信息化背景下的国有企业档案管理策略探究

杨 丹

（金华市交通投资集团有限公司，浙江 金华 321000）

信息时代，国有企业必须从档案管理的角度出发，认识档案管理中存在的问题，加强创新国有企业档案管理，解决当前企业档案管理和使用过程中存在的不足。完善国有企业档案管理制度是提高档案管理水平的必然要求，建设国有企业档案管理制度，可以有效规范档案管理工作的各个环节和过程。

1 国有企业档案管理问题分析

1）国有企业档案管理不受重视。从当前发展的大趋势可以看出，许多国有企业往往忽视档案管理，随着时间的推移这会影响到国有企业的经济以及社会利益。近年来，随着全球化的到来，市场竞争日趋激烈。在激烈的市场竞争环境中，为了适应时代发展的实际需求，国有企业必须跟上潮流，重视对国有企业档案的管理。如果国有企业在发展过程中一直缺乏对企业档案的管理，久而久之，国有企业的视野就会变得狭窄，发展前景也会有局限。由于缺乏前瞻性，而无法实现可持续发展，这会阻碍国有企业未来的创新改革。

2）未能有效发挥档案管理的作用。随着信息时代的到来，国有企业档案管理面临着机遇和挑战并存的环境，档案管理工作者越来越重视档案信息管理，但是未能认识到档案管理所能发挥的重要作用。认为档案管理只是记录相关数据或收集相关数据的系统，对促进国有企业的经济发展不会起到重大作用[1]。甚至许多管理者认为档案管理是一项只有付出，没有回报的工作，因此并没有把太多的精力放在档案管理上，这也导致档案管理的价值不能得到充分的发挥。另外还存在的其他问题是许多公司在档案管理上过于仓促，比如盲目听信媒体的报道，在对档案管理进行信息化处理时，不是从自身的角度出发。随着时间的推移，所能发挥的档案信息管理的价值和作用就比较有限。

3）档案管理资金短缺。在信息化的时代背景下，企业正处于一个转型期，如果企业不能认清发展的大趋势，就无法在激烈的市场竞争中占有一席之地，所以许多国有企业将资金投入到企业改革中，而没有在档案管理上投入足够的资金。有的管理者认为企业经济效益提高后再进行档案管理也不晚，但是这种观念是不成熟的，会导致国有企业档案管理存在缺陷。从现实情况来看，由于档案管理投入资金不足，导致硬件条件缺乏，同时也没有能够高效进行管理的专业人才，这明显制约了网络化、信息化档案管理模式的发展，也不利于形成良好的生产循环模式。

2 信息化背景下的国有企业档案管理策略

1）确保电子档案的网络安全。为档案管理信息化的基本框架，档案管理人员应着眼于档案管理的现实情况，并对未来的发展趋势有一定的预测，加强对信息技术特点的研究，更好地反映信息管理的要求，其中档案信息安全是档案管理工作的重中之重。目前对档案采取的信息化管理手段是线上电子、线下纸质的双线管理模式。比如对工程资源采取的信息化管理手段是代码化和双线模式。档案管理人员应了解电子档案的安全管理要求，有效运用现代信息技术的策略和方法，规范实施密码、身份认证再授权的管理手段，采用防火墙配置，设置备份功能。提高电子档案的安全性应当是一项长期的工作，档案管理人员必须长期做好这项工作。主管当局必须意识到自身的责任，制定相应的技术措施，加强对电子档案的安全管理，有效监督，确保电子档案安全管理手段的有效实施。同时，档案部门应注意建设一支高水平的电子档案安全管理队伍，为电子档案的安全工作提供人力资源保障。

2）建立健全国有企业档案管理制度。档案管理规定应包括具体的标准、规范和细则。首先，应对本单位的档案管理工作实际和重点内容加以明确，不断完善国有企业的档案管理制度，提出操作规程。所制定的管理制度应涉及对档案的管理，对管理人员的考核、档案保密等。设立专门的档案管理办公室，明确各部门的管理职责，完善监督管理机制，监督档案管理人员的工作内容，监督方式可以是定期和不定期两种，使用规范化的手段管理国有企业档案。除此之外，还要建立国有企业档案管理的调查与评价机制，方便面向档案管理人员展开绩效考核工作。应当将考核标准纳入企业人才管理体系建设过程中，严格追究档案管理人员违法违纪行为和责任，起到强化档案管理人员责任感的作用。

3）加强培养档案管理人员的综合素质。加强培养档案管理人员的综合能力，使档案管理效率获得有效提高，所准备的培训活动和专业知识，必须与国有企业档案管理人员专业化、高素质化的需要相适应。根据档案管理政策、保密要求和专业精神，注重培养档案管理人员的职业意识。重视对在职员工档案管理的继续教育和培训，加强改进员工档案管理观念，促进员工吸收先进的档案管理思想。加强对员工档案管理工作的监督管理，丰富工作人员的管理方法和管理经验知识。在企业内多组织一些培训学习活动，培训的形式包括讲座、外部学习、专家指导和阅读参考文献。在人才素质建设过程中，必须把创新精神纳入国有企业的文化体系中，从而构建良好的档案管理环境，使档案管理人员的自主创新管理意识获得有效增强，同时也不断改进档案管理方法，使得档案管理工作人员能够积极投入，并且在工作中有较强的创造性意识，强化档案管理人员的岗位责任感。采用激励管理方式，坚持正确的政策，增强员工的管理能力，通过物质奖励方式、榜样示范作用，提高档案管理工作者的自主学习积极性。

4）确保档案管理设施及环境的规范性。（1）规范管理环境。档案管理对环境有一定的要求，应确保设施环境符合档案管理的标准和规范，改善档案管理环境，在档案建设中配置符合标准的档案管理设施，做好档案利用规划方案，严格按照设计要求建立档案管理结构。规划档案管理的功能分区，体现因地制宜的原则。为保证资料的安全，还应考虑潮湿、火灾、盗窃、浸泡等问题。在健全和完善档案管理规章制度的工作中，在档案借阅和使用工作中，应做好审批。对档案进行安全、清洁、卫生、保密等检查工作，应严格遵守管理制度。确保档案库房的安全，保证档案相关工作环节的有序进行。所采取的手段应符合行业和国家的规范标准。大型档案管理机构应配备符合要求的计算机、扫描机、光盘、文件存储介质、网络硬件设施。所配备的档案箱需满足大部分档案资料的存储要求，且档案箱的质量也要与国家档案局颁发的行业标准相符合。（2）重视设施建设。目前，我国处于信息时代背景下，国有企业的文件档案管理活动要积极引进各种先进的信息技术。对于国有企业来说，应不断提升自身的信息化水平，建设硬件设施。为有效建立硬件设施，还需适当地向一定的财政支持倾斜，使企业内部的信息化水平获得有效提高[2]。国有企业中高层管理者应具有长远的战略发展眼光，在明确文件档案管理系统战略价值的基础上，积极投入各种资源，有力展开信息化建设和改造。国有企业需要对文件和档案管理过程的具体内容进行分析，并利用信息技术改造管理过程。通过互联网渠道可以进行绝大部分的管理工作，这能明显提升管理工作的效率。传统的档案管理运行机制已越来越不适应当前的需求，必须依靠信息技术实现对档案管理的创新，使得一些不必要的内部矛盾都能得到有效消除。在这个过程中，应该特别注意的是使用信息技术也可能会造成一些网络安全问题，因此，国有企业还必须做好档案信息安全保护工作，防止网络环境中的信息被恶意篡改。

3 结束语

当前国有企业档案管理问题包括国有企业档案管理不受重视、未能有效发挥档案管理的作用、档案管理资金短缺。信息化背景下的国有企业档案管理应建立健全国有企业档案管理制度，加强培养档案管理人员的综合素质，确保档案管理设施及环境的规范性。