位独立出来。结合会计档案管理任务和要求，配置具有较强专业能力和敬业精神的人员。同时，以制度条例形式明确会计档案管理岗位的责任与权力，档案管理效果直接与职工的绩效水平挂钩，这样能够将会计档案管理人员的主动性、积极性充分调动起来，促进会计档案管理工作有序进行。

3）理顺会计档案管理流程。会计档案的管理流程比较复杂，在具体实施过程中还会受到一些外界因素的影响，因此事业单位还需要根据《会计法》中相关要求以及自身发展需求，对现有的会计档案管理制度进行不断优化与完善，才能够促进会计档案管理效率跟质量得到进一步的提升。首先要进行会计档案定期移交制度的制定，要求在规定期限内将会计档案移交给单位档案管理部门进行统一管理，对于已经建立档案室的事业单位，可以结合档案室的具体要求与规章制度来进行相关手续的办理，随后将会计档案移交给档案室进行管理。对于还没有建立档案室的事业单位，会计档案需要暂时由财会部门进行妥善保管，但是要由专人进行负责，出纳不得兼任会计档案管理 工作。

4）加快会计档案电子化进程。近年来，我国互联网技术得到了迅猛的发展，因此事业单位在会计档案管理工作中还要加强电子信息化技术的建设力度。较之于传统的纸质档案，电子档案还有着易于存储、操作简便以及安全性高的特征，对于后续的档案查阅也能够起到良好的促进效果。因此我国事业单位还要进一步加强会计档案电子化建设的资金投入力度，根据自身实际情况进行档案管理信息化系统的构建，并要积极应用信息安全技术来提升会计档案的管理安全性。

5）严格执行会计档案管理程序。会计档案保管过程中，管理人员需将档案安全作为关注的重点。目前可从永久、定期两个方面划分会计档案的保管期限，如果会计档案资料达到相关保管年限，需及时进行鉴定和销毁。由于鉴定销毁难以重复，一旦有偏差、错误出现，将会造成不可逆的影响。因此，要在事业单位内部贯彻会计档案管理法规，规范化开展销毁工作。同时，设置监销人员，实施销毁工序之前，监销人要仔细清点、核对销毁清册上所列内容。完成销毁工序后，监督人员需要在销毁清册上签字。通过各项制度要求的严格落实，尽可能避免出现工作失误。

4 结束语

会计档案管理在事业单位发展中发挥着十分重要的作用，为充分凸显会计档案的价值，事业单位需系统梳理和总结遇到的问题，及时制定针对性地解决策略，显著改善会计档案管理效率。