医院办公室文书档案管理的探析

杨 杰

（黔南州人民医院，贵州 黔南州 558000）

医院办公室文书档案是指医院在收集、整理、保存、发展运行过程中形成的文字、电子、书籍、手稿等形式存在的医院就业、活动、实践行为的真实记录。办公室文书档案可以为医院的建设及长远发展提供信息基础，其管理水平的高低直接体现了医院办公室工作人员的管理能力与服务水平。办公室文书档案管理在医院等级创办、高质量建设方面具有重要作用。

1 医院办公室文书档案主要来源

医院办公室是上传下达的核心科室，是文书集中的地方，其种类繁多，大多以收文、发文、会议材料、合作协议、计划总结、责任书及其它材料形成。

首先是收文。收文主要指上级传达的文件，上级文件根据下发形式的不同导致接收形式也不同，有电子文件与纸质文件[1]。其中电子文件来源于医院和上级主管部门之间的电子政务办公平台，收文员每日登陆账号下载文件，将文件送呈领导批示，然后在进行办理、归档、立卷。纸质文件主要来源于信件、传真等，主要包含会议通知、人事指令、工作批复等文件，这些都需要和各科室各部门共同推进与落实。其次是发文，发文主要是医院内部发给各个部门的工作方案、通知、计划等文件，运用最多的文种是上行文与下行文。第三是会议材料，会议材料就是包含会议形成的资料，例如签到记录、会议内容、会议照片、会议简讯等。会议分为日常会议与专题会议，材料也是按照会议类型划分。第四是合作协议，它是指医院与合作单位签订的文件资料，包括各大院校、上下级医疗卫生单位、援建单位、服务单位等签立的友好协议、合作条款等。第五是计划总结，按照时间跨度分为周、月、季、年总结与计划，同时也会按工作内容与部门科室划分。最后就是责任书，主要包括医院与上级主管部门签订的绩效考核目标、安全生产、自身建设、党风廉政等。

2 当前医院办公室文书档案管理工作存在的问题

首先是制度的不完善，文书档案管理工作体制的不健全与管理体制不满足工作要求是各个医院档案管理过程中常见的问题之一。文书档案管理工作的关键与难点是文书资料的采集、归纳、分类整理等。医院应该建立标准体制，对档案管理进行规定，以免发生关键资料被泄露的情况，也要制定出明确的分类方式，保证档案能够合理保存，在今后的使用过程中查找迅速，保存完好。但是目前很多医院都是存在文书资料管理体制的不完善问题。

其次就是医院中文书档案管理不重视。在医院也参与市场运营的环境下，很多医院都有工作人员重利益、忽视档案管理的现象。很多工作人员认为档案管理并不重要，这项工作可有可无，并没有太大作用。他们在工作过程中对于档案的管理普遍缺少技术含量，仅仅是非常繁琐。文书档案在采集后也很少进行分类整理，更不要说对采集后的档案进行使用，使得这些文书档案的使用价值极差。在这种思想的影响下，文书档案管理工作过程中缺少注重性，管理质量根本无法得到保证，使得很多档案都发生了遗失、混乱的情况，为档案后期的应用造成不良影响。

第三就是文书档案管理者的综合素养不高。医学知识与医疗科技是医院在聘选人才中的重要衡量指标，也是后期培训的重要组成部分，医院中的文书档案管理工作者并不是专业的信息管理者，它仅仅是从其他科室抽调过来临时组成的信息管理队伍。由此可知，这样组成的文书管理队伍非常缺少科学的文书管理措施，他们仅仅是凭借生活经验与以往的管理理念对文书档案管理展开工作，这样很难让医院中的文书档案得到标准化管理与合理使用。所以医院中的文书档案管理工作者的综合素养及专业技能有待提高。

最后就是医院对于文书档案管理工作的投入较少。因为医院是医治病人的主要场所，因此医疗用房比较紧缺，这就导致医院存储档案的场所非常有限。医院文书管理职能不清楚，管理不全面，很多医疗病例信息与档案库房的保存相混合。且医院对于档案管理设备的投入也较少，在科学技术飞速发展的今天，医疗条件得到大幅度提升，但是在档案管理方面却没有很高程度应用科学技术，医院仍旧使用老式方法对档案进行登记，这些都会造成档案管理的规范性差，进而使得医院档案管理质量较差。

3 医院办公室文档管理提升对策

首先要提高领导对于文书档案管理的重要性意识，尤其是文书工作者，应该从档案管理的标准和要求出发，加强文书资料的制发，提高文书质量[2]。档案工作者要充分调动工作积极性，加强与各个科室之间的联系，加强文书档案的工作业务指导。

其次是提高文书档案专业化水平，医院文书档案的管理不可缺少专业的档案管理人，要加大人才引进力度，从市场中招聘具有档案专业知识，能够掌握一定计算机技术与文书制作能力的复合型人才。同时还要加强对人员的培训，培训不仅仅针对专业人员培训，还要对兼职人员培训，从整体上提高文书档案管理的专业素养。

最后要注重加强各个部门之间的协作。办公室文书大多数都来源于上级发文，需要下达到各个科室，但是在归档时，是由各部门分别归档，所有文件由办公室负责归档，其它执行过程中产生的文书档案由各部门自己归档[3]。这就产生了一个问题，文件与具体执行分类放置，需要档案室在进行分类归档，这就为归档工作增加了难度。所以在归档过程中需要多个部门协作，确保文书在归档时由该文书产生的所有档案均合并归档，最终实现闭环管理。

4 结束语

医院文书及文书档案管理是医院内部管理的重要成分之一，医院领导人员与相关工作人员应该给予一定的关注，提高管理者的管理水平，加强各部门之间的协同合作，完善文书管理设备，从多方面发展提升文书管理档案的质量及效率。在文书管理档案工作过程中不断总结存在的不足与缺陷，及时生成解决方案，使医院文书管理工作满足医院的经营要求，促进医院进一步发展。