机关事业单位档案管理信息化工作研究

张翠萍

（临县人才交流服务中心，山西 吕梁 033200）

当前，全球化进程加快，机关事业单位的整体水平关系着我国的综合软实力，其中机关事业单位的档案管理能力关系着单位的发展。对机关事业单位而言，档案管理工作强度较大，工作人员需要做好登记、整理、分析等工作，传统档案管理中，管理人员多用纸质材料保管档案，档案信息容易损坏、丢失，机关事业单位在档案管理工作上需要耗费较多人力、物力。因此，机关事业单位要顺应时代潮流，利用信息技术管理档案，建立完善的档案数据库，使得档案管理逐步信息化。

1 档案管理工作者转变管理观念

档案管理一直是机关事业单位的工作重心，但在传统的档案管理工作中，档案管理缺少专业指导，管理人员整理档案时，将记录、管理档案当作行政工作，并未提高对档案的认知。但随着信息时代的到来，管理人员需要顺应时代潮流，转变档案管理观念[1]。例如纸质档案在保存上存在很多问题，容易受到外部环境影响，管理人员需要看到信息化存储档案的安全性；纸质档案不便于单位与部门之间的文件交流，容易在交流途中丢失或者损坏，管理人员要看到信息技术的先进性，档案的电子版传输便捷、提高了工作效率；机关事业单位中，人们在档案信息的需求不断增加，管理人员不能停留在老旧思想上，要注意利用信息技术，精简人们查询、提取档案信息的过程……档案信息的整理需要随着时代的发展、人们的需求而进步，管理人员的管理观念更要与时俱进，档案管理信息化是一项长期的工作任务，管理人员首先需要更新管理观念，在思想的进步中开展档案管理工作，提升档案管理质量。

2 开展信息管理培训，提高管理人员综合素质

在管理人员管理观念及时更新后，机关事业单位需要根据档案管理信息化进程安排培训工作。大部分管理人员已经习惯传统的档案管理方式，对大量的纸质资料进行登记、分类管理，一时难以适应新的工作要求，此时机关事业单位需要及时开展信息管理培训，提高管理人员的实际工作能力。首先，部分档案管理人员年龄较大，计算机的使用仍然存在问题，单位要针对这一人群开展最基础的培训；其次，部分档案管理人员对文件信息管理业务不熟练，档案管理工作效率较低，单位要派出指导加强管理人员对相关业务的了解；部分管理人员无法做到完全使用计算机进行档案管理，在管理工作中仍然需要大量纸张，单位需要进行相关软件及硬件设施的使用培训，提高管理人员使用计算机的工作效率……档案管理人员缺乏专业知识的相关技能会对档案管理工作带来很大影响，面对新的工作模式，管理人员不能一味守旧，单位更要及时安排职能培训，根据信息技术的发展，普及相关技术的使用，在满足档案管理工作需求的同时，为事业单位档案管理信息化建设提供高素质人才。

3 建立完备的档案数据库

目前，大多数管理人员对档案信息的认知存在误区，没有认识到档案信息的重要性，档案管理制度也缺乏规范性，存在档案信息不完整，安全性低等问题。档案管理信息化需要直面这些问题，建立完善的档案数据库，用规范的档案管理制度保证档案信息的完整和安全[2]。在档案数据库的建立初期，机关事业单位需要从起点开始，根据档案信息的特点，将数据划分到不同的子数据库中，合理规划数据库，对档案信息进行分层、分类管理，单位要安排管理人员学习档案信息整理要求，避免在档案整理、归类等工作中出现失误。相较于简单的储存档案，有效的档案数据库能够帮助管理人员根据需要查找数据，提高管理人员的工作效率。面对不规范的档案管理制度，机关事业单位需要根据档案管理中存在的问题，对档案分类标准、登记手续、分类要求、借阅要求等常见手续作出详细要求，形成完整的档案管理系统。完善的数据库保证了档案信息的完整性，严格的管理制度保障了档案数据库的正常运转，在档案管理的每一个环节作出的严格要求，提高了档案信息的安全性。

4 加大资金投入，为档案管理工作提供支持

档案管理信息化建设需要硬件实力和人才培养。档案信息的数字存储、高效传输、安全保密等都需要硬件的支持，机关事业单位要认识到硬件建设对档案管理信息化的重要性，加大资金投入，保证信息化建设正常开展；人才是档案管理信息化建设的中心，普通的档案管理人员熟悉档案信息的整理，对信息技术存在知识漏洞，单位要看到专业人才在档案管理信息化建设中的作用，引进人才，投入专项资金，促使专业人员不断探索档案管理工作中储存、查询的新模式，加快档案管理信息化进程。

5 结束语

总之，在机关事业单位的发展中，档案管理的信息化起着重要作用，但档案管理信息化建设是一项长期工作，短期内的重视难以保证其发展。单位首先需要重视档案管理信息化建设，为建设提供资金支持，促进硬件建设和人才培养；管理人员要提高思想认识，及时更新管理理念，在单位的培训下，提高专业技能，促进单位档案数据库的建立。