数字化背景下干部人事档案管理研究

李珏仪

（江门市新会区睦洲水闸工程管理所，广东 江门 529100）

人事档案是了解与考察干部的关键手段，主要记录了干部基础信息、学习工作经历、政治品质、道德品行、工作实绩、社会关系等情况，在2018年11出台的《干部人事档案工作条例》中指出，干部选育管用工作应将人事档案作为重要依据，进一步突出了干部人事档案管理工作的重要性，在数字化背景下，需加快干部人事档案数字化 进程。

1 基于数字化的干部人事档案管理优化策略

1.1 加大资源投入

在信息时代，干部人事档案管理由纸质载体转变为电子载体具有较强优势，可消除纸质档案存储弊端，实现干部人事信息的长时间无损存储，降低纸质档案管理所产生人力物力消耗，提高干部人事档案管理效率及质量，因此为促进干部人事档案数字化发展，需根据实际情况加大资源投入。例如：加大资金投入，针对干部人事数字化档案建设工作加强硬件设施，完善档案转化设备，逐步将现有纸质档案转化数字化档案，并引入先进档案管理系统，提高档案管理工作便捷性；根据新《档案法》内容加强档案信息安全，采用先进技术资源保护档案管理系统，防止发生内容篡改等不良问题。新《档案法》指出，档案数字化建设经费列入政府预算中，为提高资金利用效率，应根据干部人事档案管理工作设置专项资金，明确资金使用计划，合理配置资源，为干部人事档案管理优化工作夯实基础。

1.2 优化规章制度

随着信息化变革的逐渐深化，干部人事档案数字化管理已被提上日程，为保障档案管理工作有序推进，应在现有规章制度基础上进行优化，推动干部人事档案数字化管理规范化开展。干部人事档案数字化管理规章制度应具备全面性及科学性，需结合干部人事档案应用特点及数字化管理需求展开制度优化，由档案管理专业人员凭借其丰富经验制定数字化管理流程，并在此基础上编制干部人事档案管理指导手册，根据新《档案法》规定建立档案工作责任制，多措并举，营造规范化档案管理氛围，确保干部人事档案管理工作有章可循、有据可依，在强有力规章制度支撑下实现部人事档案数字化管理的精细化 开展。

1.3 完善风险管控

便捷化是数字化干部人事档案的主要特点，但相对应的需承担信息风险，因此为保障干部人事档案隐私信息安全性，需组建专业化信息安全小组，用以维护档案信息管理系统，实现安全运营。首先需控制数字化档案管理权限，需将系统管理者、安全审计人员、安全保密管理员三者进行角色分离，系统管理者主要负责创建与删除干部人事档案信息，安全审计人员负责查看档案信息管理系统操作日志，而安全保密管理员负责分配系统权限，运用角色分离手段降低人工失误出现概率。其次，根据干部人事档案数字化管理流程及标准选择适宜安全软件，强化网络安全，维护信息系统运营秩序，同时，应严格录入相关数据，把控传输、存储与访问节点，采用地址绑定的方式加大管理力度，引入图像加密、文件加密传输、防截屏拍照等关键技术，防止数据泄露等信息安全问题。再次，将纸质档案转化为数字化档案的同时，做到数字化档案备份工作，避免档案调阅过程中可能存在的撤换、篡改、增删问题，严格记录档案借阅工作，监管档案流向，做到档案借阅有迹可寻，借阅档案归还后需将其与备份档案对比，确保干部人事档案内容无误后方可重新归档，极大提升数字化档案管理工作安全性。最后，由于干部人事档案存在隐私性及特殊性，应引入多冗余机制保护信息数据，运用技术手段拷贝档案内容，搭建人事档案灾难备份体系，同时还可采用双中心、多中心档案信息管理模式，为干部人事档案信息提供全方位数据保护，此外为保障档案信息一致性，可基于档案信息管理系统引入区块链、大数据、云计算、智能AI等先进技术，统一数字化管理，做到档案修改留痕，运用前沿信息保护技术，实现全方位安全风险管控。

1.4 加强队伍建设

专业化档案管理人才为实现干部人事数字档案规范化管理的基础，其业务能力、职业道德、责任意识均决定着干部人事档案信息的利用情况，因此应基于现有人才体系加强专业化队伍建设。首先，增强档案管理人员服务意识，提供高效且优质的档案管理工作，加强对信息化人才的培养，同时加强对档案管理人员的监督监管，增强其组织纪律性，以此维护人事档案管理秩序；其次，增设数字化档案专项培训，提升档案管理人员综合素养，结合实际档案管理系统，理论结合实践，使人事档案管理人员迅速掌握信息系统操作步骤；最后，调整档案管理部门人才招聘标准，适当向信息化、年轻化人才偏移，组建具有活力的档案管理队伍。

2 干部人事档案管理在数字化背景下的未来发展趋势

2.1 电子签名归档

《电子签名法》自2005年发布与实施以来，在电子政务系统、网点银行、电子合同、金融业网点等不同行业内均得到了广泛应用，且应用范围随着互联网的逐步普及而扩大。随着《档案法》的进一步补充，电子签名的应用场景逐渐完善，网上银行借助RSA技术实现了电子签名的真伪辨别，提高了电子签名的安全性及普及性。在未来干部人事档案管理工作中，可将RSA技术引入到数字化档案体系内，每份干部人事档案原始材料需由本人留下电子签名，进行档案归档时，需由管理人员进行审核，确认无误后需由档案管理人员留下电子签名，运用RSA技术辨别档案内容，进一步提高档案安全指数，此外，还可在电子签名基础上记录档案归档时间，提高档案考证真实性[1]。

2.2 云数据库存储

纸质档案在存储过程中易产生霉变、磨损等问题，因此需严格管控档案管理室温度及湿度，造成额外成本，将纸质档案转化为数字化档案后，可将档案存储至云数据库内，依托于互联网，实现海量数据存储，降低了档案管理人员工作强度，缓解其工作压力。运用云数据库进行人事档案存储是大势所趋，在前沿技术支撑下可极大提升档案信息安全性，同时可将干部人事档案存储至不同数据库内，完善档案备份管理工作，便于档案数据恢复，大幅度提升云数据档案库系统重建能力，实现干部人事档案管理工作的可持续发展[2]。

2.3 系统溯源查找

随着干部人事档案管理工作的逐步推进，档案管理部门将面对海量档案信息，而传统化纸质档案查询工作无法满足快速查询功能，因此在未来干部人事档案管理工作中，需将通用信息检索技术与档案信息管理系统相融合，提升档案查询速度与准确性，同时可完成导出、打印等工作的批量处理，进一步提升人事档案管理工作效率。

3 结束语

综上所述，干部人事档案管理工作数字化发展已是必然趋势，应逐步加大资源投入，优化规章制度，并完善风险管控机制，培养数字化专业人才，组建干部人事档案数字化管理团队，根据当前发展形势来看，未来干部人事档案管理将趋向电子签名归档、云数据库存储、系统溯源查找三方面发展。