论大数据时代人事档案管理模式变化

廖青松

（安溪县人才和就业服务中心，福建 泉州 362400）

在信息化时代背景下，档案管理部门一定要主动迎合时代发展的要求，重视发挥好相应信息资料的记录、存储以及应用的责任，更好地将大数据技术优势应用在人事档案管理工作中，实现档案管理工作的创新发展。结合自身对于高校毕业生档案管理的实践经验，探讨如何在大数据时代全方位提升高校毕业生的档案管理质量。

1 人事档案管理发展现状

在事业单位的组织建设发展过程中，人事档案管理是不可或缺的重要组成部分，其详细总结了相应的人员在开展社会活动等方面的具体情况，特别是涉及相应的个人学习、工作、奖惩等方面的内容，并结合实际需求来进行相应的保管以及整理等工作，从而保障和体现足够的法律效率及公证力。在当前经济社会的快速发展过程中，传统的人事档案管理模式存在着一定的不足之处，已不能较好地满足时代发展的要求，落后的运转程序不符合社会主义现代化建设的根本要求，这样会造成相应的人才和就业服务中心的社会公信力，自我进步空间受到一定的限制。基于上述原因，结合人才和就业服务中心的档案管理现状以及存在的问题，提出了针对高校毕业生档案管理的创新工作内容及策略，希望对于全方位提升档案管理工作效率有所帮助。

2 当前人事档案管理中存在的问题

2.1 档案管理方式落后、制度不健全

在传统的人事档案管理过程中，受客观历史条件的影响，传统的档案管理模式大都是以人工方式为主，造成整体的档案管理效率偏低。在新时代的背景下，传统的较为落后的档案工作模式则难以满足时代发展的要求，造成人事档案管理工作的可靠性存在问题。另外，再加上当前的人员流动率比较高，难以保障工作交接的有效性，特别是在进行档案记录、转出等方面难以有效予以必要的回应。另外，在进行档案流动环节，部分单位并没有严格根据相关档案法律法规要求开展档案投递以及转移，这样容易出现档案遗失的问题，造成当事人的利益受到损害，难以有效满足现代化档案管理的工作要求。

2.2 人事档案管理意识薄弱

部分人事档案管理单位的管理意识较为薄弱，特别是不太重视信息化管理工作，仅仅将档案管理信息化建设停留在表面，难以发挥信息技术的优势。这样的情况下，单位不重视人事档案管理组织架构建设工作，相关的管理部门职责不清，难以有效进行统筹以及保管相应的人事档案，甚至存在着并没有统一化处理相关的人事档案的情况。总体来看，开展人事档案管理的工作中，相应的档案管理的科学性、统一性问题有待进一步提升。

存在这样的问题，主要是由于以下两方面的内容。一是人事管理部门的管理意识薄弱，这样主要是由于专业管理能力欠缺；二是管理者管理意识较为落后，不能满足于新时代的发展要求，难以全方位有效开展人事档案管理的电子信息化工作。

2.3 资料收集难度大

在开展人事档案管理的实际过程中，一项重要工作是如何有效进行档案资料收集整理，具体实践中经常性出现资料不齐全的问题，特别是相应的档案材料的损坏、遗失问题则会造成整理工作存在着不便。以高校毕业生的相关材料为例进行说明，如果出现资料交接中的问题，这样就会造成不齐全的问题。在此环节中，进行具体的收集档案资料中，档案记录内容时间较长，相应的纸质档案中的签字、盖章等内容如果存在着缺失或不清晰的情况，这样则会造成难以有效进行无法考证的情况，特别是相关的信息内容难以补全，往往会造成难以有效进行准确的资料收集。同时，从道德因素的角度考虑，大部分人员则是充分借助于虚假资料，往往会造成不准确的档案信息内容。所以，传统模式下的纸质人事档案资料收集整理工作具有较大的难度，不符合信息化时代发展的要求。

3 完善人事档案的数字化技术管理模式

3.1 从信息科技出发来改善管理方式

在信息化时代背景下，档案管理单位则是充分借助于互联网技术的优势，通过云计算、大数据技术等先进的信息技术，全方位提升档案管理方式的创新发展。在信息化发展的初期，相关档案管理单位则逐步实现将纸质版档案利用信息化手段开展相应的编码、录入等操作，不仅能大大提升档案的操作、利用效率，还能有效节省大量的资源，全方位实现管理效率的提升，从而基于档案管理新的生命活力，也能更好地保障档案人员的隐私与保密权，更好地服务于个人档案管理工作。在此过程中，电子档案体现出较强的自主灵活性，这样有利于全方位开展管控，保障档案管理工作的高效化开展。

3.2 加强人事档案信息管理系统的功能完善

结合信息化大数据技术的优势，不仅能有效保障电子档案的完整性要求，还能全面提升档案存档的安全性。在信息化时代背景下，应从实际需求出发，积极有效地开展相应档案数据的云存储等技术开发。从档案数据进行云存储的特点来看，应逐步丰富平台功能以保障档案信息管理系统功能更加完善，全方位保障档案管理质量得以提升。借助于快速发展的云存储、大数据技术的优势，能全方位提升档案管理的信息化水平，具有更强的数据处理能力，从而满足于现代化的人事档案管理要求。

3.3 优化档案管理人群，提升管理人员素质

在开展事业单位的档案管理工作中，应充分重视高素质人才队伍的建设，并有效保障优化档案管理人员队伍建设，才能更好全面推动档案管理工作的健康发展，更好地符合时代的发展要求。在高校毕业生档案管理工作中，同样也是这个道理，应充分重视人才和就业服务中心的工作特点，重视档案管理人员综合素质能力的提升，加强他们的思想道德素养能力，全面促进档案管理人员综合素质能力的提升，保障档案管理队伍的职业水平、专业能力、职业道德得到全面加强，并具备正确的思想态度。从工作实践中来看，档案管理工作的特殊性、原始性以及保密性等方面的要求，应避免管理人员出现随意更改的情况，并落实好自身的岗位责任。

3.4 多途径收集整理资料

在传统的纸质人事档案管理工作中，大都仅能反映出个人的基础性信息，难以进行相关档案资料信息的对比以及综合性分析。在大数据的信息化时代背景下，能更好地全方位展示出人事档案信息内容，在加强基本信息的基础上，还能有效培养个人的品德素养、专业技能以及其他相关的特质。

所以，在进行人事档案资料收集管理中，应在有条件的情况下，充分利用好信息技术的优势，从整体上进行综合性资料的收集，涉及档案中的个人优缺点、职业能力、品德特性以及工作学习表现、违纪情况等，并能结合工作实际需求，开展合理化的有效条理化编排，从而更加有利于实现相应的档案管理工作，能更好地发挥出档案资料的准确性特点，有利于广大高校毕业生的就业活动。同时，还能有效全面提升档案管理人员的综合素质，有利于培养高素质的档案管理人才队伍。

3.5 加快数字化、信息化人事档案管理工作

在信息化时代背景下，全方位推动数字化人事档案管理的过程中，一定要全方位推动人事档案的信息化建设发展。在信息化时代背景下，充分重视纸质档案的规范化、标准化管理，避免造成相应的数字化进程质量大打折扣，难以实现预期的数字化建设要求。全面加强人事档案数字信息化进程的过程中，应从档案管理的实际需求出发，构建规范化、科学化以及协调的管理模式，从而保障资源的整合发展，进而有效控制存在着不必要的劳动力，更好地体现出以人为本的理念，这也是数字化人事档案管理工作的基本初衷。在传统的纸质化人事档案的被动提供服务模式中，我们应迎合时代发展的要求，积极提供更加优质的主动服务，通过全面促进人事档案的信息化建设，借助于云存储、大数据技术的优势，更加有助于我国经济社会的全面快速发展。

4 结束语

综上所述，结合大数据时代发展的特点来看，为了全面提升人事档案管理水平，应加强人事档案的信息化建设工作，这样有利于实现档案资料收集范围的拓展，有助于全面提升档案管理人员的综合素质能力，方可更好地适应于新时代背景下的人事档案管理工作的需求，全面推动事业单位的综合发展，更好地为我国经济社会的快速发展做好相关的服务工作。