做好档案保密管理与利用的措施探讨

刘 琼

（山西省吕梁市交通运输局，山西 吕梁 033000）

随着信息时代的带来，信息资源成为一项重要资源，档案资料的巨大社会价值得以充分体现。我国事业单位要想获得更好地的发展，应充分发挥档案管理的优势，提升档案资料的利用率。这就要求我国事业单位应加强对这一方面的重视，并将档案视为一种重要的社会信息资源，保管保护好其载体的同时，注重对其所含的信息进行开发和利用，实现信息资源的共享，进而将档案管理的价值充分体现出来。

1 做好档案保密管理和利用工作的意义

保管和保护档案资料是档案管理工作人员的重要职责，但是保密的主要目的之一是为了更好地利用，有时间、地点和范围限制的利用，只保不用则会失去档案资源的价值。因此，在档案管理过程中，档案管理人员应处理好档案保密与利用之间的关系，通过建立完善的档案管理制度，在保证档案完整性和安全性的同时，使得档案资料得到有效利用，如此才能充分发挥档案管理的优势[1]。

档案是单位各项实践活动的真实凭证，具有较强的客观性和权威性，是其他信息资源所无法替代的。充分利用档案资源对于单位实践服务具有重要现实意义，因此，档案管理人员应正确意识到档案管理工作的重要性，并在做好保管和保密档案资料的本职工作时，加强对档案资料开发利用的研究，正确分析和鉴别档案内容的历史作用和现实作用，明确各项档案的保存价值和保管期限，提升档案管理水平。

2 做好档案保密管理和利用工作的策略

2.1 强化档案密级调整工作

档案的密级并非一成不变的，因此，在档案保密管理工作中，档案管理人员应做好档案密级调整工作，具体可以从以下几个方面 着手：

一是规范档案密级调整工作。通常情况下，档案密级变化为升密、降密、解密，档案管理人员在调整档案密级的过程中，需要将《保密法》贯彻落实，严格执行解密划控的实践标准、保密规范标准、有关涉密内容标准等。同时档案管理人员应主动接受上级部门对调密工作的检查和监督，积极配合档案涉密文件的清查鉴定工作[2]。另外，档案管理人员需要对清密和非密的界限进行严格划分，明确哪些文件是可以对外开放利用的，哪些文件是不能对外提供利用的，哪些文件的利用是需要有一定限制的，以此来规范档案管理工作；

二是完善档案调密制度。对于涉密档案的管理，不仅需要立足于眼前的工作，而且还着眼于未来。这就要求档案管理部门应不断完善档案调密制度，更新和添加新内容，以此来保证档案保密管理工作的先进性。比如，通过建立划定密期制度，便于涉密文件到期后自行解密；通过建立调密通知单制度，一旦涉密文件发生调密行为后，需要下放通知给相关部门，以便于各项工作的衔接；

三是强化涉密档案管理。在以往的档案管理工作中，经常会发生将涉密文件和非密文件混合组卷、混合保管和混着提供的现象，加大了涉密档案泄露的风险。为了使得这一问题得以有效解决，档案管理人员必须要加强对涉密档案的管理，对以往大量混订在卷内的涉密文件进行统一保管，在今后的一般查档中只提供给使用者所查询的内容，涉密文件的原卷是不予以提供的。

2.2 加大档案利用监督力度

档案利用过程的不规范会对加大档案资料泄密的风险，因此，在档案管理工作中，相关人员应做好档案利用监督工作，及时发现和制止档案利用中各种不利于档案保密行为，在保证档案资料完整性和安全性的同时，档案资料得以有效利用。简单来说，可以从以下几个方面实施档案利用监督措施：

一是完善档案利用制度。档案管理部门可以根据档案利用的流程，制定和完善档案利用制度，如阅览制度、外借制度、复制监督等。同时针对不同层级的员工设置不同的档案利用权限，保证档案利用工作的规范性和安全性。另外，为了保证各项规章制度的执行效力，制度的条纹应具体、严密、简洁，并在实践中不断充实和完善；

二是完善监督制度。档案资料在利用的过程中，档案管理人员需要根据不同利用对象的不同利用目的，采取相应的监督措施，做好档案利用监督工作[3]。同时档案管理人员需要对被利用过的文件和案卷进行仔细查阅，及时发现其中存在的问题，并在登记簿上进行标注说明。对于损毁原卷的行为，应及时处理，以便挽回损失。

2.3 明确档案管理人员职责

档案管理人员是档案保密管理和利用工作的主要执行者，他们的专业水平和职业素养对于档案管理水平能够产生直接影响，因此，档案管理人员应明确和履行自身的职责。档案管理人员的职责具体体现在以下几个方面：

一是维护档案的完整性和安全性，这也是档案保密管理工作中的基本任务和根本目的。档案管理人员需要做的就是保证档案资料不乱、不丢、不坏。然而这项工作具有系统性和长期性，需要档案管理人员具备持之以恒的决心，时刻警惕，确保档案的安全性；

二是做好绝密档案的日常管理工作。任何绝密档案的调用都必须要在经过指定领导的审批后，严格按照规定办理相应的手续。当绝密档案使用归还后，档案管理人员需要及时检查、清对，一旦发现有泄密、失密问题，需及时查明原因，并采取措施补救。

2.4 在档案开放过程中做好保密工作

在档案保密管理中一昧的强调档案的秘密性，忽视档案秘密性的时效和范围是不合理的；但如果缺乏档案的保密意识，无视涉密档案的秘密性，扩大其开放利用范围，这显然也是不对的。这就要求档案管理人员在开放档案资料时，应做好相应的保密管理工作，具体可以从以下几个方面着手：

一是做好档案审查工作。在档案资料开放之前，相关人员必须要做好档案审查工作。审查工作的主要内容为科学区分和判定档案的开放程度和控制使用范围；

二是做好档案解密工作。根据档案《保密法》，保密档案是有等级的，具体可以划分为“秘密”、“机密”、“绝密”三个层次，在档案资料开放之前，相关人员必须要做好档案解密工作，即根据不同密级采取不同的管理措施，将档案利用率最大化。

3 结语

综上所述，做好档案保密和利用工作，是提升档案管理水平的关键，同时也是事业单位健康发展的重要保证。因此，事业单位档案管理人员应积极履行档案管理的职责和义务，加强对档案保密和利用工作的重视和探索，并将各项档案管理措施落到实处，以此来提升档案保密管理的水平，实现对档案资源的充分开发和利用，使得档案管理的价值得以真正体现。