城建档案管理数字化建设的有效措施

贾莎莎

（柳林县城区生态公园开发中心，山西 吕梁 033300）

城建档案是城市在建设与规划中的主要参考，能够有效的推动城市的现代化进程。在现代城市化进程不断规模化的过程中，城市建设档案的信息量也大大增加，内容越来越多，管理难度与日俱增，原先的城建档案管理的方式已不能满足时代的发展需求，因此需要对原来思维方式优化，将先进的信息化技术引进到城建档案管理工作中，从而让城建档案管理工作能够顺应时代潮流实现数字化方向发展。

1 城建档案管理数字化的意义

1）便捷且高效率的管理。传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员并且效率工作不高。在对传统的纸质资料的管理过程中，资料需依顺序的规定进行整理归类，传统的纸质材料在存放时对存储空间的要求是较高的，在长期的保存过程中，因为人工或者天气以及储存条件的影响容易造成资料的破损。而如今在信息技术的高速发展下，互联网的高速发展为城市化进程提供了新的契机和便携的方式，因此城建档案管理模式也应该加以创新伴同时随着社会的进步。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时代发展的要求。

2）更加规范化的管理。原先的城建档案管理人工管理的模式，在管理的过程中常常会出现失误，也会在搬运或者运送的过程中造成档案的遗失或破损，并且在传统的档案管理中需要有一套相对完备的管理制度，而管理制度一旦不当同时也会影响管理的科学性。因此，管理模式的人工化也成为城建档案管理规范化的阻碍因素之一，在这种缺乏有效的统一管理中，档案资料管理在利用、查看、翻阅时也会出现一些的问题，厚繁复杂的纸质材料影响了档案资料内容的及时获取，增加了时间成本。

3）提高城建档案的利用率。建设不仅仅是实现了高效规范的管理，同时对于提高城建档案的充分开发利用也有着重要的意义。城建档案不仅只是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，用户通过网络登陆对城建档案资料的网站进行访问与查询，在使用过程中也可以扩充城建档案的内容。因而数字化管理模式的应用，打破了行政机构现有的组织界限，构建了虚拟机关模式，这种城建档案管理数字化管理的方式突破了空间的限制、时间的限制、流程的限制、暗箱操作的限制，更加便民利民。

2 城建档案数字化建设过程中存在的问题

1）数字化管理稳定性的缺乏。使用数字化方式进行档案的管理，需要用技术设备对档案信息进行存储和管理，因而计算机软硬件条件的会直接影响到资料储存的稳定。计算机如果受到技术、载体和设备等等情况的干扰，会对档案信息产生直接的影响，继而会影响到城建档案管理工作的进行。

2）档案的信息容易泄露。对于城建档案的保密性，过去在运送查看的过程中会安排专人和特定的地点进行，同时会利用法律约束档案管理人员的行为。而运用数字化管理的方式对城建档案进行管理，档案资料会容易受到干扰，同时还要承担一些城建管理档案资料被篡改泄漏的风险。在现如今的信息技术中，一些不法分子会利用一些手段对档案信息进行不留痕迹的盗取和篡改。因而，利用这样信息技术的管理方式，是存在一定风险的。

3）档案标准信息的缺乏。在城建档案数字化建设的时，管理人员需要将纸质资料输入电子计算机从而转化成数字资料信息，所以需要对文本进行整理，同属也要对输入内容进行校验保存。还需要一些时间的时间完成对于搜索引擎和条目的制作。而在这样将纸质内容转化成数字内容的过程中，如果不同档案管理单位使用不同的标准进行档案的转化，资料库中将会出现的档案版本是有各种不同的，这样也会有一定的困难 对于档案资料的共享。

3 城建档案管理数字化建设的有效措施

1）进行更为全面的规划。做好全面的规划工作，才能有效地保证城建档案数字化建设的科学性、完善性，数字化的处理方式、档案扫描的流程等严格有效的开展相关工作，并且必须保证档案管理有健全的体系。建设城镇档案管理数字化管理模式需要我们，对现在有用的档案恰当的进行分类。制定统一的标准不断的进行优化，使数字化建设的规范性得到保证，必须确保扫描出来的文件是与原件相吻合的，细化文件的页码扫描，并且要对相关的技术与内容进行严格的考察，做好数据信息的对接工作，从而让绝大部分的档案被数字化转换，丰富完善城建档案管理数字化体系。想要彻底实现城建档案管理的数字化对档案进行规范化和标准化的处理，档案管理部门必须立足于标准化原则，让相关人员按照统一的标准进行收集、检索等工作。同时，国家也应该加强档案工作的立法，出台硬性规定和标准，使档城建案管理数字化标准化有据可循。

2）实物档案规范化管理。在城建档案管理工作中，对与传统的纸质档案，图片档案、影像档案等，也要对其实现规范的精准电子化管理，保证相关的档案管理数据更加完善，另其与实物档案相对应，同时对于实物档案的规范也要进行不断的规范处理，监督考察各个环节，必须保证实物档案的科学性和完整性，才能使数字档案管理的开发更能发挥其价值。

3）基础设施与档案信息资源建设。对于城建档案数字化管理来说，必须注意开发以及利用城建档案基础设施，它相关的基础设施是其非常重要的物质保证，可以直观展现出城建档案数字化管理的程度。因此，必须有效的保证城建管理档案的信息化、数据化、通信便捷充分的有效结合起来。档案信息资源的建设也至关重要，因为城建档案涉及的信息内容直观真实的展现着城市的发展，影响着城市发展的未来，因此与信息技术的相结合，快速高效的是档案数据被数字化，保证资源的共享，包括对信息的背景数据系统记录完整，对流环节进行有效的控制和具体规范等。

4）建设档案信息化人才队伍。城建档案管理数字化方面的专业人才比较稀少。档案数字化管理工作其实是需要有较强的专业性的比如计算机类的专业人才、统计类专业的人才等，因此确保有这一类人才的队伍支撑，才可以保证城建档案数字化管理工作的有效开展，相关部门在选拔人才时一定要本着公平公开公正的原则的基础上去选择有能力的专业化人才，培养一支专业优秀的城建档案管理队伍，同时要对工作人员进行不定期的培训与能力的提升，例如开展单位内部讲座，让有先进经验的同事传授自己的经验或者可以借助绩效考核，业务审查等方式提高档案管理工作者的积极性，建设一支拥有活力创造力且高效率的城建数字管理队伍，可以更好的增强自身的专业知识和业务水平，从而使档案的收集、整理、检索、保存等都到标准。

现如今，城市化的发展脚步越来越快，城建档案的管理工作也需由传统的方式转变为数字信息化，效率与专业性以及规模方式成为目前面临的一大难题，同时也是一大挑战相关部门要充分运用有效措施加以解决，认识到城建档案数字化建设的问题，使城市建设数字化档案管理的发展需求得到满足，保障网络体系的安全系数，为城建档案管理的数字化建设奠定夯实的基础。