办公室文书档案的管理及常见问题探讨

王 丽

（招远市检验检测中心，办公室，山东 招远 265400）

在办公室的文书档案当中，保存着单位内的各项商业性的交易记录，还有一些重要的活动，甚至有商业秘密等，对办公室的文书档案管理，在很大程度上能够对单位的发展起到保驾护航的作用，它本身的功能是为单位的发展过程进行记录，而它的价值在于能够为单位的发展提供政策的依据。在办公室文书档案的管理当中，涉及一些企业单位，但绝大多属于事业单位，它记录会议，文件，以及重要的视频信息，都进行了归纳总结并放到文档中去，为以后的查阅提供便捷的帮助。

1 办公室文书档案的具体工作

首先它是单位内部资料的一个收集与整理的过程，整理时包括分析与归纳，将文档进行编号处理，在分析的时要注重重点突出的文件要作重点保存，使得后续找寻和使用更为方便，文档后归纳管理越精细对后续对文档的利用就更加方便，所以要提高文档归纳时的精细化。另外，文档管理涉及的范围很广，它包括政策性文件、日常工作、财务上的文件、人事调动、薪资结算、设备备案、会议记录等等，都需要工作人员细致地进行分类归纳，不能有丝毫的马虎。在对文档的管理要求上面，涉及三点，一点是要求能够有便捷的搜索功能，二是信息的整合能力，三是文件的编排保存的能力[1]。从对内部文件进行搜索时，这个主要体现在电子档当中，对内容文档的搜索要快速而准确地找到文档并能够顺利地提取出来，对内部文档统计时，要做到文档针对内容的流通性要通畅，收集的内容要具体，涉及的面要更广，确保在以后的查阅中能够找得到，用得到。

在对文档进行收集时，要进行归档整理，要准确地将文档的类别分类，这样才能为以后的查阅提供更精准的查找，例如，在单位的各项事件当中，将性质相同的不同时间地点的事件归纳纳在一起，这样更加会有利于对综合信息的处理与把握。

2 办公室文书档案管理出现的问题

1）管理不到位。在单位内，从上到下的管理者，所有的意识行为都放在抓经济的效益以及单位的发展上面，对办公室文书档案的管理还没有引起足够的重视，没有像对待抓企业发展的意识强，导致一些档案管理部门处在单位的不显眼位置，甚至将这类部分的办公地点放在偏远的区域，使许多人因档案上的事产生不便[2]。另一个现象就是，文档管理办公室的设备简陋，对文件的保存有网络保存，也有纸质文件保存，但对纸质文档保存时，设备的简陋就会造成许多文档在保存当中会发生损失现象，对单位就会无形当中造成损失。

2）办公室文书档案管理人员工作积极性不高。办公室文书档案管理工作人员之所以工作积极性不高，主要还是来自薪水报酬相当低，因为档案保管部门没有得到上级或管理者的重视，加上一些管理者误读档案管理者的工作性质，自然就不会给出过高的工资，这种现象的后果就是工作人员在工作时漫散，毫无工作的激情，没有一点的工作责任心，使档案管理产生混乱的现象，甚至会发生内部资料外传的现象，对企业的发展带来隐患。

3）管理制度不规范。办公室文书档案管理在制度上没有一个很好的规范，从而导致管理发生混乱的现象，举个例子，对档案管理的责任没有一个明确的划分，导致没有一个能负责任的人，这样就会使工作人员在工作当中没有责任心，再如对文件的归纳不明确，就会使工作人员在归档时随意性和主观性相当强，对文档的归档混乱造成后续有新人之后，无法找到之前的文档，造成工作上的滞后，对工作效率也会造成一定的影响。

4）信息反馈不及时。在文档归纳时，有些属于合同性质的文档，有时是属于会议的文档，对于会议的文档归纳对于文档管理人员来说，还能够及时处理，但有些会议不一定被及时得到反馈，如有些会议是在外地进行，档案管理人员无法跟进，加上管理人员工作繁忙，再如管理人员对档案管理的不重视，就很难做到信息的及时反馈，为档案录入设计了障碍，与此现象相同的是合同的文档处现，本单位与外单位签合同时，大多时间签署的地点各不相同，甚至不在工作时间之内进行，这样就给文档的归档产生一些困难。这就要求企业单位内部信息的传递与流通要保持一个畅通性。

3 提高办公室文书档案管理的措施

1）提高人员的积极性和专业水平。要想提高办公室文书档案人员的工作积极性，首先要使管理人员对档案管理的工作重视起来，将文书档案管理纳入企业的整个管理体系当中去，并且要将档案管理部门提升到一定重要的位置，使得企业内部从上到下都有一种对文书档案管理的意识在里面，不放松，绷紧档案管理的神经，从而为企业的发展排除隐患。第二点平衡档案管理工作人员的薪资水平，从而提高员工的工作积极性。另外，由于办公室档案管理在我国的起步较晚，对于这方面的专业人才还有一定的缺口，所以要加强档案管理工作人员的专业化培训，使这些工作人员能够有更加专业的技能投入到档案管理工作当中去[3]。或可以招聘与之相关的专业人士进行相关的管理工作，这样既能对档案管理的工作顺利开展，也使得文件资源能够得到保障，同时也能助力企业更长远地发展。

2）引进更先进的管理技术。目前企业单位内的，档案管理大多采用无纸化式的电子档，将这些档案存入电子档能够节省大量的资源，同时也节省了大量的劳力成本，提高了工作效率，但是电子档的安全性却常常受到质疑，使许多单位依旧还是采用纸质文档进行保存，但是传统的纸质文档受各方因素的影响，如温度与湿度对文档的影响，还有突发的自然灾害的影响，都会靠成在管理当中损失的形成，加上纸质文档管理费时费力，已经不能满足当下对文档管理的要求，在这个过程当中，就要引用更加先进的档案管理技术，引入档案管理系统，通过更高级的计算机技术，使得文档管理的正确率大大提高，同时也使得工作人员的工作效率也相应地提高，这种网络档案管理系统在安全性方面是很强的，另外也克服了纸质文档带来的种种弊端，只有改变观念，不断引进新技术，才不致于使文档管理工作落后于时代的步伐。

4 结束语

办公室文书档案的管理的特点是收集信息，然后处理归纳保存，这是它的基本功能，它主要的要求是对内容文件的搜索要有准确性和流通性，对信息的分类要清晰明了。在当下的档案管理当中，出现的问题主要是管理者的管理意识不到位，对文书档案管理的工作不重视，导致文书档案管理一直处在企业管理系统的边缘，没有放在管理体系的重要位置，其次档案管理的工作人员积极性不高，主要是工作性烦琐以及薪资待遇不高造成的，管理制度不规范也是造成文书档案管理的一个难题，这主要表现在对文件的管理责任没有明确划分，对管理没有一个明确的要求，在归档时工作人员的主观性，随意性相当强，会给后续的文档利用带来许多不便，要想解决这些问题，只有通过不断的改革，使办公室文书档案管理跟上时代的步伐，引用更加先进的文件管理技术，使得单位企业向着更加健康的方向发展。