对国有企业数字化档案建设相关问题的思考

蹇 媛

（中广核久源（成都）科技有限公司，四川 成都 610000）

档案管理的工作在国有企业展开现代化业务的过程当中，是极其重要的一项收集资源和信息的途径。档案管理工作不但能够储存以及管理相关资料，同时也可以调整档案管理的结构，让国有企业在调动相关档案资源的时候更加便捷。使其处理事情的效率提升。将数字化建设的方式和档案管理相融合，可以促使国有企业的数字化建设获得全面发展。

1 国有企业档案数字化建设的必要性

目前计算机网络发展迅速，普及的范围也较广，各个范围当中共享档案资源逐渐也有所实现。在进行资源共享之前，要能够使用智能技术，把原始的纸质资料利用起来，通过扫描等方式形成电子文件。然后再通过信息化的管理技术将这些文件储存在有关介质当中。通过这样的方式，相关工作人员在使用资料的时候利用网络检索的形式就可以将资料进行使用。这对资料之后的修改和复制等各方面都能够提供更加高效的服务[1]。

2 国有企业数字化档案建设的策略

2.1 增强数字化档案信息数据库建设力度

展开国有企业档案数字化建设的过程当中最重要的部分就是建设核心数据库。其中直接关系数字档案的管理是否可以有序的实施下去。因此必须要尽量加强信息管理过程当中资源数据库建设的力度。同时也要考虑以下几个方面的内容：首先，检索新档案信息数据库主要指的是一种开放型的档案，可以提供相关的目录以及范围，还有检索。其次就是文件型的档案信息数据库，主要是利用档案文件的方式再入，并且提供网络方面的一些档案信息服务。最重要的就是可以比较广泛地使用档案信息数据库的类型。不仅如此，对电子文档系统建设方面的力度必须不断增加。电子文档的档案管理系统主要是以数字化作为核心而存在的。对各种不同的电子文档本身有录入等相关配套功能，而这个系统拥有数码摄像和扫描的功能，可以把纸质内容转换成为数字化的内容，然后对转化之后的电子文件进行相关的科学化管理，其中包括诸多不同的事项，最终才能够及时监控储存的情况以及使用的情况[2]。

2.2 强化信息技术的应用

在进行国有企业档案数字化建设的过程当中，必须要让信息技术的使用落到实处，具体要做到以下几方面的内容。首先要打造一个档案资源的智慧收集平台和平台当中一些比较有效的管理手段。其中最为重要的构成部分就是数据采集管理平台以及一体化的电子文件接收和管理的平台。一体化的电子文件接收平台主要指的就是对数字文档进行智能管理。而数据采集管理平台主要指的就是智能化的收集企业内部的一些业务方面的信息和数据，并且自动进行整理以及储存。国有企业需要强化平台的建设，十大元素能够更加规范的被收集，并且要确保著录的数据足够准确。不仅如此，利用相互一致的提名以及分类号进行检索，可以保障其查阅的全面性以及准确率[3]。

其次就是要建设一个自动的鉴定档案员数据库，这个数据库具备保管期限内的自动鉴定功能。对工作人员更加便捷及高效的保管档案和使用计算机快速进行鉴定，都是有一定积极意义的。在一定的程度上可以让工作人员工作量有所减轻。以此为基础，国有企业需要严格的根据档案鉴定的标准来进行元数据库的建设。同时也要合理设定保管的期限和归档的范围等，使国有企业的档案管理工作获得全面 提升。

再次就是要完成信息服务方面的智慧化建设，也就是对数字档案的服务进行进一步创新，利用智能终端获取相关的移动服务。这个服务可以满足目前信息化及数字化社会发展的实际需求，国有企业需要按照自己的实际情况，在进行档案管理的时候积极的使用相关的信息技术，并且和管理系统以及综合业务管理系统相互结合起来。通过移动终端以及智慧平台让档案信息被推送并且进行搜索，使国有企业档案的数字化管理水准获得提升。

2.3 加强档案数字化建设意识，增加建设资金投入

如果想要让国有企业的档案管理从比较传统的方法转换成为数字化的方法，首先就必须要建立一个相关的意识。只有领导工作者把档案数字化的建设能够重视起来，才能够真正的落实数字化建设的工作。这是一项非常复杂的工程，其中涉及极多的部门和人事管理的具体情况，因此需要更多领导的支持和不同部门相互之间的协调和配合，才能够促使国有企业在极短的时间之内进行文件的更新和数字化的建设。通过这样的方式，不但能够降低国有企业有可能会面对的经济损失，同时也可以更新档案使用的方式。领导需要具备一定的数字化意识并且支持当前改革的工作，这也正是进行档案数字化建设最重要的条件之一。进行档案的数字化建设，另外一个最重要的前提就是要加大资金投入的力度。在建设数字化的时候，要对各环节进行全面更新，建设档案管理系统。同时也要招聘相关人才，投入更多的资金。只有这样才能够促使各个环节顺利地运行下去，使国有企业档案数字化的建设步伐有所加快[4]。

2.4 完善档案数字化管理制度

在进行国有企业档案数字化建设的时候，要建立起相关的管理制度，只有通过这样的方式，才能够让各个流程按标准执行，实现档案数字化管理的基础目标。国有企业在进行档案数字化管理的时候，要意识到这项工作的重要性。不但要能够改进传统的管理模式，同时也要积极地使用现代化的技术以及相关手段，让电子档案管理和传统档案管理相互之间能够齐头并进。通过这样的方式，让档案的载体更具有多元化的特征，帮助档案保留以及利用一些更加有利的条件。

2.5 建立网络共享服务平台，提高调档与查询速度

通过使用计算机的网络体系，可以帮助国有企业优化其档案管理水平，并且解决在档案管理过程当中有可能会遇到的困难，使信息技术能够在企业生产的过程当中充分的发挥出效用。档案管理的很多方面都可以促使国有企业获得更多前行的可能性。搭建一个比较高效的信息共享平台，按照保密的等级，将相关的服务功能都发挥到最大，使平台运行速率获得提升。

3 结束语

综上所述，在目前的信息时代，国有企业如果想要获得更加显著的市场竞争力，就必须要对档案数字化的工作重视起来，国有企业必须要提升应用的力度，制定相关的标准，做好前期的工作，使数字化管理制度更加健全，并且提升有关工作人员的综合素养，积极的建设数字化档案的保密性以及相关数据库，从而促使国有企业档案数字化工作能够顺利的进行下去。