提高医院人事档案管理工作的优化措施

李英梅

（黑龙江农垦神经精神病防治院，黑龙江 佳木斯 154007）

近年来医院规模不断扩大，医院工作人员档案数量也呈现出不断增加的态势。这也使传统人事档案管理模式越来越无法满足现代医院管理流程，无法为人力资源管理工作提供可靠的数据支持。因此需要积极完善医院人事档案管理工作，推动人事档案管理方式方法的创新，从而为医院人事管理工作的规范化和科学化发展打下坚实的基础。

1 医院人事档案管理工作的现状

1.1 医院人事档案管理工作较为繁杂

人事档案管理工作是医院管理工作中较为关键的一个环节，对于医院管理工作的有序开展和人力资源管理效率的提升都具有极为重要的意义。但医院人事档案管理工作过于繁杂，在实际工作不仅要对人力资源信息及时记录和更新，同时还要做好档案的保存和管理工作，收集和整理人力资源数据和信息，并进行分类，这样在使用时能够及时调出。医院人事档案将员工各项信息都包括在其中，因此在管理工作中还要及时对医院员工工作活动档案资料进行更新。由于档案数据信息过于庞杂，这也增加了人事档案管理工作的难度。

1.2 医院人事档案管理模式落后

传统医院人事档案管理工作以纸质档案为主，管理模式相对落后，档案信息归类和整理需要耗费大量的时间，而且档案信息保存过程中还要占据医院的储存空间。再加之纸质档案保存过程中容易受到外界因素影响而出现损毁。落后的管理模式不仅会增加管理成本，而且也不利于医院人事管理效率的提升。

1.3 医院人事档案信息化建设相对滞后

在当前医院人事档案管理工作中，虽然也利用了信息化技术，档案信息实现了数字化存储。但人事档案信息化建设相对滞后，档案信息化仅局限于表面，缺乏深入性，这也导致医院人事档案信息化整体水平相对较低，没有将信息化技术的优势更好地体现出来。

2 提高医院人事档案管理工作的优化措施

2.1 创新人事档案管理理念

在当前医院发展过程中，人事档案管理工作环境相对复杂，这就迫切要求医院领导和档案管理人员要转变档案管理理念，认识到人事档案管理工作的重要性。在实际工作中，需要加大对人事档案的宣传力度，增强医院员工档案意识。并通过建立健全责任制和激励机制，明确档案管理人员的职责，充分地调动档案管理人员工作的积极性。基于医院现代化发展过程中对人事档案信息的需求，医院人事档案管理人员需要重视自身专业技能和信息化素养的提升，因此要定期参加培训和教育，这样才能有效地满足人事档案管理工作的要求，提高人事档案的利用率，为医院人事管理工作的有序开展提供重要的保障。

2.2 完善人事档案管理机制

医院人事档案管理工作的开展离不开完善的档案管理制度，因此在实际工作中，需要根据医院人事档案管理工作的具体情况，不断对人事档案管理制度进行完善，为人事档案管理工作的有序开展提供重要的指导和约束。同时还要重视信息技术的合理应用，不断完善人事档案管理系统，实现对医院人事档案信息的集中和统一管理。基于人事档案的特殊性，在管理工作中还要建立专人负责机制，进一步明确人事档案管理流程和标准，确保人事档案开发利用过程中档案信息的安全性。另外，医院还要建立人事档案信息检索系统，实现人事档案信息的高效检索，为人事档案管理和服务工作效率的提升打下良好的基础。

2.3 打造医院人事档案管理信息化平台

近年来医院发展规模呈现出不断扩大的态势，医院人事档案的重要性也不断凸显出来。为了提高医院人事档案管理工作的效率，实现人事档案信息的高效利用，医院需要结合自身的实际情况，加快构建人事档案管理信息化平台，全面提高医院人事档案管理的信息化水平。工作人员要充分利用计算机处理能力，在医院内部搭建人事档案信息查询平台，这无论是对于医院人事档案信息的准确性和完整性，还是对医院的健康发展都具有极为重要的意义。另外，还要将医院档案管理信息化平台与办公自动化系统进行结合，实现档案信息的电子化管理，在降低医院管理成本的同时，还能够实现档案信息的高效存储，进一步提高医院管理工作的效率和质量。

2.4 从多元化的角度加强人事档案管理

医院人事档案信息十分庞大，这也需要在实际工作中积极应用先进技术手段来促进人事档案管理模式的创新，加快推进人事档案管理工作的多元化和网络化发展，全面提高人事档案管理工作的效率和质量。在实际工作中，宜应用信息技术整合医院人力资源信息，并构建人事档案信息数据库，及时对数据库的人才信息进行更新和调整，深入挖掘人才信息资源的隐藏价值。医院领导层也需要加快转变档案管理理念，并重视大数据技术在日常管理工作中的应用，深入挖掘和分析档案信息资源，为人力资源管理工作提供重要的依据。而且在实际医院人事档案管理工作中，还需要选择适宜的软件系统，采取先进的信息处理方式，并利用图像、视频等方式来进行资源共享。特别是要重视动态化管理手段的应用，及时发现人事档案管理工作中存在的问题，并进行改善和优化，确保人事档案信息的准确性，提高人事档案管理工作的整体水平，为医院各项工作的有序开展起到积极的促进作用。

2.5 提高医院人事档案利用率

医院人事档案管理工作承担着医院内部人才信息的采集、管理和分类等工作，能够为人力资源管理工作提供重要的信息依据。因此在实际工作中，不仅要重视人事档案管理系统的完善，还需要科学对医院人事档案数据进行分析，准确判断医院人力资源的现状，看其是否与医院改革发展需求相适应。并以具体的分析结果来制定人力资源规划，保证医院人力资源管理工作的有序开展。另外，还要根据人事档案信息来制定与医院自身相符合的人才培养计划，全面提升医院员工的业务水平和综合素质，使员工的职业发展目标和医院的整体发展目标保持一致，从而达到双赢的目的。

3 结束语

在当前医疗体制改革不断深入的新形势下，医院发展过程中面临着更多的机遇和严峻的挑战。基于这种大背景下，医院人事档案管理工作中要树立科学的档案发展观，并积极对档案管理模式进行创新，重视先进技术手段的应用，全面提高医院人事档案管理工作的整体水平，使其能够为人力资源决策提供科学的依据，促进医院的健康、长远发展。