关于现代水利工程档案管理工作的思考

刘海英

（山西省水利水电勘测设计研究院有限公司，山西 太原 030024）

水利工程档案的含义是水利工程在竣工验收、施工阶段与前期策划等阶段中产生的图表、影像以及文字等记录，水利工程档案工作就是整理以及管理这些历史记录，是整个水利工程管理工作的核心构成部分[1]。水利工程建设应该与档案管理同时开展，且确定责任单位以及管理制度、责任人，以保证水利档案管理工作的深入开展。

1 档案管理在水利工程建设中的核心作用

1.1 水利工程建设和水利工程档案属于一个有机整体

一个水利项目的执行以及策划、竣工，起初就是从书面文档以及影像资料开始，工程档案的创建比工程施工建设早，同时，各种工程资料又组成了整个工程档案的主体，这些档案主要在于整理早期资料，以确保整个档案资料的统一性与完整性，为未来水利工程的相关维保工作进一步提供有效的技术依据[2]。由此看来，水利工程建设和档案工作属于一个有机整体。

1.2 档案记录能够反映出整个工程品质的好坏

现在，各项水利工程都十分重视精细化管理，且创建各项目的评价体系时都以档案资料为基础。于是，水利工程档案能够将整个工程品质的好坏反映出来。假如某项工程的档案资料不太完整与详细，会对这个工程的有效评定产生极大的影响。部分公司只关注水利工程的执行过程以及结果，而忽略了档案的相关记录。其实这些档案里面的图表以及文字也是判定工程的核心标准之一，它极大地影响了整个工程的品质。可见，在记录档案的过程中查证事故原因与评定工程品质就是责任的核心依据。

1.3 档案记录是水利工程建设质量控制的核心步骤

水利档案记录与工程品质的好坏具有直接关系，更是确保整个工程质量的核心步骤。唯有在施工时记录完整与详细的施工过程，才能够在施工现场充分控制各个步骤，才能够确保工程的综合品质[3]。经过以上论述，我们认识到档案记录的核心意义，第一，档案记录进一步关系到工程建设，第二，档案记录还能够将工程品质的好坏更好地反映出来，第三，档案记录是确保水利工程品质的核心步骤。现在我们重点分析水利工程档案管理工作的优化策略，以供参考。

2 现代水利工程档案管理工作的优化策略

2.1 充分注重档案管理工作

充分注重档案管理工作，特别是重视水利工程档案资料的相关整理以及归档工作。为了实现档案整理不及时以及归档混乱等问题的科学处理，在采集相关档案资料时，一定要从水利工程的现实情况入手，有效调整档案采集方式[4]。第一，将追踪采集方法运用于施工周期很短的水利工程中，能够更好地提升信息的采集速度，保证档案工作的综合品质。第二，将分段采集方法运用于施工周期很长的水利工程中，不但能够很好地确保档案资料的完善性，而且能够针对档案采集内容以及时间的差异进行划分，防止出现资料混乱的情况。第三，在对资料进行归档的过程中，还应该重视对资料开展工程代码与编制分类号等，对电子文档开展分类管理，便于后期的有效查阅。

2.2 规范档案管理工作制度

一定要创建一个有效、可行的制度对各单位的核心义务以及责任进行规范，便于梳理好水利在建单位与工程咨询单位、工程建设单位、项目监理单位以及设计单位的关系，从而确保水利档案资料的完整收集与及时归档。具体内容如下：第一，明确文件存档备案体制，每个时期的设计以及建设等需要按照合同来明确，文件一定要由档案部门进行备案和归档。第二，各部门有效建立归档体制，确定归档责任人、归档内容与归档时间等。第三，创建审查奖惩制度，以项目为基本单位，充分确定档案管理员[5]。并且确定每个部门员工的核心责任以及义务，奖罚分明，以调动每个部门的工作积极性，使每一位员工都了解到水利档案管理工作的核心意义，使其管理效率获得提高。第四，优化水利档案管理的场所以及设备，如在野外施工现场进一步创建档案整理盒与档案资料防盗柜等。

2.3 提升档案管理人员的综合素质

要深入了解档案管理工作的核心意义，强化对档案管理人员的思想教育，建立水利档案人员队伍，将其主动性与创造性全面调动起来。大力投入档案工作硬件，实现工作环境的优化，进一步培养档案管理专业人才，提高档案管理员的专业素质，全面激发档案管理员的工作主动性，充分挖掘其智慧以及潜能，如此，才可以有效实现档案管理的标准化与规范化，档案工作才可以为水利管理工作提供更好的服务。

2.4 延伸档案服务途径

档案管理人员应该将档案资料与信息优势、档案现有设备全面利用起来，采取若干个途径为水利工程进一步提供优质服务，探索有偿服务和无偿服务相联系的服务方式，对服务项目进行拓展，扩增经济收入。经过有偿服务这一渠道，让档案不断迈向社会，为经济进一步服务，使档案管理工作不但有助于市场经济的飞速发展，而且有助于档案事业本身的深入优化，将档案的社会效益以及经济效益充分施展出来[6]。让档案管理人员全面了解到个人与公司的内在关联以及个人在公司档案发展过程中的重要作用，以最旺盛的精力以及热情投入到档案工作中，建立档案管理人员队伍，激发档案管理人员的工作 信心。

2.5 在水利档案管理工作中使用信息技术

伴随信息技术的飞速发展以及普及，针对水利工程档案管理工作来说，其要对以前的档案管理手段进行转变，采取先进、有效的信息技术开展管理，借助于计算机技术，对档案管理的具体工作流程进行规范，将水利公司的信息化管理情况充分结合起来，对档案管理软件进行研制以及开发，进一步实现统一管理、分类检索以及微机储存，使水利工程档案充分实现信息化管理，搜集整理以及归档保管电子档案，创建电子档案数据库，使水利档案管理工作的综合品质以及效率获得提升。

3 结语

综上所述，在水利工程建设过程中档案管理工作占有很关键的地位，为水利工程建设进一步提供核心依据的同时，能够将每个施工步骤充分反映出来，实现有迹可寻与有理可依。档案管理工作的综合品质对水利工程施工的整体质量以及进度产生了极大的影响，因此，一定要充分注重档案管理工作；规范档案管理工作制度；提高档案管理人员的专业素质；延伸档案服务途径；在水利档案管理工作中使用信息技术，更好地提升档案管理水平，为国内水利工程的可持续建设充分施展社会核心价值。