新时代民政局档案管理工作质量提升探讨

宋 丹

（昭通市民政局，云南 昭通 657000）

民政局属于国家一个重要的职能部门，主要负责社会各项基础的民政事务，与每一个公民息息相关。而由于民政局的性质，也决定了其档案管理工作具有一定的复杂性，主要因为民政局的档案内容涉及的类别较多样，包括社会救助档案、民办组织档案等等，要想实现对不同类别的档案规范化管理具有一定的难度性。因此，对于民政局而言，规范化开展档案管理工作尤其必要，应通过有效规范的档案管理，提升档案管理的工作质量，从而保证档案利用率得以提升，进而促进民政局各项工作顺利开展。

1 新时代民政局档案管理工作开展的现状分析

新时代随着信息技术的进步、电子政务普及，使得民政档案管理工作有了较大的变化，民政档案信息化成为民政局档案管理工作发展的新方向。信息化的使用，使得民政档案管理部门能够更加高效便捷地提供档案服务，可满足社会对民政档案的需求，且在现代信息技术的作用下，民政局可进一步扩大民政档案信息的宣传途径，确保民政档案信息能够及时更新、补充和维护，有利于提高民政档案信息的真实性、全面性和可靠性。但也不可否认的是，在此形势下，民政局档案管理工作仍有许多不足的地方，还需要进一步加强完善。

1）档案管理意识仍有待加强。在新时代下，对民政局档案管理工作提出了更高的要求，但从实际情况来看，仍有一些工作人员并不重视档案管理工作的开展，缺乏对档案管理重要性的认识，片面地认为只需要保管好档案便可，甚至认为档案管理并不重要，所以在日常工作中没有严格要求自己，使得档案管理工作落实不到位，难以有效提升工作质量。

2）先进档案管理手段还未完全形成。近年来，民政局承担的社会管理责任更加沉重，职权范围也变得更加广泛，在这样的情况下，民政档案的覆盖范围、数量也变得更广更多，这一定程度上增加了档案管理工作的压力。假若民政局仍然保留传统的档案管理方式，不仅会限制档案管理效率的提升，还会对档案的完整性和真实性产生影响，因此需要民政局积极创新档案管理方式，积极引进先进技术来提升档案管理工作的效率。然而从现实情况来看，仍有一些民政部门还为完全形成先进的档案管理手段，对现代化技术手段的应用水平不高，尤其是在电子档案方面，还未形成有效完善的电子档案管理系统，难以保证档案信息的完整性，更是对档案的利用产生阻碍。

3）档案管理人员的素质水平有待提升。档案管理人员素质水平将直接影响档案管理工作的质量，但从实际情况来看，现阶段民政局中的档案管理人员素质水平并不高，一方面表现为在实际工作中，并不能严格按照相关的档案管理制度进行档案的收集、分类及归档工作，使得档案信息的完整性和真实性受到影响；另一方面表现为部分档案管理人员并不重视利用信息化技术管理档案，也不善于利用信息化手段为群众提供相关的档案信息服务，以致于档案管理效率不高。这些都是民政局档案管理工作中存在的实际问题，需要进一步完善人才培养与利用机制，打造专业化团队，这样才能够确保档案管理工作顺利开展。

4）民政档案利用率有待提升。当下民政局档案管理工作面临着诸多挑战，为适应新形势档案管理工作的要求，民政局也需要在档案管理利用上进行创新，确保民政档案利用工作能够跟上时代发展的步伐。然而从实际情况来看，现阶段民政档案利用率还有待提升，主要因为缺乏主动服务的意识，未建立起完善的工作服务机制，难以满足群众对相关档案信息质量的需求。另外，随着民政档案文件资料越来越多，且往往是分散和无规律的，但有的民政部门并未建立起相应的民政档案资料数据库，也未充分利用信息技术庞大的检索功能，为群众提供相关的档案资料信息服务，从而导致档案利用率较低。

2 新时代民政局档案管理工作质量提升的策略

1）提高档案管理意识，完善档案管理制度。新时代下，民政局要想提升档案管理工作的质量，首先需要重视档案管理工作的开展，在新的历史发展时期，并不是简单的做好基础信息录入和资料整理工作便可，而是要对档案进行管理。这需要民政局加强档案管理的宣传，提升全体人档案管理的意识，同时还需要不断完善档案管理制度，制定严格的标准，要求工作人员在日常工作中按照制度要求落实档案管理工作，最重要的是要科学进行档案的归档，对档案资料进行细致的整理，从而保证档案资料的完整性，以便后续能够查询利用。

2）积极引进现代化手段，加强档案信息化管理。新时代下，民政局应进一步加强档案信息化建设，建立完善的档案管理硬件设备，并积极引进先进的现代化手段，加强档案信息化管理，从而提高档案管理工作的效率。具体而言，民政局需要转变传统的手工档案管理模式，建立电子信息档案管理模式，加快纸质档案向电子档案的方向转变，并依托信息技术的优势，促使档案管理工作具有高效性、共享性及持续保存性。比如，可基于云技术基础进行民政档案存储管理，可避免档案丢失等问题。与此同时，在实施民政档案信息化管理的同时，也要重视档案保密工作的开展，应建立完善的档案管理系统，并落实有效保护措施，加强对档案管理系统的保护，避免档案信息丢失问题出现。

3）加强人员培训，提高档案管理人员综合素质。档案管理人员的素质水平直接影响档案管理工作开展的质量，因此新时代下民政局在实施信息化档案管理模式的同时，应当加强档案管理人员的培训，通过多元化的培训方式，不断提高档案管理人员的综合素质。这需要民政局制定科学合理的人才培养计划，但在此之前，也应做好人才的引进工作，优先选择专业知识与技能强，且熟练运用现代技术手段的人员，然后通过加强培训力度，对现有的档案管理人员进行专业化、针对性地培训，打造出一支高素质、高水平的档案管理工作队伍，确保民政局档案管理工作规范化开展的同时，提升档案管理工作的质量。

4）强化主动服务意识，提升档案管理利用率。在新时代背景下，民政局应确保民政档案资料管理利用能跟上时代发展步伐，这需要转变以往被动的档案管理利用思想，形成主动为社会提供档案服务的意识，比如主动搜集相关档案资料，为群众提供相关的档案信息服务。与此同时，现阶段群众对民政档案信息数量的需求不断上升，民政档案管理部门也要进一步下去档案工作的分析和汇总，提高民政档案的编制水平，提取出档案的精华，从而为群众提供更加齐全优质的民政档案信息质量。另外，还需要建立起完善的民政档案资料数据库，并利用信息技术的检索功能，为社会提供特色的民政档案信息定制服务。

3 结语

总之，在新时代下民政局需要高度重视档案管理工作的开展，应顺应时代发展的变化积极进行档案管理工作的创新，探索更加高效的档案管理模式，提升档案管理的效率与质量，让民政档案价值优势得以充分发挥，从而推动民政局的稳定发展。