浅谈不动产档案现代化管理

朱志明

（茂名市不动产登记中心，广东 茂名 525000）

通过科技手段来管理不动产档案，有利于加强不动产档案管理的有效性。由于科技的飞速发展，现阶段我国的科学技术、网络技术发展迅速，技术已经十分成熟，所以通过现代化的方式方法来管理不动产档案会比原来的方法要简便许多，相关不动产档案管理部门和相关的工作人员要想提高不动产档案现代化管理的水平就必须要实施行之有效的举措。

1 不动产档案管理中存在的问题

1）工作人员在进行管理档案时缺乏工作协调性。原来惯用的不动产档案管理工作方法中有许多不足之处，其中比较突出的问题之一就是不动产档案管理工作人员在工作时彼此间缺少协调性，由于工作人员在管理档案过程中缺乏协调性，所以不动产档案管理工作就无法有效进行，使得工作没有章法，容易出现棘手问题影响档案管理工作的有序进行。不动产档案管理工作人员缺乏工作协调性主要存在以下几个问题：首先，工作人员与工作人员之间没有及时进行工作交流，相互之间沟通较少，产生这种现象的原因是社会经济飞速发展，一些不动产档案管理单位及相关部门为了跟上社会发展的进程，为了更加高效地运用现代化手段来管理不动产档案，使管理工作的效率得以提升，所以对自身部门进行了改革重组。因为部门重组，所以不动产档案管理部门在不动产登记时对其要求也发生了相应的改变，工作人员在改革重组部门后工作观念没有转变过来，还没适应新的工作要求，加之相关业务沟通交流不足，所以会经常出现现场临时协商办理的情况，对应急事件处理的方式方法还不够熟练。其次，档案管理工作人员相互之间业务衔接的能力较弱，这就会导致在档案管理工作中经常会出现工作流程上的失误，或者出现档案管理工作流程缓慢甚至在某一个流程节点上停留较长时间等，大大降低了不动产档案的管理 效率。

2）不动产档案管理相关工作人员技术水平较弱。社会经济发展迅速得益于高强度的工作节奏，几乎所有的企业都会强调高效问题，在发展过程中进行变革，通过改变传统的工作方式，运用现代化手段进行管理工作，不动产档案管理就是其涉及领域的工作之一。虽然档案管理在追求现代化的管理手段，但是在实际利用现代化管理手段进行管理时，相关的档案管理工作人员的水平不足，由于工作人员技术水平不足降低了现代化管理的工作效率。举例来说，在进行不动产档案管理工作的时候，由于技术水平较弱，那么处理工作的时候效果往往会不好，同时也比较容易堆积问题，这样就会引起群众对管理人员的不满情绪。

3）传统档案管理制度不够完善。不动产档案管理工作还有另外一个较为突出的问题就是传统的不动产档案管理制度并不完善。在以往的工作中，政府相关的部门也出台了一些相关于不动产档案管理的制度，但是由于不动产档案管理工作在变革初期，由传统的管理手段向现代化管理转变时间较短，所以即便政府出台了相关规定，但是由于档案管理制度还不够完善，所以，在实际工作中不动产档案管理相关部门无法完全依照相关规定来完善自身的制度，也就导致了工作人员在工作过程中没有相关制度可遵循，最后导致不动产管理工作出现多样化的问题，问题严重时甚至出现不动产管理工作人员将档案遗失的情况，致使不动产档案管理工作更加难以进行。

4）不动产档案管理过程中缺乏对档案的规划性。在进行档案管理变革前，还没有运用现代化管理手段之前，不动产档案管理工作基本上还是在使用纸质档案进行管理，所以在档案管理过程中出现各种各样无法挽救的问题。同时因为不动产档案管理体量较大、种类繁多，并且纸质档案的管理工作缺乏有效的规划，增加了不动产档案管理工作的难度。还有一点，传统的纸质的档案在管理过程中不能同相现代化手段般于计算机网络上存放档案，而是需要将档案存放在档案室之内，那么随着档案逐渐变多，工作人员在找寻档案和查阅的时候就会非常困难，也降低了档案的存放安全性，

2 不动产档案现代化管理的特点

不动产档案管理工作在我国社会主义经济发展中占有重要地位，通过现代化的管理手段对不动产档案进行管理，在提高不动产档案管理工作的全面性和有效性的同时，还起到了提高不动产档案管理质量的作用，对提高不动产管理相关工作人员的效率有重要意义。不动产档案现代化管理主要有以下几个特点：

1）时效性。通过现代化的手段管理不动产档案具有时效性特点。主要原因在于不动产档案现代化管理手段主要是通过计算机技术来进行的，并且由于计算机技术时效性较强，所以连带不动产档案现代化管理过程也具有较强的时效性。要想利用现代化手段进行管理必然离不开电子技术，不动产档案现代化管理整个管理流程都有赖于电子系统，由于电子系统的介入，大大减少了档案管理过程中人力物力和财力的消耗。与传统的不动产档案管理相比较，不动产档案现代化管理手段的效率极高。

2）共享性。不动产档案通过现代化的方法来管理还具有共享性的特点。正如大家所知晓的，社会发展越来越快，不动产买卖的交易率也越来越高，与此同时，需要管理的不动产档案的数目也会也越来越多。不动产档案在通过现代化手段进行管理的时候可以通过电子技术将档案压缩管理，将其数据内容保存在电脑上，因为电子信息只占据很小的内存，有利于档案查阅存储，也方便传输，所以具有很强的共享性。

3 不动产档案现代化管理的措施

1）相关不动产档案工作人员在工作中提高不动产档案服务质量。首先，提高档案管理工作人员沟通力。要想提高不动产档案管理工作效率，加强不动产档案的现代化管理，提高不动产档案管理部门内部工作人员相互之间的沟通交流是至关重要的。特别是如今互联网技术十分发达，人们沟通交流意见的效率得以提高，部门和部门之间的沟通也非常方便，不再像以往一样受到空间限制，人们可以在任何时间、任何地点相互沟通交流，那么在解决问题的时候就可以提高效率，减少出错率。其次，提高档案管理工作人员的技术水准。第一点，相关档案管理部门要增加对档案管理工作人员的培训课程，通过定期进行培训教学的方式提高相关人员的专业知识和技术能力。第二点，不动产档案管理工作人员要相互学习、相互借鉴好的工作方式，取长补短。相关档案管理工作人员通过学习别人的优秀的工作方式来改进自己工作中存在的不足之处，从而提高自身的工作水平。第三点，除了加强自身内部员工的技术水平之外，同时也应该多多引进高技术水平的工作人员，在拉升全体工作人员水平的同时也解决了以往不动产档案管理工作中缺乏高素质人才的问题。

2）加强不动产档案信息化管理建设。加强不动产档案的数字化建设是实现不动产档案现代化管理的有效措施。不动产档案的信息化建设是进行不动产档案现代化管理的准备工作。要想使档案数字化建设过程更加高效，加强不动产档案管理的数字化建设是必然之路。之后，通过计算机的有效查询，就可以查阅不动产档案，更便捷的对档案进行管理。从而使不动产档案现代化管理的效率得到提升。

4 结语

总而言之，不动产档案作为现代化社会经济发展中的重要组成部分，管理手段变革是社会历史发展的必然趋势，只有通过现代化的方式去管理，才能使不动产档案管理工作适应社会发展的速度，使不动产档案管理工作更加高效且更有质量。