依托信息技术 提升建筑企业档案管理工作水平

杨 宜

（中建安装集团有限公司，江苏 南京 210023）

1 引言

随着改革的不断深化和市场环境的复杂变化，经济社会发展进入新常态，建筑企业发展形势不断严峻，信息技术在建筑企业中的广泛应用，对推动现代化管理体系建设起到积极作用。档案工作涉及企业管理的各个环节，档案信息化水平的提升能够有效强化档案工作水平和档案资源利用率，为建筑企业发展提供有效支持。

2 建筑工程档案特点

工程档案是建筑企业档案管理的重要内容，工程资料信息较为丰富，涉及项目建设管理的各个环节，档案内容和形式较为繁琐，大多数资料具有较强的专业性，需要进行妥善的管理，具有较大的管理难度。工程档案具有鲜明的特点。一是唯一性，是对工程建设和管理过程中产生的资料数据的全面记录，需要进行科学的管理和存储，对工程建设和后续管理提供依据。二是真实性，能够对工程建设中的实际情况进行准确的记录。三是具有较强的利用价值，工程档案能够准确反映工程建设实际，通过对工程档案资源的高效利用，为工程建设管理提供科学的依据[1]。

3 企业档案管理中信息技术的优势及影响

信息技术的科学利用对推动档案管理水起到积极作用，利用信息设备和先进技术，能够对档案管理流程形成科学的优化，建设完善的信息化管理系统，实现对各个管理环节的高效整合，有效提升管理效率。利用先进技术对档案资料进行深入的分析，建设完善的资料数据库，优化档案利用流程，通过网络途径实现对档案资料和管理指令的高效共享传递，有效提升档案资源利用效率，拓宽利用渠道，提升档案服务水平。工程资料形式和内容较为复杂，利用技术手段实现对档案存储载体的数字化转型，为信息化管理体系建设提供基础保障[2]。

4 建筑企业档案管理信息化建设存在的问题

4.1 重视和支持力度不足

信息技术的科学应用对提升档案管理质量起到积极作用，但是在实际的档案管理中，企业对档案工作缺乏正确的认识，缺乏有效的资金投入，信息基础设施建设相对滞后，大多数企业已经基本实现了信息化档案管理体系的构建，但是随着信息技术的快速革新，现有的信息设备得不到及时的更新和维护，不利于管理水平的提升[3]。

4.2 管理制度不够完善

完善的管理制度是保证档案工作成效的重要基础，而信息技术的广泛应用，档案管理模式和工作流程发生了很大的变化，现有的管理制度已经无法对管理模式形成有效的规范，数字化资料标准不够明确，在管理活动中存在一些漏洞和不足，无法保证档案资料的真实有效。

4.3 网络安全防护体系建设相对滞后

网络是信息化管理体系的重要基础，是保证信息化管理流程高效推进的重要基础，网络安全威胁已经成为影响档案安全的重要因素，而当前管理部门对安全防护的重视程度相对不足，网络安全技术缺乏合理的利用，安全管理制度不够完善，无法对管理人员的网络行为进行科学的规范，无法形成较好的安全防护效果。

4.4 管理人员的素质能力存在不足

工程档案管理具有较强的专业性，需要管理人员具备较强的专业知识和信息素养。而当前管理队伍建设存在不足，缺乏专业人才的引入，缺乏完善的培训教育机制，无法推动管理人员专业素养的提升[4]。

5 依托信息技术提升建筑企业档案管理水平的措施

5.1 加强重视和支持力度

建筑企业要充分认识到档案工作的重要作用，充分发挥信息技术优势，加强重视和投入力度，强化资金支持，推动信息基础设施建设，整合信息资源，对档案工作进行统筹规划，提升管理活动的科学性。管理部门要提升主动意识，结合建筑企业特点，转变传统的管理思路，积极引进先进的管理模式和方式方法，构建现代化管理体系。要加强对档案利用环节的重视，优化档案利用模式，充分发挥网络优势，拓宽档案利用渠道，有效提升档案资源利用效率。同时要加强宣传教育，引导干部职工形成科学的档案管理意识，积极配合档案工作开展，营造良好的档案管理氛围。

5.2 完善档案管理制度

管理部门要充分结合建筑企业档案工作实际，对管理制度进行科学完善，深入到项目建设和企业管理一线，对各个档案管理流程进行全面细致的调研，有效掌握当前管理活动中存在的问题，构建成效管理机制，对相关规章制度进行针对性的调整，提升管理工作的实效性。同时要完善责任机制，明确权责划分，强化管理人员的责任意识，保证管理制度的严格执行。要完善监督体系，落实信息公开，接受广大干部职工的监督，积极听取意见建议，及时掌握管理活动中存在的问题和漏洞。要完善档案保密管理体系，制定完善的评价机制，根据企业实际情况，科学设置保密等级，对资料进行准确评估，推动保密和解密工作高效开展。

5.3 强化网络安全防护

网络安全防护是影响档案安全的重要因素，管理部门要加强对网络安全管理的重视，积极引进先进的网络安全技术，构建完善的安全防护体系，切实保障信息安全。一是要建设完善的网络安全管理机制，对管理人员的网络行为进行有效的规范，利用技术手段对安全风险进行准确评估，明确安全管理重点。二是要合理利用先进技术，如大数据、云计算等，对网络安全管理进行科学优化，提升安全防护效果。如构建智能防火墙体系，根据实际管理需求调整数据监控标准，实现对异常数据的及时发现和处理。

5.4 加强管理队伍建设

管理部门要积极引进优秀的专业人才，充实管理队伍。同时要建设完善的培训体系，根据档案工作中存在的具体问题，制定科学的培训策略，推动管理人员素质能力的整体提升。要完善考核评价机制，根据具体的管理岗位设置考核标准，将考核结果与激励政策进行有效结合，激发管理人员的工作积极性和责任心。

6 结语

信息技术在建筑企业档案管理中的科学运用对提升档案管理质量起到关键作用，管理部门要充分结合建筑企业档案特点，合理利用先进信息技术，构建完善的信息化管理体系，优化管理机制，强化网络安全管理，提升档案资源利用效率，推动档案管理质量和服务水平的提升。