河南省濮阳县声像档案管理的调查与思考

信 丽

（河南省濮阳市中原油田分公司档案管理中心，河南 濮阳 457001）

1 调查

1）声像档案的形成和收集情况。（1）声像档案的形成情况。主要包括两个方面：一是形成时间情况。从声像档案形成的时间来看，最早的可推至80年代初，2010年以前有断年度的，近几年每年都有；尽管大都没有整理，但保管基本完好。二是形成数量情况。从声像档案形成的数量上看，年代越往前数量相对越少，尤其是2010年以前的声像档案资料有断年度现象，有重大活动的年度声像档案资料偏多。（2）声像档案的收集情况。主要包括三个方面：一是年代越靠前档案材料越少。二是使用胶片相机拍摄的照片档案材料中缺少底片和使用数码相机拍摄的照片档案材料缺少电子版问题普遍存在。三是录音、录像档案资料由于保管的原因大都不能提供利用。

2）声像档案的整理与保管期限判定情况。调查结果显示，濮阳县被调查的40个单位声像档案的整理情况如下：（1）20个乡（镇）档案整理情况。没有一个乡（镇）是按照规范整理的。（2）20个县直单位声像档案整理情况。20个县直单位有18个单位有照片档案资料，这18个单位中有15个单位用相册保管，但这15个单位用的都是普通家用相册，只有照片，没有文字说明。（3）声像档案的保管期限情况。在声像档案的整理中都没有界定保管期限。

3）声像档案的保管、利用与接收进馆情况。（1）保管情况。主要包括三个方面：一是少部分单位由档案室集中统一保管。二是多数单位综合档案室、办公室、职能股室多头保管声像档案。说明产生声像档案资料的办公室和职能股室人员，将办理完毕的档案材料及时整理、移交的意识不强，或者是基于自己使用方便不愿意移交；二则也说明，单位档案人员宣传和指导、监督的力度不够。三是录音、录像档案的保管条件偏差。（2）利用情况。从声像档案查阅利用情况来看，存放在单位档案室的声像档案，有登记不全的查阅利用记录。（3）声像档案的进馆情况。从声像档案的进馆情况来看，不论是在单位档案室保存的，还是在各单位办公室（或职能股室）保存的，一部分超过了向国家综合档案馆移交的时限，但都没有移交进馆[1]。

2 思考

1）声像档案形成和收集中普遍存在“档案意识不高”、“档案材料偏少”等问题，档案行政管理部门应在提高声像档案意识，明确声像档案收集范围上下功夫，确保声像档案材料齐全完整，逐步实现声像档案形成和收集规范化。其一，从“声像档案的形成情况”的调查分析结果不难看出：各单位档案员和单位产生与保存声像档案资料的人员，虽然基本上都能够认识到声像档案的重要性，但档案意识普遍不高。这就要求各单位档案员、办公室人员进一步提高声像档案意识，从声像档案形成之源头抓起，严格把好“声像档案形成关”，确保声像档案材料齐全、完整、规范。这也是做好声像档案管理工作的首要前提。其二，从“声像档案的收集情况”的调查分析结果不难看出：声像档案材料偏少和缺少底片和电子版的问题比较普遍。这就要求档案行政管理部门出台相应办法，规定出声像档案的收集范围，标明声像档案的具体收集材料，各单位也要建立健全声像档案材料收集制度，及时向档案室移交办理完毕的声像档案资料。各单位档案员和单位产生与临时保管声像档案资料的人员，尤其是档案员，要想搞好声像档案材料收集工作，实现声像档案形成和收集规范化，笔者认为，至少应做到以下几个方面：一要按照声像档案材料的收集范围收集声像档案材料，做到主动及时、全面准确、保质保量、安全保密；二要了解和掌握形成声像档案材料的信息及规律，不失时机地向材料形成部门收集应归档材料，并与其建立联系制度和收集网络；三要确保归档的声像档案材料真实规范、完善齐全、手续完备，做到照片与底片相符、与电子版相符，声像档案材料有形成时间、人物、地点、事由等。四是对符合归档要求的声像档案材料，要按收进材料的时间顺序，登记在声像档案材料收集目录上，并在当月内归入档案册；五是对不符合归档要求的声像档案材料，要及时通知形成材料的部门更正或补送、补办手续，限期报送；六要统一布置填写的应当归档的声像档案材料，要限定时间、及时收集，逾期不报的要予以催收；七是要定期核查所管理的声像档案，发现所缺声像档案材料，及时登记在《索取所缺声像档案材料登记簿》上，主动向有关部门和个人查询 索取[2]。

2）声像档案整理中普遍存在“整理不规范”、“方法不科学”、“没有划定保管期限”等问题，档案行政管理部门应在科学制定声像档案整理方法，合理确定声像档案保管期限上下功夫，确保整理规范、方法科学、保管期限准确，逐步实现声像档案整理规范化。，其一，濮阳县的声像档案整理工作应该引起高度重视并提迅速到议事日程上来，档案行政管理部门应该结合本地区实际，制定出比较科学的适合本地区声像档案实际的具体整理方法，加大指导和监督的力度，逐步实现声像档案整理的规范化、科学化。其二，声像档案作为四大门类之一种的档案来管理，应该视声像档案资料产生的具体有用价值定为永久。长期、短期三种保管期限来保存。

3）声像档案保管、利用和移交进馆中普遍存在“保管分散不集中”、“保管条件偏差”、“利用随意不规范”、“移交进馆不及时”等问题，档案行政管理部门应在科学确定声像档案保管模式，改善保管条件，严格确定声像档案查阅利用程序，规范声像档案移交进馆方面下功夫，确保保管集中、保管条件适宜、利用规范、进馆有序，逐步实现声像档案保管、利用和移交进馆规范化。其一，各单位档案员和产生并临时保管声像档案资料的人员，充分认识声像档案集中保管的重要性和分散保管的局限性，科学确定声像档案保管方式，确保声像档案相对保管集中，从而逐步实现声像档案保管规范化。其二，各单位档案保管部门，建立健全声像档案查阅利用制度，严格确定声像档案查阅利用程序，确保声像档案查阅利用规范，从而逐步实现声像档案查阅利用规范化。各单位声像档案保管部门，要想做好声像档案查阅利用工作，实现声像档案查阅利用规范化，笔者认为，至少应做到以下几个方面：一是查阅利用声像档案必须填写“查阅利用声像档案申请”，经单位分管领导或者办公室主任签字盖章后方可登记查阅利用；纪检、监察、检法部门因工作需要，了解声像档案情况时，可提供有关部分内容。二是查阅利用声像档案前，必须弄清查阅利用档案的用途或理由；对符合查阅声像档案条件要求的，方才给予接待，并对其查阅利用的有关用途予以保密，不随意泄露；三是查阅利用声像档案人员应按要求认真填写《查阅利用声像档案情况登记表》，阅档时不得随意圈划、拆散、抽换、污损档案。四是声像档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用的，应在“借阅利用声像档案申请”中填明借阅理由，报经单位分管领导同意后，方可借出；借出档案一般不超过15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超过一周。其三，县级档案管理部门按照《档案法》、《河南省档案管理条例》及其他有关档案移交进馆的规定，制定并迅速启动声像档案进馆程序，以制度或者办法的形式加以规范，同时建立健全声像档案进馆的长效机制并长期坚持、持之以恒，从而连绵不断地将已到进馆期限的基层档案室保管的声像档案陆续接收进馆，逐步实现声像档案移交进馆规范化、制度化。