信息化技术在县级档案管理中的应用实践

陈凤颖

（围场满族蒙古族自治县档案馆，河北 承德 068450）

我国在近二十年的发展过程中取得的成就举世瞩目，随着信息化产业的逐渐崛起，未来社会必然朝着智能化、电子化信息化方向发展，因此信息化建设也成为社会进步的重要衡量指标，所以档案行业也应该注重自身的信息化普及，改变传统纸质资料的收集整理以及归纳，注重信息产业的数据整合优势，提升网络管理效能，不仅能够有效推动档案事业的快速发展，同时也能促进我国社会结构逐步完善。

1 县级档案管理信息化建设所面临的问题

1）缺少相关的经费支持。电子化档案管理是一项长期的工作，并非快速能够全面推展的工作任务，不仅需要在硬件方面注重个县级的平台框架以及计算机配置，同时还要针对不同的档案管理建设相应的软件体系，强调组建内部局域网以及数据库，同时还要针对档案的信息网在移动终端的进行开发。目前的互联网行业发展较快，信息技术也在不断的迭新换代，因此电子产品生命周期较短，而且后期的维护更新及数据转移都需要大量资金，目前的县级档案管理主要依靠地方财政或中央拨款，其资金消耗巨大，很多地方资金严重不足，在推广信息化建设以及信息化技术更新过程中，一直都面临着资金短缺的问题[1]。

2）缺少专业化管理人才。人才因素是制约整个行业发展的重点以及难点，很多县级地区的档案管理人员年龄结构偏大，对于传统的纸质资料较为熟悉，对于电子化的信息技术运用却不知所措，而且档案部门的业务量较大，必须制定完备的人才培养体系及人力任用体系才能保证县级档案管理的稳步进行，目前的档案人员缺乏专业性人才，尤其是在档案管理专业素养以及计算机运用双重能力都具备的人才更是极为短缺。县级的档案管理人员思想较为保守，不愿与更多的耗费时间和精力学习网络技术以及信息化知识，进一步影响了档案信息化建设进程，需要相关部门针对问题建立长期的人才培养长效机制，才能解决人力资源短缺的燃眉之急。

3）电子化标准工作滞后。信息化的快速发展使得信息载体以及信息交流共享发生了重要转变，传统的档案管理已经形成了一套完备的制度，但是信息化的档案管理不仅涉及基础建设，同时还涉及相应的技术层面，因此需要制定完善的法规及行政规章制度予以支持，目前的电子文件和电子档案还缺乏统一的全国管理模式，如果各县级基层档案管理按照自身的需求制定相应的标准，可能出现未来标准差异性较大，而且在全国性的档案整理过程中也会遇到较大阻碍，因此需要建立标准化的管理制度推进基层档案管理的快速发展[2]。

2 信息化技术对于县级档案管理的价值和意义

首先，传统的档案管理方式主要依托于纸质资料，其工作包括收集分类、整理、归纳以及保管等工作量，将耗费大量的人力物力，不仅工作效率慢而且人为因素影响也容易导致档案丢失、出错，而数字化体系实现了自动化数据分类和网格化管理，极大的提高了工作效率，同时还能解放人工的繁重劳动。其次，传统的档案管理在进行信息收集以及资料查询是较为不便，需要多个工作人员协同合作，才能将有效数据进行归纳、收集严重影响工作进度，而信息化的档案管理可以通过数字化的分析，对已有的资料进行关键词、关键字的有效检索查询，短时间内就可完成传统工作需要长时间完成的内容，有效的节约了时间，提高了工作效率[3]。

3 信息化技术在县级档案管理中的应用实践策略探析

信息化技术的发展给每个行业也都带来了转机，同时对于档案管理也是时代的发展机遇和挑战，因此相关部门及人员必须正视当前县级档案信息化建设的问其，并结合区域性的档案管理特点，探讨有效的应对策略，发挥信息化技术优势为档案管理的长期发地进行深入研究。

1）注重信息化建设，利用多方资源进行资金筹措。县级档案部门本身并没有资金来源，完全依靠地方政府和中央财政拨款维持稳定运行，但是信息化建设是档案管理的重头戏，也是未来的必然发展趋势，相关部门必须注重信息化建设的重要性，同时清晰的认识到完全依靠政府投资并不能解决当前的资金不足问题。首先，县级档案部门应摆脱传统的依靠上级观念，在每年年初时应对自身的信息化建设制定详细的规划细节，并合理安排上级拨款。其次，档案部门应充分发挥自身的积极筹措金源意识，借助社会的组织及企业进行资金融合，实现社会发展共赢努力，从自身的优势上进行资金融创、为自身的资金不足创造更多的机会。最后，倡导各省级政府根据全省的经济收入形势制定详细的信息化档案建设纲要，按照比例对县级档案部门进行经费分配，制定全过程动态预算建设体系，实现资金的合理化使用。

2）强调人才引进培养，出台相关人员编制规定。未来社会必然朝着多元化方向发展，社会对于人才的需求也更加复杂化，县级档案管理部门应充分注重社会的发展形势，强调复合型人才的培养，既要对原有的工作人员加强继续教育培训，同时也要更多地吸引“新鲜血液”。首先，县级档案管理部门要针对目前的工作运作特点，确定人员编制需求，并及时上报有关部门出台相关人员编制规定，为自身的人才缺口提出引进计划。其次，要对现有的档案管理人员实行继续教育以及考核机制，并将考核分数与人员的工资奖金挂钩，以此激发内部人员的主观学习能动性，促进队伍的全面素养提升。最后，要更多地吸引年轻计算机专业人才入职，可以与各大高校相关专业进行合作，意向培养档案管理人才，给广大学生提供广阔的实习平台，同时也针对优秀人才进行选拔以及录用，为自身的人才储备打下基础[4]。

3）坚持预防与管理结合，加强县级档案管理的安全体系建设。数字化的档案管理是一项综合工作过程，因此要注重档案信息的安全保障体系建立，坚持预防与管理相结合原则，需要将县级档案工作与公众网络实行有效的物理阻隔，同时也要加强内部局域网的有效监察管理，以此确保档案资料的安全，防止资料被篡改或者被盗用。首先，要注重计算机档案数据的保管系统，既要用固定硬盘和固定服务器对档案数据进行保管，同时也要注重大数据的云保存和云备份，让数据库即便遭受到网络攻击也能有安全的备份数据提供使用。其次，县级档案数字化建设还要建立预警系统，防止由于自然灾害、不可抗力以及意外事故等问题造成的数据损失，实行动态化更新、使得备份数据能够自我恢复，又或者是遇到不明的网络侵袭要及时预警、自我封闭，防止不法分子对方案数据进行窃取利用。

4 结语

综上所述，我国正处于社会变革的重要阶段，社会的发展形势使得目前的档案管理工作必须紧跟时代步伐，县级地区由于多种因素影响导致数字化档案建设脚步交流缓慢，为了更好地与时俱进，需要转变传统的档案管理思维去探索和创新数字化档案管理模式，有针对性的解决目前的困境、合理开发资源、注重人才引进、加强资金筹措，实现档案自身价值为社会提供更优质的服务。