如何推进事业单位档案管理工作规范化与标准化

姬 爽

（吉林省双辽市军用饮食供应站，吉林 双辽 136400）

基于社会经济发展的影响，新时期的事业机构内部工作制度和现行管理模式不断完善。当今的档案管理问题已成为当前事业单位管理中首先要解决的问题之一。当前档案管理存在一些问题，因此这些是影响事业单位中档案管理质量的主要因素。因此，有必要在实际工作中采取积极有效的措施，不断提高和提升档案管理专业水平，使事业单位的档案管理能够在安全稳定的环境中运作和发展。

1 档案管理在事业单位中的重要性

许多党和国家领导人明确强调了档案工作的重要性。归档的重要性也越来越突出。可以看出，档案管理是真实的历史记忆，是公众合法权益的证明，为有关各方奠定了基础。各个级别和类型的档案部门必须收集和标准化完整的档案，可以科学、安全、便捷、高效地进行使用。但是，由于长期以来存在许多问题，与档案有关的工作的影响也受到限制，因此有必要加强档案管理。

2 事业单位档案管理中存在的问题

档案管理，也称为档案工作，是国家档案的最基本组成部分之一。随着社会的现代化，办公自动化和无纸化方法陆续出现，这给档案工作方式带来了重大变化。

2.1 档案管理工作方式比较落后

现在，越来越多的企业和机构开始逐渐意识到档案管理的重要性，并逐步改善和完善档案管理以提高效率并为自己服务。但是，由于自身的发展，文件管理的局限性不够全面和科学。由于对文件管理的关注不足，因此无法执行相关的科学和综合管理工作，从而使档案看起来混乱。无法满足集中化、系统化和高质量档案管理的要求。在市场经济环境中无法满足需要和使用档案信息的情况，不利于档案的可持续管理。档案管理的目的是档案，并且只有在使用档案时才能显现出其价值。近年来，我国事业单位的档案管理工作已经向信息化过渡，但是许多事业单位仍具有以前的档案管理工作的痕迹，这在搜索文件时效率低下且耗时。大多数事业单位仍将重点放在纸质档案上。这样的档案被放置在固定的地方。当需要使用或浏览这些档案时，通常需要去这个地方检查，需要花费时间较长，这种方法在以前的工作中起着重要的作用，但是社会在不断发展，档案管理的工作内容需要更详细，各种档案的数量在逐渐增加，传统的档案管理不仅降低管理效率，还给管理部门带来了很大的压力。因此，事业单位的档案管理方法应随着社会的发展而不断改进和发展，实现档案管理信息化和网络化、标准化已成为大趋势，这种管理方法高效而快速。

2.2 对档案管理重视不足

一些事业单位忽视了档案管理工作的专业性和重要性，导致档案管理人员的频繁变动，档案管理人员的专业性影响了文件管理工作的效率和质量。目前，我国事业单位中的大多数档案管理人员都没有很高的专业素养和较强的工作技能。一些事业单位认为档案管理取决于后勤工作而没有对工作进行足够的关注，所以事业单位不重视档案管理工作。

3 档案管理的规范化和标准化措施

3.1 建立完整的档案管理系统，明确管理职责

在信息时代，为了使事业单位的档案管理规范化和标准化，首先建立一个完整、现代化的档案管理系统，并明确界定档案管理人员的职责。在某些操作中，要严格执行各种文件管理操作，以减少非法档案管理的可能性。其次，需要分类和管理不同类型的档案，以便可以在后续的档案重新调用过程中快速找到所需的档案。在事业单位的日常管理工作中，档案管理也应分为重要的管理工作内容，并随着事业单位的实际发展，应制定详细的管理工作计划，并进行专业的小组管理。针对各种档案管理问题，采取相应的措施，促进档案管理的规范化和标准化。

3.2 实施档案管理方式的改革和升级

在新形势下，为了更好地解决档案管理业务的弊端和不足，事业单位经常不定期地管理和调查各种组织的档案管理数据和其他信息。在这种情况下，继续使用现有的档案管理方法会增加管理员的工作量和负担。在档案管理方式的改革和升级中，重点是借助最新信息技术构建档案管理信息共享平台，并借助该平台实现各种类型的档案管理。可以临时检查组织档案管理的状态，还可以从计算机中快速调用这些档案，以减轻员工的负担和工作量并提高可管理性。同时，基于信息技术的档案管理可以实现多种管理。例如，可以集中化文本、图片、图像等以实现档案管理，丰富档案内容并使档案内容更有意义。

3.3 妥善保管档案

对于事业单位来讲，建立的时间比较久。因此，通常会有很多无用的档案。例如，一些早期的文档档案相对较粗糙。当前，需要准备这些文件。可以想象管理和组织方面面临的挑战。因此，为了实现现行事业单位档案管理的规范化和标准化，必须做好档案管理的细化管理。可以删除一些创建简单且没有价值的档案，以避免占用大量资源。对于一些有价值的纸质档案，需要及时实现档案电子化管理，以确保单位档案的综合性，并不断完善和补充档案信息管理系统。

3.4 档案管理团队人员的全面质量优化

事业单位的档案管理人员是档案管理的执行者，其综合素质直接影响着档案管理的质量。因此，为了使档案管理实现规范化和标准化，必须不断优化文件管理团队的整体素质，熟悉档案管理信息，可以灵活地用于更新文档管理意识和概念，因此可以真正理解文档管理对事业单位的重要性。同时，有必要做好档案管理人员技能的评估，以确保熟练掌握档案管理的操作技能和方法。

4 结语

总之，伴随着社会的进一步发展，档案管理不可避免地变得电子化和标准化，使管理更加标准化和规范化，并解决了传统档案管理和存储的弊端。档案管理对于事业单位的发展规划和工作效率起着举足轻重的作用，因此事业单位必须重视对档案管理标准化和规范化的关注，进一步增强管理能力，并探索自己的档案管理模式。