关于医院文书档案的管理及利用探讨

周丽娟

（湖南省娄底市涟源市人民医院，湖南 娄底 417100）

1 引言

医院作为提供基本公共医疗服务的单位，是城市建设和发展最重要的基础设施之一，对于城市经济和社会的发展有重要意义。而新时期随着生活水平的提升，人们对于医疗服务的要求提高，需求也扩大，给医院发展带来新的压力。医院在不断地运营过程中，产生大量的档案资料，如果不能有效管理，将影响到医院的顺利运行。文书档案作为档案资料的关键部分，进行科学的管理和利用十分关键，本次就对此进行简单分析。

2 文书档案管理工作的特点及重要性

分析医院文书档案管理工作，文书档案资料来源十分多样，不仅来自医院本身，也来自社会各方资料，这增加了管理难度；文书档案的载体比较丰富，可以是文字图像，也可以是录音、视频、录像等；文书档案的保存要求有针对性，尤其是对于一旦受损无法恢复的文书档案内容，并重点关注患者的病历文书档案；文书档案资料持续更新，每天都有新的病例资料，再加上有时文书档案人员会变更，增加了文书档案管理的流动性；还有保密性要求，需要保证文书档案资料的不泄露，尤其是患者就诊方面的文书档案。

进行文书档案的管理，一是可以作为内部管理工作的考察依据，医院日常运营过程中涉及的环节很多，产生的数据信息很大，给管理带来难度。进行文书档案管理主要是对各环节对应的数据进行核对和归档，收集和利用，其中涉及不同的规章制度等，所以十分重要。特别是不同类型行政事务的开展，必须要依靠文书档案的内容进行管理。二是可以作为领导决策的参考依据，文书档案是医院运营的重要部分，其管理水平和质量直接关系到文书档案的真实和有效性，也影响到其使用效果。而医院各部门和科室的领导层在进行决策时，为了保证决策的真实性，需要利用文书档案开展工作，所以文书档案管理十分重要。三是进行宣传教育的素材，文书档案的内容很多，覆盖了医院的整个发展过程，所以可用于开展宣传教育活动。

3 医院文书档案管理及利用的现状

1）管理制度不健全。医院在文书档案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如对于文书档案收集范围责任主体的界定不明确，这可能导致追责时无法确定责任人；文书档案方法标准不全面，使得获得的文书档案内容存在一些差异性，难以统一储存；文书档案形式不统一，同一介质的文件有多种形式，导致重复文书档案处理，造成资源的浪费；制度不能及时更新，无法适应医院发展的需求。

2）对管理人员的要求高。这项工作的专业性要求较高，需要工作人员有一定水平的相关专业理论知识水平和业务能力，还要有较高水平的信息化水平，能够有效处理电子文书档案工作，同时要求工作人员对于医院的工作有所了解，知晓所有的文书档案类型和特点。但实际上，企业中的文书档案人员大部分都拥有高水平的文书档案专业知识和技能，但对于医院文书档案的信息化处理方面的技术水平较差，无法保证顺利进行医院文书档案的文书档案管理。

3）存在安全风险。在医院文书档案管理过程中，很多文书档案信息可以人为修改，影响到信息的安全、完整和真实性，尤其是管理人员经常变更的情况下，如果做不好工作的交接，很容易导致文书档案资料的损毁、遗失、篡改等问题，难以准确判断文书档案资料的真实和原始性。另外，还有部分违法人员比如黑客等，可能对企业文书档案系统进行攻击，这样也威胁到医院文书档案的安全性。

4）对文书档案资料的利用率不高。当前医院对于文书档案表现出重管理轻利用的形势，管理人员积极进行文书档案资料的收集、整理和储存，在日常工作中妥善管理，但对于文书档案资料的利用存在很大的滞后性。管理人员一般是在其他工作需要用到文书档案时再进行查询和检索，平时都是存储在电脑中，利用率很低。

4 医院文书档案的管理及利用的措施

1）构建完善的文书档案管理制度。医院需要借助完善的信息化制度对文书档案管理操作进行规范和约束。一是培养管理人员的档案管理意识，了解文书档案管理方法的合理选择标准。在信息化技术的支持下，要求文书档案管理人员充分认识文书档案的重要性，掌握先进的文书档案处理技术，知晓如何对电子信息和文件进行文书档案处理，以提升工作效率和积极性。二是建立一套切实可行的管理制度，为相关工作的开展奠定理论基础。这也能提升文书档案管理效率，降低人为失误的概率。三是强化制度落实，要密切关注监管机制的建设，借助文书档案管理平台的应用，实现对文书档案操作的动态监管，促使文书档案管理制度落到实处，这也是提高工作效率的前提。

2）建立文书档案管理平台。当前医院进行档案管理基本实现信息化管理，所以对于医院文书档案的管理，也需要构建一个公共的、独立的、可以实际应用的信息化平台，用以支撑各类文书档案业务需要的信息化管理服务。利用平台进行文书档案的收集、整理、分析、鉴定和使用等各项操作。管理人员要利用影像学技术将纸质文书档案转化成电子信息，经过文书档案操作后形成文书档案。医院要借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、不同类别的文书档案资料进行标准化处理，转换成统一的入口文件，用统一的格式存储，保证可追溯性。平台要支持对文书档案资料的统一、规范、流程化处理，同时也支持其他环节的管理，并支持记录查询等操作。

3）加强安全性管理。保证电子信息的安全是进行文书档案处理和后期存储管理的关键。对此，首先需要选择合适的储存设备，并建立电子信息安全防护系统，配合周密的网络安全防护措施，以及科学的维护管理措施，避免出现病毒木马入侵等问题，做好电子文件和文书档案的安全管理。同时，考虑医院是利用信息系统进行文书档案管理，需要在系统中对使用人员权限等级制度，实行实名制，对于共享的文件也要求有批准才能进入查看。

4）创新文书档案管理方法。对于文书档案处理要保证获得的文书档案资料的原始性。如果遇到情况特殊的文书档案内容，需要在原始格式基础上进行还原显示。一般来说需要将电子文件的原件或真实文件进行文书档案处理和储存，重点保证医院文书档案的原始性；如果电子文件具备隐形条码，其也需要与文件一起文书档案，保证形成的医院文书档案的权威性。医院要将文书档案及其相关的软件和应用系统一并存储；对原始文书档案的电子图像进行存储；对医院文书档案的打印、输出加以存储，保证文书档案的可靠性。

5）提升文书档案管理人员素质。医院还要重视提升文书档案管理人员的综合素质，尤其是信息化水平要进行提升。档案管理人员要求有高水平的档案管理专业知识和技能以及较高水平的信息化水平，能够有效将文件信息转化成文书档案进行管理。所以要加强对文书档案管理人员的培训，重点关注对于文书档案管理的专业培训，提升文书档案处理水平。还要关注文书档案管理人员责任感和安全感的培训，保证他们对工作认真负责，不会私自修改文书档案资料信息，能妥善保证医院文书档案的完整性。

5 结语

在新时代背景下，医院进行文书档案管理面临更高的要求，需要医院认识到这项工作的重要性，对制度进行完善，提升人员素质，建立信息化管理机制，进而为各项决策提供准确有效的支持，实现医院的可持续发展。