档案数字化管理与信息安全要点探究

王玉华

（中国石油西部钻探工程公司，新疆 乌鲁木齐 830011）

档案数字化就是将传统纸质档案进行数字化处理。就当前情况来看，我国档案数字化建设已经有了显著的成效，不过必须得认清的一点，那便是简单的数据化并不完全是数字化，因其无法将档案价值有效发挥出来，所以在大数据背景之下，若是依然使用传统方式来对海量档案数据进行管理与利用的话，数字化档案是无法有效发挥出其价值的，数字化档案需要数据化才能发挥出其价值。为此，大数据下的企业档案数字化管理工作自然需要及时优化与创新，这样才能更好地满足大数据背景下的需求，充分发挥出其价值。

1 档案数字化建设的重要性分析

从宏观的角度上分析，强化档案数字化建设，不仅可以满足用户的实际需求，也可以实现信息资源共享目标。第一，开展档案管理工作主要的目的就是为了能够满足用户的实际需求，提升信息查阅以及收集的便利性。在传统档案服务中，提供信息的方式大多以纸质材料以及图片材料等为主。而近年来，随着互联网技术发展速度的不断加快，人们对于互联网技术的应用也越来越广泛，能够借此技术来获得更多的资源信息。所以，深入推进档案数字化建设进程，可以满足用户的具体要求，提升档案管理效率。并且，人们也可以通过数字化、智能化的形式，获得更多的档案信息，大大促进了档案利用率的提高。第二，能够实现档案信息资源共享目标。对于已经将互联网作为主要资源信息获取渠道的当代人来说，如若没有数字化档案作为支撑，人们则无法在短时间内快速检索以及收集到档案信息，无法满足自身的实际需求。而通过强化档案数字化建设，则可以有效改变这一现状，让实体化的内容朝着内容化方向转变，由原来纸质型的材料转化为电子形式的材料，大大提升了档案信息的整体价值，实现了信息资源共享。

2 档案数字化管理与信息安全要点

2.1 创新档案管理模式

在大数据时代背景之下，大数据技术对当今社会各个方面和领域造成了影响，电子地图、人工智能系统等新一代媒体在企业也得到了广泛应用，档案管理工作在实施过程中，也可以积极借助于大数据技术来有效实现创新与优化，从而真正实现档案数字化管理。在创新档案管理模式的考量时，一方面，企业可以有意识的扩大数据量。数字化使得档案保存不需要再占用过多的空间，而且储存起来也更加的方便，企业可以将价值不高的档案也收集保管起来，以便有效提升数据采集完整性与全面性。另一方面，则可以积极借助于现有成熟技术，推动档案朝着数据化的方向转变，在这一过程中，要加强注重数字化工作，这样就能有效实现数据化。如面对文本类的档案，便得全文输入，而不是简单的输入一些关键词与标题。不过因为全文输入工作量过大，所以企业可以借助于已经十分成熟的OCR技术来进行自动扫描与识别，从而转化成为数字化格式；对于一般图片类档案，则可以将其图像展示内容进行文字标注，同时输入计算机，做好归类，这样就能有效实现数字信息数据化，从而进一步提升档案管理效率。

2.2 智能操作与安全保障同行

提高时效、方便快捷是企业档案数字化建设的主要目的之一。当前，多个智能化操作系统的升级和先进设备的更新换代使一些实际中的操作发生数据泄露、新旧版本不匹配等问题。企业档案由于其内在资源信息的特殊重要性，所以在保存和查阅时会受到格外的安全保护。在电子文件和档案全过程管理系统中，设计、实验、制造、传递、交换、共享等各个环节实现信息管理单一的突破和安全一体化动态储存和管理，要不断地实现和检测，确保能够更好地进行操作，要让智能操作设备和技术在安全保障的前提下推行，这样才符合数字化建设最初的出发点和质的要求。同时，在与各个科室与部门交接工作和内容时，要增强其沟通性，确保人员的保密性和安全性。对于相对应的问题，要建立畅通的信息沟通渠道和交流渠道，进而增加其相互沟通协调的有效性，保障相关档案信息的安全正确和完整高效性，这样既可以提高工作效率，又可以提高资源沟通的水平。智能操作符合企业档案数字化建设的理念和具体实施方法，但我们要有群体受众性，面向的是单位的整体人员，这涉及多个部门，不同程度的接受者。所以，在设计板块和具体操作上要让企业档案数字化建设更加清楚明晰，方便操作，这样才能让智能化推动时效性。此外，在企业档案数字化建设中，对于单位年长的群体，要设置图形图表操作流程，增强其对数字化发展的认同，以实际操作去实现真正的安全高效。针对原先相关部门对企业档案相关手续的步骤和操作进行简化和统一，减少不必要的多个审批流程和档案工作人员的查阅档案的时间和程序。这些实际过程的改善和提升能够更好地让智能化操作与安全保障同行，共同推动企业档案数字化建设发展。

2.3 加强技术保障，确保信息安全

大数据时代，给档案馆带来了无限机遇和发展，同时也带来了挑战。使用大数据需要借助互联网信息技术的支持，而互联网是一个开放的空间，存在众多木马病毒，极易导致档案馆数据丢失和个人隐私的泄露，存在安全隐患。为了确保档案馆的安全性，可以充分积极推动电子化识别技术的使用，确保各项档案信息的安全。数字化档案馆是以大数据作为基础，而大数据又派算出物联网、云计算的各种各样的信息技术，因此建设数字化档案馆需要充足的技术支撑。例如，在构建数字化档案馆时，云平台可以成为数字化档案馆建设的重要基石，为资料储存和备份提供可能，同时大数据技术也可以渗透到档案资料的各个环节之中，为档案收集、管理和预测提供充足的技术支撑。有助于实现档案的智慧化识别、定位、跟踪和管理，为共建共享档案服务提供必要技术支撑。

2.4 建设信息化人才队伍

加强企业档案人才队伍建设是数字档案资源体系建设的保障。一方面对现有档案人员进行档案管理系统使用培训，以网络在线流程替代传统纸质流程，将档案日常业务的办理集中在档案管理系统中进行。另一方面引进具备计算机专业知识，尤其是数据库和数据分析方面的人才，加强应用系统归档接口的建设管理，以及档案系统的日常维护，实现档案人员由资料保管员向信息资源整合者的转变。

3 结语

综合而言，在档案信息建设阶段，为了能够与时代发展步伐相接轨，也在逐渐朝着智能化以及数字化方向迈进，很大程度上促进了建设效果的提升。但与此同时，档案信息资源也变得越来越烦琐，存在的问题日益增多。对此，在今后的发展阶段，相关部门务必要强化重视，全面提升档案管理人员的专业水平和素养，树立良好的数字化意识，健全档案数字化建设机制，加大优化和改进力度。