试析如何强化财政档案管理工作

朱忠明

（仙游县财政局，福建 莆田 351200）

在现代社会中，财政档案管理作为行政部门的工作具有重要的参考意义。财政档案管理是为了更好地分析、整合各项财政活动信息资料，最大程度上维护了财政信息的完整与安全，方便我县财政局领导者对发生的财务活动有完整的了解，提高管理工作的效率。财政档案管理属于行政领域，但在工作上属于档案室的管理，在财政工作中表现为将各种信息资料转换成文字、图片、视频、声音等不同形式储存于电脑中。财政档案可以供我县财政局领导者在工作上做出相应的决策，为决策提供坚实有力的依据。为了使我县财政局工作的有序进行，需要对财政档案管理进行改革创新，使财政档案管理达到最好的程度。

1 财政档案管理现状

财政是国家的一项基本的活动，隶属于行政领域。财政掌握国家经济命脉，是各项经济建设的基础，关于财政的活动显得无比重要。同时，财政部门作为国家经济活动的直接参加者，在社会经济活动领域和政府中具有重要地位，亦属于经济范畴。由于人们没有正确认识财政档案管理在经济领域中的作用，导致我县财政局财政档案管理工作人员只是单纯的将其划分为文字档案，使财政档案的作用得不到充分开发利用。首先是归档不齐全的问题，由于财政档案管理工作人员的观念错误，导致他们只注重收录文字成分。简单地根据中央各级财政部门发布的一些文件进行财政信息归档，而忽视其他文件中不涉及的内容，如可以直接翻财政活动过程往来的文书、字据等。其次是管理不合理现象，我县财政局将财政档案管理分为文字档和会计档，人为割裂了财政档案管理的内部联系。不论是文字档还是会计档都不能完整的反映财政活动的全过程，只是片面的记录了文字部分和经济部分。最后是财政档案信息资源利用不充分的现象，我县财政局工作人员只是简单的从行政管理角度去利用和研究财政档案，将其在经济领域的作用忽视不顾，一方面会导致财政档案信息资料发挥不出其应有的作用，另一方面对财政档案信息经济方面研究不充分也会导致对社会经济认识分析的不全面[1]。

2 强化财政档案管理措施

1）出台归档信息制度及规范日常财政行为。全面的归档信息制度可以完善财政档案收录的信息资料，而规范的日常财政行为可以使信息制度变得更加完善。我县财政局要根据相关的信息制定归档信息制度，在其中明确需要归档的信息，如：资金来源及使用情况等，将财政活动的全过程都记录在案，录入财政档案信息中，使财政档案能够充分而完整的反应我县财政局的一切财政活动全过程，使财政活动公开透明[2]。此外，完整归档信息必须建立在公开透明的财政工作环境中，要规范我县财政局工作人员的日常财务行为，将日常进行的一切财政活动都记录在案，如：何时在某项活动中使用资金多少等等，方便我县财政档案管理工作人员进行信息归档工作，完整呈现我县财政局的一切财政活动。在归档信息制度的制定及日常财政行为的规范过程中需要把行政和经济两方面进行全面规定，两者必须放在同等位置上来看待。

2）加强对财政档案管理工作人员的培训。任何工作都需要有专业的职业素养，只有这样才能使工作有条不紊的进行。我县财政局要对财政档案管理工作人员进行专业的上岗培训。教授相关管理经验及方式，使我县财政局从事财政档案管理工作的人员具有极强的专业素养、职业素养和岗位责任素养，能更好的胜任这项工作，将财政活动的各项信息都完整的录入财政档案中，使财政档案管理工作做到最好的程度。

3）明确财政档案管理标准。明确档案管理标准可以使财政档案管理做的更加完善、规范，提高管理效率。我县财政局财政档案管理没有具体的标准可以依据，从而使档案管理工作做的杂乱无章[3]。为此，需要财政局高层领导这针对这些问题，探究其深入原因，制定财政档案管理标准，如：对行政领域和经济领域的财政信息进行分析、整合处理，在档案中明确体现财政活动的各方面信息等等，使财政档案管理工作变得井然有序。

4）加强财政档案管理信息化进程。财政档案是为了我县财政局工作而服务，而我县财政局又是为社会服务，由于社会信息化进城加快，导致财政档案管理也要进行信息化改革。将信息化融入传统财政档案管理，简化信息归档过程，同时可以利用电脑软件对财政档案信息进行规范的分析与整合。此外，财政档案信息化不仅可以增强档案信息管理的科学性和全面性，使我县财政局各项财务活动的过程得到完备的记录、归档及分析整合，同时，还应加快财政档案信息共享的步伐，建立信息共享网络平台，使信息资料在我县财政局内部自由流通。

5）建立财政档案信息共享网络。财政档案管理是为了提高财政局的工作效率，服务于各项决策的制定，有效提高财政档案的利用程度。财政档案管理工作一方面是为了明确我县财政局的财政活动，加强我县财政局的日常工作管理，另一方面也是为了促使我县财政局工作人员根据财政档案信息进行问题研究与探讨。我县财政局领导要在财政档案信息的共享方面做出进一步的规划，通过建立财政档案信息网络共享平台进行信息共享，为决策人员的相关决策提供充分的理论依据，提高决策的科学性，确保决策的适用性[4]。网络财政档案信息共享平台不仅提高了财政信息的利用程度，同时也有利于制定正确的决策和措施，提高我县财政局的工作效率。

6）强化财政档案管理的安全性。财政档案中有关于财政活动的完整过程记录，对于行政和经济领域有重要的地位，为此要确保财政档案信息的安全，严格财政档案管理过程。在信息技术飞速发展的虚拟网络中，黑客、病毒等威胁财政档案管理安全性的因素层出不穷，需要我县财政局领导建立专业电脑信息技术队伍，等维护我县财政局财政档案管理网络安全的措施，定期升级防火墙等性能；同时，在进行财政档案信息共享过程中，要注意对重要财政信息的保护工作，如：按财政档案信息重要程度进行查阅权限设置，对重要财政信息不作为信息共享等，严格保障某些重要财政信息。

3 总结

我县财政局要做好财政档案管理工作的安排和管理措施。领导者根据财政档案信息指定正确的措施策略，档案管理工作者做好本职工作，将财政档案信息进行分析整合，完整记录财政活动的全过程。双方共同前进，使财政档案管理工作做得井然有序，从而提高我县财政局的工作效率。