事业单位文书档案信息化建设探究

王向农

（武汉市江夏区疾病预防控制中心，湖北 武汉 430200）

对文书档案开展信息化建设的过程中，指的是借助档案管理网络化和档案信息数字化，通过系统网络对文书档案予以加工、传输，进而实现对信息资源的科学配置与运用。在信息化时代背景下，档案信息化建设属于主要发展方向，作为利用价值巨大的资源，文化档案需要做到与时俱进，加强信息化建，才可以将其应用的价值最大化发挥出来，与科研、基建等相关档案相比之下，文书档案从技术上更容易做到数字化查询与传输，同时此类档案也是公众最常查询的，所以事业单位文书档案的信息化建设具有极其重大的意义。

1 事业单位文书档案信息化建设的意义

在事业单位中，文书档案占据着极为重要的位置，以往，通常运用人工管理各类文书档案，在此过程中需要投入诸多人力，同时工作效率差强人意，出错率较高。现阶段，我们已步入信息化时代，在各行各业中均能看到信息技术的影子，将信息技术运用到文书档案管理中，可加强信息化建设效果和质量的提高，可以更好地开发利用文书档案。同时开展信息化建设能够让档案信息顺利实现数字化，对开发利用档案也十分有利，可以共享文书档案信息。借助信息化建设，对档案予以查找时，可以运用分类查询、组合查询、模糊查询等方法，将自己所需信息快速、便利地找到[1]。与此同时，档案管理工作人员还可以根据权限，对档案信息予以全面的查询，如此便能使文书档案信息的安全性得到保证。

2 事业单位文书档案信息化建设策略

2.1 建立健全文书档案管理制度

现阶段，事业单位针对文书档案进行信息化建设时，应将自身基本状况作为基础，对相应制度进行健全，进而确保文书档案管理工作的顺利落实。在实际工作中，立足于当前实施的文书档案管理制度，同时以现代化管理需求为基础，对管理制度进行完善和优化。同时，事业单位需参考先进文书档案管理经验，增强管理制度的实用性、合理性，做到切实可行。同时，事业单位要想提高文书档案管理效果，还需要对考核、奖惩机制予以制定，对工作表现优异的人员进行适当的奖励，同时拓宽其晋升渠道。在固定的时间对其展开考核，以此促进工作能力的加强，使文书档案更加完整、真实，确保文书档案能够发挥出相应的作用。

2.2 加强文书档案信息化基础工作

软硬件属于对文书档案开展信息化建设不可少的一部分[2]。首先，事业单位领导层应更加关注信息化建设工作，在人、财、物方面加大对信息化建设的投入力度。购置信息化建设不可缺少的光盘刻录机、数码扫描仪、计算机等硬件。其次，要对信息化管理需要的软件加大购买力度，积极建立事业单位文书档案信息化需要的数据库，同时加大互联网和档案局域网的建设力度。除此之外，还要在信息化管理的安全设施上加大投入力度，对正版的密钥和杀毒软件等进行购买，并立足于文书档案信息化管理的实际需要，借助遴选、招聘等方式，将档案信息化管理专业人才引入，确保基础设施的充足性，以便于顺利、高效地开展文书档案信息化管理。

2.3 加大安全管理力度

现阶段，随着科学技术的不断发展，各类病毒、黑客攻击的隐蔽性越来越强，作为事业单位的主要信息资源，保护好文书档案安全意义重大。第一，事业单位中的全体人员需提高安全意识，注重文书档案的储存、归档、运用安全，设置访问权限，禁止外部网络访问；第二，不断升级和优化管理系统，借助网络加密技术，安全化管理文化档案；第三，工作人员应不断加强安全意识，定期更新杀毒软件，并查杀木马，第一时间清除计算机中的病毒，确保档案安全性。

2.4 构建档案信息共享机制

事业单位在发展的过程中，文书档案数量会越来越多，但却并未增加相应的档案人员，这种矛盾对文书档案管理工作的开展极为不利。为了使此矛盾得到缓解，需要深入探究文书档案共享服务，充分利用文书档案，确保其价值的全面发挥，为有序推进文书档案管理信息化提供保障。首先，档案工作人员应在文书档案管理中运用云存储技术，将在云存储终端中对可以共享的相关文书档案予以存储，以便于各部门、各单位以事先设置好的访问权限为基础，对文书档案进行借阅。应注意，文书档案资源共享，并不是说把单位全部的文书档案资源上传到共享终端，而只是上传那些不涉密、具有业务协同性的档案资源[3]。这里的业务协同性，即各部门、各单位在业务和职能领域有联系，要一同开展某项业务或落实某项职能，可以借助文书档案资源的共享，将诸多有用信息获得，实现工作效率最佳化。其次，事业单位的所有人应对文书档案信息资源共享建设引起重视，为各类文件和政策的传递提供方便，确保切实落实政策，将不必要的工作环节精简，有效开展事业单位文书档案信息化管理。

2.5 储备事业单位文书档案信息化建设技术人才

开展信息化建设的过程中，技术人员属于确保实施文书档案信息化建设的主要力量[4]。

全部流程的信息化建设，均需要得到技术人员的支持，其业务能力和综合素质与信息化建设的质量与进程息息相关，因此，就文书档案整体发展而言，培养技术人才十分关键。所以，单位领导首先应加强对信息技术进行运用的意识，并在各个部门中进行渗透，尤其是文书档案管理部门，首先应使之对文书档案信息化建设所具备的重要意义进行了解，以此加强工作人员的责任心。同时，单位还应借助诸多有效手段，对工作人员加大培训力度，使其充分了解新技术，熟悉操作流程，促进其职业素养、信息素养和操作能力有效提高。就新招聘的信息化建设技术人员，我们要积极培养其创造力思维，聘用能力强的人，同时为其创设新技术环境，让其不断升级内部文书档案，确保此系统能够使人们的需求得到满足。

3 结语

总之，新形势下，各行各业中均能看到大数据技术的身影，作为事业单位发展中不可或缺的一部分，文书档案具有不可替代的指导价值。所以，事业单位要和时代发展保持同步，立足于大数据对文书档案实施信息化建设，借助信息技术开发、收集、归档、利用、查询、传输、检索文书档案，对数字化、安全性、网络化的管理体系进行建立，确保档案资源服务的优质性，促进单位持续、稳定发展。