职业学校电子档案管理现状与规范化策略

韩美凤

（黑龙江省青冈县职业技术教育中心，黑龙江 绥化 151600）

职业学校在发展中每天都会形成大量的档案资料，主要为教学、科研和管理等工作中产生的多种类型、保存价值较高、存储形态多样的历史记录，且包括图片、文字、报表、邮件、电子试卷和声像音频等。在计算机技术应用过程中，职业学校可以实行电子档案管咯模式，不仅快捷方便，也保证了工作效率，有利于最大化节约成本。管理人员借助计算机简单操作，可以快速查询与归纳文档，减轻了档案整理工作负担。因此职业学校要充分认识到电子档案的作用，档案管理人员要创新方法，发挥信息技术的作用，提升电子档案规范管理 水平。

1 电子档案的优势

1.1 保护档案原件

第一，在信息化环境下，档案的存放有了很大变化，对以往的档案管理方式来说，档案的保管要求极为严格，但受到技术手段、保管方法等限制，导致职业学校档案原件在保存中经常出现损坏等问题。尤其是在每次需要利用档案的时候，都需要到职业学校档案库房进行翻找，既耗时耗力，也造成纸质档案原件面临损伤。而实行电子档案管理模式，既节省了大量资源，保证了档案管理效率，还能实时共享文件资料。应用分类检索系统后，限制了部分重要文件的检索，有效解决了档案泄漏的问题。第二，职业学校通过电子化档案管理，能够在存储、拍照录像等处理后，让纸质档案得到安全存储，并以电子档案形式进行管理与利用。这样显得极为便捷，避免档案原件在多次利用后出现损毁，也解决了纸质档案在翻阅过程中由于摩擦、复印等导致字迹变浅、清晰度不足等问题，也有效延长了职业学校档案使用期限，保证了档案的完整性与可靠性。

1.2 整合资源管理

在档案电子化发展过程中，能够让纸质档案得到综合管理。对职业学校档案来说，可以反映出历史发展进程，涵盖了各方面信息，包含的内容也极为广泛，在传统档案管理形式下，无法高效、便捷的利用档案。由于人工查找档案的方式会浪费大量时间与精力，档案利用存在较大的局限性，容易出现管理混乱的问题，为资源共享带来了不利影响。职业学校对纸质档案实行电子化转化，能够减少在档案收集、整理、存储和利用等方面的时间，也保证档案管理工作效率有效提升，为后续查询与利用创造有利条件，是职业学校发展的基础。

1.3 实现快捷查询

在职业学校档案管理工作中，档案信息的录入是其中的重要组成部分，关系着后续档案的查询与利用，只有录入的档案信息准确、完整，才能将档案的价值真正体现出啦，促进职业学校今后的发展。但是因为档案系统非常庞大，档案的查找比较麻烦，查询流程也极为复杂。职业学校实行电子化管理模式后，通过电子局域网建立词条、关键词搜索等快捷查询系统，让档案资料查找更加轻松，查询也更为便捷，为档案使用功能的体现打牢基础。

2 职业学校电子档案管理的重要性

2.1 有利于满足时代发展要求

在新时代背景下，我国社会经济发展非常迅速，信息技术已经与多个行业领域充分融合。在教育事业中发挥信息技术的作用，可以在日常教学中达到多媒体教学、自动化办公等目标，也逐步发展为档案的电子化管理模式，保证了学校各方面档案的完整性与可靠性。职业学校引入电子档案，不仅大幅度降低了档案管理工作量，也保证了实际工作的高效性。借助电子档案，职业学校不需要专门建设档案库房，只需要计算机等先进设备就能大量存储，也为今后档案资料的使用创造了条件，从而跟上了时代发展的脚步。

2.2 有利于推动学校稳定发展

职业学校在发展中决策制定的科学性与合理性，关系着今后学校的建设与发展，为了解决这个问题，档案发挥着关键的参考价值。若是职业学校在遇到机遇与挑战后，可以在档案资料中获得所需的数据依据，有利于学校发展政策制定的准确性，推动学校在今后实现稳定、长远发展的目标。但是在传统档案管理模式下，很多年代久远的档案出现了一定的损坏，难以发挥数据支持的作用[1]。现在实行电子档案模式，可以让档案得到永久存储，在需要利用的时候也能快速查找，为学校制定科学发展决策创造了有利条件。此外，对传统文书档案管理模式来说，表现出封闭性的特点，无法充分挖掘这部分档案的价值，难以为职业学校发展起到参考的价值。现在利用电子信息档案，不仅简化了档案归档、查阅等流程，很多关键的数据信息能够实现快速提取，将档案的最大作用体现出来，有力促进了职业学校的快速发展。

2.3 有利于提高档案管理效率

职业学校档案管理是一项繁琐的工作，主要涉及分类、整理、立卷、归档、排序和入库等内容，这让档案管理人员耗费了大量的时间与精力，经常一个简单手续在档案管理部门的办理时间却很长。在电子化档案管理模式下，为职业学校档案存储、查询等创造了便利条件，也有利于提高档案服务质量，通过研究与利用电子档案信息，可以将职业学校发展历程反映出来，也为今后推动学校更好更快发展提供了信息支持。在职业学校档案管理工作中发挥电子系统的作用，极大减轻了档案管理人员的工作负担与承担的压力，只需要将所需信息录入计算机，就可以快速完成对档案的归档、整理等工作[2]。此外，电子档案中可以存储大量与职业学校科研、教学和管理等相关的资料，也涵盖了学生信息、财务信息等，省下了大量实体档案存储空间。在纸质档案管理过程中，职业学校由于档案内容众多，在查询、翻阅和筛选等方面将花费很多时间，现在引入信息化技术手段，通过对档案的电子化转化，让这些工作流程更加便捷，推动着职业学校档案管理效率的大幅度提升。

3 职业学校电子档案管理的现状

3.1 电子档案管理制度不完善

不同于传统人工档案管理方式，电子化档案是一种新兴的事物。职业学校以培养学生职业技能为主，向学生传授科学知识，教师也经常需要投入到科研之中，形成的档案资料具有加高价值，但是由于思想上的忽视，制度上的缺乏，导致档案管理效果不佳。在建立与完善档案管理制度的过程，需要长期的坚持与研究，否则实际操作中将面临缺乏指导与规范的现象，尤其是遇到问题后档案管理人员无法获得相关依据，从而对档案造成一定的损坏。可见职业学校需要关注制度的建立，让档案电子化管理在制度约束下正常开展工作。

3.2 电子档案管理方式落后

在职业学校教学、科研和管理等工作中，每天都将形成各种文字资料、教学档案和学籍档案等，这些材料具有较高的保存与利用价值，关系着职业学校的发展与进步，需要严格筛选其中重要的档案，在管理与存储上做到安全性。但是职业学校很多档案管理人员素质与能力不足，与电子档案管理要求不符，上岗前未接受专门的培训，忽视了自我学习与提升。且个别档案管理人员年龄较大，新知识学习能力不强，很难真正胜任电子档案管理工作，自身专业素质能力提升缓慢。电子档案管理工作需要人员细致，但是一些档案管理人员责任心不强，在电子档案建设过程中无法及时找出问题，不能真正体现电子档案的作用[3]。可见在职业学校电子档案管理中，需要培养更多优秀人才，改进电子档案管理方式，才能保证实现预期档案管理目标。

3.3 电子档案设备更新不及时

在职业档案电子化管理过程中，也要对基础硬件设施进行完善，主要涉及计算机、扫描仪与相关备份、存储介质等。在电子档案馆建设方面，也必须配置专业服务器，购置陈列柜，并打造区域网络与数据库等，最后还需建立专业的网站。若是电子档案管理设备存在缺陷，则难以推动规范化管理工作的开展，这些都需要职业学校增加资金投入，且结合电子档案管理工作开展现状引进软硬件设备。由于职业学校在电子档案管理发展中投入不足，硬件设施与条件比较匮乏，很多老旧的设施不能有效提供信息共享与相关服务等情况。由于职业学校忽视了电子档案管理中资金方面的问题，也很少调拨专项资金，无法满足电子档案前期建设与后期管理的需求，这些都是需要重视与改进的地方。

3.4 电子档案存在安全隐患

由于网络电子设备更新速度非常快，在职业学校电子档案管理中若技术更新不及时，将面临各种安全风险与隐患。在电子档案管理中必须与互联网进行连接，才能发挥输入与查询功能，只要有一个节点面临破坏，将不利于电子档案的安全性[4]。对职业学校电子档案管理来说，主要将档案存储为电子形式，电子档案可操作性将变得更加便捷，同时在修改与删减都不会产生痕迹，这也是计算机材料归整中的不足之处。在职业学校传统档案管理过程中，由于笔迹的存在，更改、学校盖章签字等都无法替代，电子材料在绑定终端文件后，只需多个简单步骤，能够快速修改、删除档案内容。职业学校电子档案管理虽然简化了操作流程，让工作程序实现了最优化，但也为档案管理工作造成了安全隐患，需要引起重点关注。

4 职业学校电子档案管理的规范化策略

4.1 完善电子档案管理制度

只有在制度上进行改进，才能提高职业学校电子档案管理规范化水平。因此职业学校要结合现行《全国档案信息实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行方法》等要求，从自身发展实际出发，有针对性建立电子档案管理制度。第一，应培养档案管理人员专业能力，树立安全的思想，能够在档案工作中保持良好的职业道德，充分认识到电子档案的价值，能够规范操作，保证电子管理各流程顺利进行，为今后电子档案的查询与利用奠定基础[5]。第二，职业学校实行电子档案管理模式后，也要关注信息加密、档案总结和身份识别等内容，以制度的形式确定下来，让电子档案管理更加安全与可靠。第三，职业学校也需要对电子档案管理使用制度进行完善，这是电子档案规范化管理的基础，要在存储类型、使用方式上采取统一管理模式。这样在纸质档案向电子化转变过程中，能够防止出现数据丢失、文件损坏和信息泄露等问题，解决了电子档案管理中存在的缺陷。在开展信息检索工作中，职业学校也要注意加密与档案管理等工作共同开展。

4.2 创新电子档案管理模式

第一，职业学校必须尽快创新电子档案管理理念。进入大数据和信息化时代后，职业学校每天都会形成大量档案，且类型也日益丰富，要求档案管理人员改进自身管理思维，注重对可视化数据操作系统、分布式文件储存系统、Map Reduce和数据集成等技术与手段，推动电子档案管理工作更加高效开展。档案管理人员要树立新的思想观念，职业学校也要提高对档案信息化建设的重视程度，支持电子档案管理工作的开展，并安排专人完成对档案的电子化整合、录入操作等，逐步打造健全的电子档案信息管理平台[6]。第二，职业学校要加强电子档案管理模式的创新。近年来区块链技术发展很快，也在社会多个领域得到了发广泛应用，在职业学校电子档案管理过程中，也需要发挥区块链技术的作用，不断优化电子档案管理流程。要在大数据技术、人工智能技术等支持下，完成对职业学校电子档案的自动归纳、储存和加密等处理，避免人为操作失误引起的档案不完整问题。

4.3 增加资金投入，完善基础设施

职业学校电子档案要想提升信息化、规范化管理水平，就应该加快推动信息化建设进程，尤其是在电子档案管理方面增加投入，保证有足够的经费，将先进档案管理软件、硬件设施等配置齐全[7]。从硬件上看，职业学校应尽快引进计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机和除湿柜等现代化办公设备，而在软件上职业学校则要结合电子档案管理需求，应用专门的档案管理软件和档案信息利用平台，确保电子档案管理工作能够规范化开展。通过使用多元化的档案存储介质，能够显著提供电子档案管理效率，保证其便捷性和稳定性。职业学校为了最大限度体现电子档案的作用，实现档案管理质量的提高，需要在投入方面持续加大力度，推动电子档案管理方式的创新，这样各种类型的档案才能得到妥善储存，为今后档案利用打牢基础。

4.4 提高电子档案信息安全性

近年来电子档案日益增多，通过现代信息技术的支撑，能够将大量与职业学校有关的信息记录在电子档案中，这在软硬件方面提出了严格要求。尤其是档案管理系统方面，在其保护模块上要求非常高，职业学校在引入电子档案系统的过程中，也要采取部分传统档案管理方法，通过两种档案管理方式的结合，可以有效提高电子档案的安全性。由于电子档案的管理与使用需要连接互联网，因此经常面临网络各种危险因素的侵害，如黑客攻击、病毒入侵等，加强计算机等先进设备的安全防护，是推动职业学校电子档案高效、规范管理的基础[8]。对此职业学校要在连通网络的条件下，在电子档案管理中所有环节与连接点都要设置密钥保护，计算机则安装最新的杀毒软件与防火墙。同时也要及时对重要的电子档案进行异地备份，确保电子档案丢失、被恶意篡改后也能及时恢复。对档案管理人员来说，也要主动学习计算机方面的知识，并掌握扎实的电子档案管理技能，积极参与职业学校提供的各种培训活动中，为电子档案规范化管理夯实人才基础。

5 结语

总之，网络技术在职业学校档案管理工作中属于基础内容，在引入先进技术后，可以发挥电子档案系统的作用。职业学校要加强电子档案规范化管理工作，必须投入大量人力、物力等，需要有基础配备，才有利于信息高科技管理落地生根。职业学校要采取便捷的数字化管理模式，让教学、科研等获得优质服务，这有利于将档案的作用体现出来。因此，职业学校要充分认识到电子档案的优点，档案管理人员也要主动接受这种新鲜事物，学校要在人员配备上给予保障，不断优化档案管理模式，才能做好电子档案管理工作，推动职业学校又快又好发展。